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biduum®
Hilfe & Support:
Dienstplanung
So bedienen Sie die Dienstplanung
Der Dialog Dienstplanung zeigt in einer tabellarischen Darstellung die Dienste und Abwesenheiten der Mitarbeiter einer Abteilung. Als Planungszeitraum kann zwischen Monat und Woche gewählt werden.
Der Dialog hilft Ihnen bei der Planung und der Arbeitszeiterfassung. Falls Sie jedoch wöchentlich planen und die Anzahl benötigter Mitarbeiter pro Dienst festlegen wollen, verwenden Sie den Dialog Besetzungsplanung.
Mit der Dienstplanung starten
Um mit der Planung zu starten, müssen Sie zunächst die Mitarbeiter anlegen.
Anschließend können Sie Dienste mit einem Dienstkürzel festlegen, z.B. "F1" als Frühdienst von 6 Uhr bis 14 Uhr.
Dienstkürzel können Sie nun Mitarbeitern im Dienstplan an den gewünschten Tagen zuweisen. Auch mehrere Dienstkürzel, die am gleichen Tag stattfinden, können Sie den Mitarbeitern zuweisen.
Wollen Sie kein Dienstkürzel verwenden, so wählen Sie für eine Dienstplanzelle im Kontextmenü 
Dienstzeiten planen oder legen Sie die Dienstzeit im Dialog Besetzungsplanung fest.
Benötigen Sie neben Urlaub und Krank weiteren Abwesenheiten, wie z.B. "EZ" für Elternzeit, so können Sie diese definieren. Die Abwesenheit können Sie einem Mitarbeiter für einen Zeitraum zuweisen. Wechseln Sie in den Dialog Abwesenheitsplanung, wenn Sie für mehrere Mitarbeiter Abwesenheiten planen oder Urlaubsanträge genehmigen wollen.
Zum Weiterlesen: So erstellen Sie einen Dienstplan
Einen Mitarbeiter anlegen
- Klicken Sie auf den Schalter
, der sich links neben der Dienstplantabelle im Spaltenkopf befindet.
Der Dialog Mitarbeiter öffnet sich mit dem Reiter Übersicht. - Füllen Sie die Felder Vorname oder Name aus.
- Geben Sei eine Wochenarbeitszeit in Stunden und Minuten ein, falls der Mitarbeiter eine feste Arbeitszeit hat.
Sie können nun die E-Mail Adresse des Mitarbeiters eingeben.
In diesem Fall wird der Mitarbeiter per E-Mail dazu eingeladen, das Mitarbeiterportal zu nutzen.- Drücken Sie den Schalter Speichern.
Der Dialog Mitarbeiter wird geschlossen und der neue Mitarbeiter erscheint als Zeile im Dienstplan.
Einen Mitarbeiter löschen
- Gehen Sie auf die Lasche Hauptmenü
rechts neben dem Dienstplan. - Öffnen Sie in der Seitenleiste den Reiter Mitarbeiter und wählen Sie Mitarbeiterverwaltung.
Der Dialog Mitarbeiterverwaltung öffnet sich. - Suchen Sie in der Tabelle den Mitarbeiter, den Sie löschen wollen. Über die Schalter unterhalb der Tabelle können Sie zwischen den Mitarbeiter blättern.
- Drücken Sie in der Zeile des Mitarbeiters den Schalter Mitarbeiter löschen
. Der Schalter befindet sich in der Tabellenzeile rechts in der Spalte Aktion. - Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit dem Schalter Löschen und drücken Sie dann den Schalter Schließen.
Der Dialog Mitarbeiterverwaltung wird geschlossen der Mitarbeiter ist aus dem Dienstplan entfernt.
Beachten Sie: Nur wenn Sie einen Mitarbeiter falsch oder testweise angelegt haben, sollten Sie einen Mitarbeiter löschen. Andernfalls lassen Sie ihn einfach ausscheiden (der Vertrag wird beendet).
Einen Dienst (als Kürzel) definieren
Wiederkehrende Dienste können Sie als Kürzel für einen Arbeitsbereich definieren.
