Das Mitarbeiterportal OC:MyPlan

Das moderne Web-Portal OC:MyPlan bringt die Dienstplanung und die Zeiterfassung zu den Mitarbeitern. Mitarbeiter können auf ihren persönlichen Dienstplan zugreifen und sich aktiv in die Planung einbringen, in dem sie beispielsweise einen Urlaubsantrag stellen oder einen Diensttausch mit einem Kollegen abstimmen.
Die Mitarbeiter werden besser in wichtige Unternehmensprozesse eingebunden. Abläufe der Personalplanung und –verwaltung werden vereinfacht, beschleunigt und standardisiert. Führungskräfte und Personalabteilung behalten dabei stets die Hoheit über alle Vorgänge.

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Den Mitarbeiter informieren

Persönlicher Dienstplan und Abteilungsplan

Mit Genehmigung des Dienstplans wird dieser automatisch im Mitarbeiterportal veröffentlicht. Der Mitarbeiter kann nun direkt auf seinen persönlichen Dienstplan zugreifen und Details zu den einzelnen Diensten wie Zeit und Einsatzort abrufen.
Außerdem kann der Mitarbeiter den Dienstplan der Abteilung sehen. So reicht ein Blick auf den Dienstplan, um den Schichtpartner für eine erforderlich Absprache zu finden.

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Kontenstände und geleistete Dienste

Der Mitarbeiter sieht den Stand seiner Zeit- und Urlaubskonten. Er kann außerdem eine Monatsübersicht seiner geleisteten Dienste abrufen, um die Zuschlagszeiten noch vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu prüfen.
Durch die stets aktuell vorliegenden Daten werden übliche Rückfragen des Mitarbeiters in der Personalabteilung vermieden – die Personalabteilung wird entlastet.

Den Mitarbeiter in die Planung einbinden

Wünsche und freie Dienste

Das Mitarbeiterportal OC:MyPlan ersetzt das Wunschbuch, in dem Wünsche zu Arbeitszeiten und Diensten vom Dienstplaner erfasst werden. Wünsche können von Mitarbeitern direkt im Portal eingetragen werden. Wichtige Wünsche kann der Mitarbeiter für den Dienstplaner kennzeichnen und zusätzlich begründen. Die Wünsche können vom Dienstplaner bei der Planung berücksichtigt werden.
OC:MyPlan unterstützt auch den umgekehrten Weg: Der Dienstplaner veröffentlicht freie Dienste, die zu besetzen sind. Der Mitarbeiter kann sich auf freie Dienste via OC:MyPlan bewerben.

Urlaubsplanung

Auch die Urlaubsplanung wird vereinfacht. Urlaubsanträge werden von den Mitarbeitern direkt über OC:MyPlan gestellt und erscheinen anschließend in OC:Planner, um vom Dienstplaner genehmigt zu werden. Das gleiche Verfahren kann für andere Fehlzeiten wie beispielsweise Fortbildung oder Dienstbefreiung eingerichtet werden.

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Diensttausch und Nachrichten

Der Mitarbeiter kann außerdem den Tausch eines Dienstes mit einem Kollegen online abstimmen. Der Tausch wird akzeptiert, sobald der verantwortliche Dienstplaner diesen in der Software OC:Planner genehmigt.
OC:MyPlan informiert Mitarbeiter automatisch über wichtige Ereignisse wie den genehmigten Urlaub, den geänderten Dienstplan oder einen bestätigten Tauschantrag. Die Information kann vom System als E-Mail oder SMS an Mitarbeiter verschickt werden (erfordert zusätzlich Groupware-Schnittstelle) oder erscheint als Nachricht direkt im Mitarbeiterportal.

Weitere Leistungsmerkmale

Datenpflege durch den Mitarbeiter

Das Mitarbeiterportal wartet mit einer Reihe weiterer Funktionen auf, um den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und der Verwaltung zu erleichtern. Die Verwaltung kann dem Mitarbeiter Berichte und Formulare als PDF-Dokumente zur Verfügung stellen. Außerdem kann sie den Mitarbeiter in die Datenpflege einbinden, indem sie ihm beispielsweise gestattet, seine persönlichen Adress- und Kontaktdaten über OC:MyPlan zu ändern.

Unterstützung der Zeiterfassung

In Verbindung mit der automatischen Zeiterfassung OC:Time können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit über OC:MyPlan buchen. Fehlende Buchungen – weil vergessen oder nicht möglich – können die Mitarbeiter ergänzen. Die gebuchten Zeiten können die Mitarbeiter als Journal auswerten. Arbeitet das Unternehmen nach Vertrauensarbeitszeit, so können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten vollständig über OC:MyPlan nacherfassen.

Technische Bereitstellung

Einsatz der Software

Das Portal kann den Mitarbeitern sowohl unternehmensintern, wie auch unabhängig vom Standort über das Internet zur Verfügung gestellt werden. Der Zugang zum System ist passwortgeschützt. Die Datenübertragung kann verschlüsselt werden.
Mitarbeiter mit Internet-Basiswissen können die Software ohne eine zusätzliche Schulung intuitiv über den Web-Browser bedienen.

Systemvoraussetzungen

Die Web-Seiten haben wir mit HTML erstellt und mit JavaScript und Ajax programmiert.
Um den Mitarbeitern OC:MyPlan zur Verfügung zu stellen wird ein MS Windows-basierten Web-Server benötigt. Die Mitarbeiter können mit gängigen Web-Browsern wie Mozilla Firefox, MS Internet Explorer, Google Chrome oder Apple Safari auf das Mitarbeiterportal zugreifen. OC:MyPlan lässt sich leicht in die Web-Anwendungen Ihres Unternehmens einbinden. Die Web-Seiten lassen sich mit wenig Aufwand an das visuelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens anpassen.

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Das Unternehmen

Die SIEDA GmbH entwickeln und vertreibt Standardsoftware zur unternehmensweiten Ressourcenplanung.

Kernprodukt ist unsere Software zur Dienstplanung und Zeiterfassung OC:Planner, die von mehr als 400 Kunden insbesondere in Kliniken, Pflege- und Betreuungseinrichtungen, Rettungsdiensten und Feuerwehren verwendet wird. Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement mit OC:Planner steigert nachweisbar die Effizienz unserer Kunden und reduziert ihre Kosten.