Durch den gestiegenen Kostendruck im Gesundheitswesen wird es immer wichtiger, Kostensenkungspotenziale aufzuspüren und zu nutzen. Anders als in der Industrie wurde hierbei dem Feld der Logistik bisher kaum Beachtung geschenkt.

Bei der Steuerung von Transportvorgängen in Krankenhäusern (Patienten und Material) bringt der durchgängige Einsatz von EDV-Systemenbereits jetzt erhebliche Vorteile gegenüber der oft noch üblichen manuellen Erfassung und Disposition. Die Transportaufträge werden rechnergestützt in den Abteilungen erfasst und stehen dem Disponenten in der Leitstelle zur Auftragsvergabe zur Verfügung. Der Transportdienst erhält seine Aufträge im Idealfall elektronisch (PC im Intranet, PDA mit WLAN, Mobiltelefon). Klassischen EDV-Systemen fehlt jedoch die Fähigkeit, Entscheidungsprozesse wie die Disposition der Transportaufträge zu unterstützen.

Diese Aufgabe erfüllt Opti-Trans, indem es das hierfür erforderliche Wissen in seiner Datenbasis modelliert (Wegezeiten, Kapazitäten der verfügbaren Transportmittel etc.). Mathematische Algorithmen zur Online-Optimierung nutzen dieses Wissen für die automatische Disposition der Transportaufträge. Langzeitstudien zeigen, dass durch den Einsatz von Optimierungsverfahren ein durchschnittliches Verbesserungspotenzial bei der Transportplanung zwischen 15% und 20% besteht: Die Servicequalität steigt (z. B. durch niedrigere Patientenwartezeiten) und die Kosten sinken (z. B. durch geringere Fahrzeiten und verbesserte Ressourcen-Nutzung).

Für die Optimierung von Patienten- und Materialtransporten in Krankenhäusern bieten wir mit Opti-TRANS eine durchgängige Software-Lösung an, die beginnend mit der Integration in bestehende Krankenhaus Informationssysteme (KIS) über die Web-basierte Auftragserfassung bis zur nahtlosen Anbindung der Transportdienstmitarbeiter in den Datenfluss die gesamte Prozesskette abbildet.

Das System ist sowohl für Häuser konzipiert, die ihre Transporte über Schiebedienste abwickeln, als auch für Kunden mit fahrzeuggestützter Beförderung. Über ein Web-Formular können Transportaufträge dezentral in den Abteilungen gebucht werden. Daten, die bereits im KIS verfügbar sind (z. B. Patientendaten), werden dabei in den Transportauftrag übernommen. In den Auftragsdaten sind alle für eine automatische Disposition erforderlichen Angaben wie Termin, Priorität sowie benötigte Transporthilfsmittel und Geräte enthalten. Abteilungen können sich jederzeit über den Status ihrer ankommenden und abgehenden Transporte informieren.

Sofern die Optimierungskomponente eingesetzt wird, werden angeforderte Transporte automatisch Transportteams zugeteilt. Unabhängig davon kann die Leitstelle jederzeit Transportaufträge auch manuell disponieren. Unterstützt wird sie hierbei durch den flexibel konfigurierbaren Dispositionsarbeitsplatz, der u. a. die Verteilung der Transportaufträge an Transportteams über ein Zeitdiagramm visualisiert (Gantt-Chart). Die Transportteams können über unterschiedliche elektronische Verfahren an das System angebunden werden. Beispielsweise können Transporteure neue Aufträge über mobile Rechner (PDA) erhalten und die Statusänderungen ihrer Aufträge bekannt geben. Eine Erinnerungsfunktion hilft dabei, dass Statusänderungen auch gebucht werden.

Intelligente Optimierungsverfahren disponieren die Transportaufträge in Echtzeit, indem Tourenpläne für die Transportteams generiert werden. Die Verfahren wurden durch das renommierte Fraunhofer-Institut ITWM entwickelt. Neben den terminlichen Vorgaben berücksichtigt die Optimierung eine Reihe weiterer Planungsvorgaben wie z. B. die Minimierung der Wegezeiten. Die Ziele der Optimierung können dabei vom Kunden gesteuert werden, indem die Priorität der Planungsziele festgelegt wird. Als Resultat werden die verfügbaren Ressourcen (Transportteams, Transportmittel) optimal genutzt, die Wege- und Transportzeiten verringert, die Anzahl der Leerwege vermindert und die Patientenwartezeiten reduziert.