- Klicken Sie auf die Lasche Dienste rechts neben der Dienstplantabelle. Das Panel mit den Diensten wir angezeigt.
- Drücken Sie den Schalter Neue Dienste definieren
. Der Dialog Dienst definieren öffnet sich. - Geben Sie in den Dialog ein eindeutiges Kürzel und die Arbeitszeit ein. Ergänzen Sie ggf. Pausen.
- Drücken Sie den Schalter Speichern. Der neue Dienst ist nun in der Tabelle Dienste definieren eingefügt.
- Drücken Sie den Schalter Schließen
, um zurück in den Dienstplan zu gelangen.
Einen Dienst planen
Sie können als Kürzel hinterlegte Dienste über verschiedene Wege in den Dienstplan eintragen:
- Per Drag & Drop über die Lasche Dienste.
- Durch Eingabe des Kürzels per Tastatur in die Dienstplanzelle.
- Über die Auswahlliste der Zelle, die Sie mit F2 öffnen.
- Über das Kontextmenü der Zelle durch Kopieren und Einfügen.
Die Bedienung per Drag & Drop geht wie folgt:
- Gehen Sie auf die Lasche Dienste rechts neben dem Dienstplan.
Die Seitenleiste mit den Diensten wir angezeigt. - Ziehen Sie per Drag & Drop einen Dienst aus der Seitenleiste in die gewünschte Zelle des Dienstplans.
Der Dienst wird in die Zelle eingetragen.
Mehrere Dienste an einem Tag planen
Sie können als mehrere als Kürzel hinterlegte Dienste einem Mitarbeiter an einem Tag zuordnen, beispielsweise den Mittagsdienst M1 von 11 bis 14 Uhr und den Spätdienst S1 von 17 bis 22 Uhr.
Die Eingabe kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:
- Per Drag & Drop über die Lasche Dienste.
- Durch Eingabe der Kürzel per Tastatur in die Dienstplanzelle. Die einzelnen Kürzel werden durch ein Komma voneinander getrennt.
- Über das Kontextmenü der Zelle durch Kopieren und Einfügen.
Die Bedienung per Drag & Drop geht wie folgt:
- Gehen Sie auf die Lasche Dienste rechts neben dem Dienstplan.
Die Seitenleiste mit den Diensten wir angezeigt. - Ziehen Sie per Drag & Drop den ersten Dienst aus der Seitenleiste in die gewünschte Zelle des Dienstplans.
Der Dienst wird in die Zelle eingetragen. - Ziehen Sie nun die weiteren Dienste aus der Seitenleiste in die gleiche Zelle des Dienstplans, indem Sie jeweils zum Drag & Drop auf den rechten Teil des Dienstes mit dem Symbol
klicken. Der aus zwei oder mehreren Teildiensten bestehende Dienst wird in der Zelle eingetragen und mit dem Symbol
markiert.Eine Abwesenheit (als Kürzel) definieren
Wenn Sie mit biduum starten, sind bereits die Abwesenheiten Urlaub (UL) und Krank (K) definiert. Hinterlegen Sie weitere Abwesenheiten wie Elternzeit, Kind krank oder unbezahlter Urlaub, um diese im Dienstplan zu verwenden.
- Klicken Sie auf die Lasche Abwesenheiten rechts neben der Dienstplantabelle. Das Panel mit den Abwesenheiten wir angezeigt.
- Drücken Sie den Schalter Neue Abwesenheiten definieren
. Der Dialog Abwesenheit definieren öffnet sich. - Geben Sie in den Dialog ein eindeutiges Kürzel ein und legen Sie fest, wie die Abwesenheit auf dem Arbeitszeitkonto berücksichtigt werden soll.
- Drücken Sie den Schalter Speichern. Die neue Abwesenheit ist nun in der Tabelle Abwesenheiten definieren eingefügt.
Drücken Sie den Schalter Schließen, um zurück in den Dienstplan zu gelangen.
Eine Abwesenheit erfassen
Sie können als Kürzel hinterlegte Abwesenheiten über verschiedene Wege in den Dienstplan eintragen:
- Per Drag & Drop über die Lasche Abwesenheit.
- Durch Eingabe des Kürzels per Tastatur in die Dienstplanzelle.
- Über die Auswahlliste der Zelle, die Sie mit F2 öffnen.
- Über das Kontextmenü der Zelle durch Kopieren und Einfügen.
Die Bedienung per Drag & Drop geht wie folgt:
- Gehen Sie auf die Lasche Abwesenheit rechts neben dem Dienstplan.
Die Seitenleiste mit den Abwesenheiten wir angezeigt. - Ziehen Sie per Drag & Drop eine Abwesenheit aus der Seitenleiste in die gewünschte Zelle des Dienstplans.
Die Abwesenheit wird in die Zelle eingetragen.
So erstellen Sie einen Dienstplan
Durch verschieden Ansichtsoptionen werden Sie von biduum bei der Planung unterstützt:
- Die Mitarbeiter in der Dienstplantabelle können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren. Beispielsweise können Sie Mitarbeiter mit der wichtigsten Einsatzmöglichkeit oben in der Tabelle anordnen.
- Für alle Mitarbeiter können Sie verschiedene Informationen wie beispielsweise das Saldo des Arbeitszeitkontos und den Stand des Urlaubskontos anzeigen.
- Über den Link Besetzung links unterhalb des Dienstplantabelle können Sie eine Besetzungsvorgabe (Sollbesetzung)
hinterlegen, um pro Tag die Anzahl geforderter Dienst und
Einsatzmöglichkeiten festzulegen.
Wenn Sie anschließend Dienste in den Dienstplan eintragen, vergleicht biduum in der Anzeige Besetzung die geforderten mit den geplanten Diensten. Außerdem wählt das System automatisch die jeweils passende Einsatzmöglichkeit für den Mitarbeiter aus, die Sie über das Kontextmenü der Dienstplan-Zelle ändern können. - Die geplanten Dienste und Abwesenheiten können Sie pro Tag über die Anzeige Summen zählen. Diese zeigt biduum unterhalb der Dienstplantabelle an und kann die Anzahl oder die Stunden (bewertete Arbeitszeit) pro Tag darstellen. Wechsel Sie über den Schalter Einheit ändern
links neben dem Link Summe zwischen den beiden Darstellungen.
Für eine Gruppe von Mitarbeiter können Sie eine Folge von Diensten hinterlegen, die sich beispielsweise nach einer Woche wiederholt. Einmal festgelegt, müssen Sie für diese Mitarbeiter nur noch Abweichungen von der Dienstfolge planen.
Den fertigen Dienstplan veröffentlichen Sie, damit Mitarbeiter, die beispielsweise per Smartphone auf biduum zugreifen, den aktuellen Dienstplan sehen.
Zum Weiterlesen: Arbeitszeiten erfassen
Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeiter definieren
Unter einer Einsatzmöglichkeit verstehen wir in biduum eine Qualifikation, Funktion, Aufgabe oder Rolle von Mitarbeitern, beispielsweise Küchenhilfe, Servicekraft, Assistenz für Fr. Müller, Teamleitung, Maschine 1 bedienen oder Innenverteidiger.
Die Einsatzmöglichkeiten werden in biduum für die Planung benötigt.
- Gehen Sie auf die Lasche Hauptmenü rechts neben dem Dienstplan.
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den Reiter Einstellungen und wählen Sie den Dialog Einsatzprofil definieren.
Der Dialog Einsatzprofil definieren öffnet sich. - Drücken Sie auf den Schalter
Neue Einsatzmöglichkeiten hinzufügen, um eine neue Einsatzmöglichkeit zu definieren (und diese später Mitarbeitern zuzuordnen).
Der Dialog "Einsatzmöglichkeiten hinzufügen" öffnet sich. - Geben Sie der neuen Einsatzmöglichkeit einen eindeutigen sprechenden Namen und drücken Sie den Schalter Speichern.
Die neue Einsatzmöglichkeit wird im Dialog Einsatzmöglichkeiten am Ende der Tabelle eingefügt. - Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 so lange, bis Sie alle relevanten Einsatzmöglichkeiten definiert haben. Schließen Sie dann den Dialog über den Schalter .
Einsatzprofil der Mitarbeiter festlegen (Einsatzmöglichkeiten zuordnen)
Wenn Sie Einsatzmöglichkeiten bereits hinterlegt haben, können Sie anschließend die Einsatzmöglichkeiten den Mitarbeitern zuordnen. Jeder Mitarbeiter kann mehrere Einsatzmöglichkeiten besitzen (das Einsatzprofil des Mitarbeiters).
- Wählen Sie dafür in der Spalte Mitarbeiter im Kontextmenü
den Menüpunkt Mitarbeiter bearbeiten.
Der Dialog Mitarbeiter öffnet sich für die gewählte Person. - Klicken Sie auf den Reiter Einsatzprofil und kreuzen Sie die passenden Einsatzmöglichkeiten an. Schließen Sie den Dialog mit Speichern.
- Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Mitarbeiter, denen Sie Einsatzmöglichkeiten zuordnen wollen.
Mitarbeiter im Dienstplan sortieren
Die Mitarbeiter im Dienstplan können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren. Neben der alphabetischen Sortierung nach Nachname oder Vorname können Sie die Mitarbeiter auch nach ihrer höchsten Einsatzmöglichkeit sortieren.
Zuvor müssen Sie jedoch die Einsatzmöglichkeiten definieren und das Einsatzprofil der Mitarbeiter festlegen.
- Gehen Sie auf die Lasche Hauptmenü rechts neben dem Dienstplan.
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den Reiter Einstellungen und wählen Sie den Dialog Einsatzprofil definieren.
Der Dialog Einsatzprofil definieren öffnet sich. - Sortieren Sie nun die Einsatzmöglichkeiten in der Tabelle mit den beiden Pfeiltasten
nach ihrer Relevanz. Die wichtigsten Einsatzmöglichkeiten stehen oben in der Tabelle. - Schließen Sie den Dialog mit , wenn Sie alle Einsatzmöglichkeiten in eine Rangfolge gebracht haben.
- Drücken Sie nun in der Dienstplanung den Schalter
Mitarbeiter sortieren, der sich im oberen Kästchen der Spalte Mitarbeiter befindet.
Der Dialog "Mitarbeiter sortieren nach" öffnet sich. - Wählen Sie das Optionsfeld Einsatzmöglichkeit, Name.
Die Mitarbeiter in der Tabelle werden nach ihrer höchsten Einsatzmöglichkeit sortiert und als zweites Kriterium (bei gleicher höchster Einsatzmöglichkeit) alphabetisch nach dem Nachnamen.
Informationen zum Mitarbeiter anzeigen
In der Spalte Mitarbeiter im Dienstplan können Sie verschiedene Informationen wie Arbeitszeitkonten, Urlaubskonten und Einsatzmöglichkeiten anzeigen.
Die Anzeige können Sie wie folgt einstellen:
- Drücken Sie auf den Schalter
Mitarbeiterinfo anpassen, der sich links oben unter dem Text Mitarbeiter befindet.
Der Dialog "Mitarbeiterinfo" öffnet sich. - Wählen Sie über die Kästchen die Informationen aus, die pro Mitarbeiter im Dienstplan angezeigt werden sollen, und drücken Sie auf den Schalter Schließen.
Im Dienstplan werden die ausgewählten Informationen für alle Mitarbeiter angezeigt. - Sie können die Spalte Mitarbeiter mit der Maus verbreitern, falls die eingeblendeten Informationen rechts abgeschnitten werden.
Eine Besetzungsvorgabe definieren (Anzeige "Besetzung")
Mit der Besetzungsvorgabe definieren Sie eine Sollbesetzung für eine Woche und biduum wiederholt diese für Sie wöchentlich.
- Drücken Sie den Link Besetzung in der Spalte Mitarbeiter unten links. Der Dialog Besetzung definieren öffnet sich.
- Wählen Sie im Dialog das Datum, ab dem die Besetzungsvorgabe gelten soll. Datumsangaben in der Vergangenheit sind dabei nicht gültig.
- Wählen Sie den Dienst, für den die Besetzungsvorgabe gelten soll. Sie können zusätzlich eine Einsatzmöglichkeit festlegen, die für die Besetzung vom Mitarbeiter erfüllt werden soll.
- Legen Sie die Anzahl der Mitarbeiter für die Besetzung pro Wochentag fest. Bei Bedarf können Sie einen abweichenden Wert für Feiertage festlegen.
- Über die Aktion können Sie weitere Vorgaben für andere Dienste oder abweichende Einsatzmöglichkeiten hinzufügen.
- Wenn die Sollbesetzung vollständig ist, drücken Sie den Schalter Speichern. Der Dialog wird geschlossen und Sie gelangen zurück in die Dienstplanung.
In der Anzeige Besetzung vergleicht biduum an jedem Tag die vorgegebene Besetzung (erst Ziffer) mit den geplanten Diensten (zweite Ziffer).
Einsatzmöglichkeiten bei Besetzung von Diensten zuweisen
Sofern Sie eine Besetzungsvorgabe (Sollbesetzung) hinterlegt haben, die bestimmte Einsatzmöglichkeiten für Dienste fordert, berücksichtigt dieses biduum, wenn Sie Dienste in die Zellen des Dienstplans eintragen.
Dafür wählt biduum anhand des Einsatzprofils des Mitarbeiters automatisch die passende Einsatzmöglichkeit aus und weist dem Mitarbeiter für Tag und Dienst diese Einsatzmöglichkeit zu.
Wenn Sie diese automatische Zuweisung ändern oder ergänzen wollen, gehen Sie wie folgt vor:
- Überprüfen Sie die automatisch zugewiesenen Einsatzmöglichkeiten über die Dienstdetails unter Info > Details im Hauptmenü .
- Öffnen Sie das Kontextmenü der Planungszelle und wählen Sie den Punkt Einsatzmöglichkeit zuweisen. Das Kontextmenü zeigt die Liste der Einsatzmöglichkeiten.
- Wählen Sie alle gewünschten Einsatzmöglichkeiten aus und klicken Sie auf eine Stelle außerhalb des Kontextmenüs. Das Kontextmenü schließt sich und Ihre Auswahl wird gespeichert.
Dienste zählen (Anzeige "Summen")
In der Anzeige Summen zählt biduum pro Tag die Anzahl bzw. Stunden von Diensten oder Abwesenheiten, die Sie festgelegt haben.
- Drücken Sie auf den Link Summen in der Spalte Mitarbeiter unten links, um einen Summenzeile zu erstellen. Der Dialog Summe bilden öffnet sich.
- Wählen Sie im Dialog Summe bilden die Dienstkürzel und/oder Abwesenheitskürzel aus, die gezählt werden sollen.
Zusätzliche können Sie eine Einsatzmöglichkeit wählen, nach der die zu berücksichtigen Mitarbeiter gefiltert werden. - Drücken Sie den Schalter Hinzufügen, um die Summenzeile zu speichern.
Die Zeile wird in die Besetzungsanzeige als unterste Zeile eingefügt.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 so häufig, bis Sie alle zu zählenden Dienst- und Abwesenheitskürzeln in die Besetzungsanzeige eingefügt haben.
Einzelne Zeilen der Besetzungsanzeige können Sie bearbeiten oder löschen, indem Sie die Maus auf die Kürzel der Zeile bewegen und den Schalter 
bzw. drücken.
Eine Dienstfolge direkt aus dem Dienstplan erstellen
In der Dienstplanung können Dienstfolgen mit wenigen Klicks definiert und einem Mitarbeiter zugewiesen werden:
- Selektieren Sie für den Mitarbeiter die Tage im Dienstplan, aus denen Sie eine Dienstfolge erstellen wollen. Die Zellen sollten bereits die Dienstkürzel enthalten, aus denen die Dienstfolge besteht.
- Wählen Sie Als Dienstfolge übernehmen im Kontextmenü. Der Dialog "Dienstfolge definieren" öffnet sich.
- Legen Sie ein Kürzel fest und drücken Sie den Schalter Speichern. Die neue Dienstfolge ist gespeichert und dem Mitarbeiter zugeordnet.
Den Dienstplan veröffentlichen
Solange Sie sich in der Planung befinden, sollten Sie die Zwischenstände über den Schalter 
regelmäßig speichern. Sobald Sie fertig sind, veröffentlichen Sie den Dienstplan bis zu einem bestimmten Tag, damit die Mitarbeiter informiert werden und den Dienstplan sehen können.
Falls Sie den bereits veröffentlichten Plan später anpassen müssen, ist eine erneute Veröffentlichung erforderlich.
Zum Veröffentlichen gehen Sie wie folgt vor:
- Tragen Sie die Dienste und Abwesenheiten der Mitarbeiter in den Dienstplan bis zu einem bestimmten Tag vollständig ein.
Der Schalter "Veröffentlichen" in der rechten oberen Ecke ist orange eingefärbt (es liegen also Daten zur Veröffentlichung vor). - Drücken Sie auf den orangefarbenen Schalter
Der Dialog zum Veröffentlichen öffnet sich. - Wählen Sie den Tag aus, bis zu dem Sie den Dienstplan veröffentlichen wollen und drücken Sie auf den blauen Schalter Veröffentlichen.
Nach einer kurzen Wartezeit gelangen Sie zurück in den nun gespeicherten und veröffentlichten Dienstplan. Die Farbe des Schalters "Veröffentlichen" wird blau dargestellt (es liegen also derzeit keine Daten zum Veröffentlichen vor).
Arbeitszeiterfassung
Nicht immer wird wie geplant tatsächlich gearbeitet. In diesem Fall ist eine Arbeitszeiterfassung erforderlich, damit Arbeitszeitkonten und -dokumentation stimmen.
Die Zeiterfassung kann der Dienstplaner an die Mitarbeiter delegieren, die beispielsweise per App oder Webterminal ihre Zeiten erfassen. Das letzte Wort hat jedoch immer der Dienstplaner, indem er Arbeitszeiten erfasst oder korrigiert. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter für lange zurückliegende Zeiträume ihre Arbeitszeiten nacherfassen oder korrigieren, kann der Dienstplaner die Selbsterfassung bis zu einem Datum abschließen. Schließlich kann auch für einzelne Mitarbeiter die Korrektur des Arbeitszeitkontos durch den Dienstplaner erforderlich sein.
Mit der Software biduum können Sie außerdem die Arbeitszeiten abrechnen, indem Ihnen die Software die Zuschläge für Dienste zu ungünstigen Zeiten (z.B. Nachtarbeit oder Sonntagsarbeit) der Mitarbeiter berechnet und Sie anschließend die Abrechnungsdaten an den Steuerberater weitergeben.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Forum.
Arbeitszeiten erfassen
- Gehen Sie auf die Lasche Zeiterfassung rechts neben dem Dienstplan.
In der Seitenleiste öffnet sich der Dialog Zeiterfassung. - Wechseln Sie über die Auswahlliste Ansicht
oberhalb des Dienstplans in der Darstellung IST/PLAN.
Zellen im Dienstplan werden mit dem Symbol
markiert, wenn bereits Arbeitszeiten erfasst wurden. - Wählen Sie im Dienstplan die Zelle aus (Mitarbeiter und Tag), für die Sie die Arbeitszeit erfassen bzw. bereits erfasste Arbeitszeiten anpassen wollen.
- Geben Sie nun die Arbeitszeiten und die Pausen bzw. die Abwesenheit ein. Zur Arbeitserleichterung können Sie auch ein Dienstkürzel aus der Auswahlliste wählen und anschließend die Zeiten bearbeiten.
- Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie die Zeiten für alle Tage und Mitarbeiter erfasst haben.
- Schließen Sie die Zeiterfassung ab, indem Sie den Schalter Speichern drücken.
Selbsterfassung abschließen
Wenn Sie die Selbsterfassung abschließen, können Mitarbeiter ab einem bestimmten Tag keine Zeiten mehr per App oder Webterminal erfassen.
So schließen Sie die Selbsterfassung für alle Mitarbeiter bis zu einem Tag ab:
- Wechseln Sie über die Auswahlliste Ansicht oberhalb des Dienstplans in der Darstellung IST/PLAN.
- Klicken Sie im Dienstplan an dem gewünschten Tag auf den Spaltenkopf (mit dem Wochentag und dem Datum).
Die Tagesspalte wird hellblau eingefärbt. - Klicken Sie im Kontextmenü der selektierten Zelle auf den Menüpunkt Selbsterfassung abschließen.
Alle Zellen im Dienstplan bis einschließlich zum gewählten Tag sind mit einem Schloss
als Symbol versehen. - Drücken Sie auf den Schalter Speichern .
Sie können auch die Selbsterfassung nur für einen Mitarbeiter abschließen, indem Sie in Schritt 2 nicht auf den Spaltenkopf klicken, sondern auf die Zelle im Dienstplan, welche den Mitarbeiter und den Tag festlegt.
Sofern Sie fälschlicherweise die Selbsterfassung abgeschlossen haben, können Sie dieses auch wieder rückgängig machen:
Wählen Sie dazu in Schritt 2 als Datum den Vortag aus, ab dem Sie die Selbsterfassung wieder erlauben wollen.
Arbeitszeitkonto korrigieren
In bestimmten Fällen ist es erforderlich, dass Arbeitszeitkonto eines Mitarbeiters zu korrigieren, beispielsweise wenn mehrere Arbeitszeiten nicht erfasst wurden, deren Einzelkorrektur zu mühsam ist.
- Gehen Sie auf die Lasche Hauptmenü rechts neben dem Dienstplan.
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den Reiter Mitarbeiter und wählen Sie den Dialog Konten.
Der Dialog Konten öffnet sich. - Wählen Sie den Mitarbeiter aus, indem Sie auf eine Zelle des Mitarbeiters im Dienstplan klicken (bei einer Wochenplanung legt die ausgewählte Zelle auch die Kalenderwoche fest, für die Sie die Korrektur ausführen).
Der Name des Mitarbeiters und Stand des Arbeitszeitkontos für das Ende der Periode (der Monat oder die Kalenderwoche) werden im Dialog Konten angezeigt. - Geben Sie nun den Korrekturwert in das Eingabefeld unterhalb des Saldos ein und drücken Sie die Taste TAB.
Das neue Saldo berechnet und unterhalb des Korrekturwertes angezeigt. - Kommentieren Sie Ihre Korrektur und drücken Sie den Schalter Kommentar abschicken
. - Drücken Sie auf den Schalter Speichern .
Datenerfassung abschließen
Zu bestimmten Zeiten ist es sinnvoll weitere Änderungen an den Dienstplänen und den erfassten Zeiten zu verhindern. Dazu können Administratoren die Datenerfassung abschließen.
- Gehen Sie auf die Lasche Hauptmenü rechts neben dem Dienstplan.
- Öffnen Sie in der Seitenleiste den Reiter Planung und wählen Sie den Dialog Datenerfassung abschließen.
Der Dialog Datenerfassung abschließen öffnet sich. - Wählen Sie den Tag aus bis zu dem Sie die Datenerfassung abschließen möchten und drück Sie auf den blauen Schalter Abschließen.
Die Datenerfassung wird abgeschlossen und nach einer kurzen Ladezeit gelangen Sie zurück zum Dienstplan. Die abgeschlossenen Zeiträume werden nun grau dargestellt.