Homeoffice: Zeiterfassung leicht gemacht mit biduum®
Ihre Mitarbeiter sollen oder wollen ins Homeoffice. Aber wie stellen Sie das nun in biduum® dar? Im Folgenden erhalten Sie dazu Antworten und Hilfestellungen mit Beispielen aus der Praxis.
Wie trage ich Arbeit im Homeoffice in biduum® ein?
Die einfachste Möglichkeit, Homeoffice in biduum® darzustellen, besteht darin, passende Dienste anzulegen und diese mit selbstgewählten Kürzeln und Farben zu versehen.
Dazu ein Beispiel:
Regulär arbeiten Mitarbeiter in der Verwaltung im Dienst T1 von 08:00 – 17:00 Uhr, Pause ist von 12:00 – 13:00 Uhr. Als Farbe für den Dienst wurde ein Orangeton gewählt.
Passend dazu wird für die Verwaltung die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice eingetragen. Ein neuer Dienst H1 wird angelegt. Für die Arbeitszeiten werden die gleichen Einstellungen wie beim Dienst T1 gewählt. Zur besseren Unterscheidung erhält H1 als Farbe in unserem Beispiel einen kräftigen Gelbton.
Alternativ zu unserem Beispiel könnten auch allgemeine Dienste (z.B. mit dem Kürzel HO) angelegt werden. Wenn Sie die ursprüngliche Bezeichnung Ihrer Dienste bei Homeoffice beibehalten wollen, können Sie stattdessen auch das Kürzel für Homeoffice erweitern (z.B. Dienst T1 > Homeoffice-Dienst T1H).
Zeiterfassung im Homeoffice
Auch im Homeoffice ist die Arbeitszeiterfassung wichtig. Ihre Mitarbeiter können auch im Homeoffice die geleisteten Arbeitszeiten und genommenen Pausen ganz einfach mit biduum® erfassen. Falls Sie normalerweise zur Zeiterfassung das integrierte Software-Terminal verwenden, laden Sie für die Umstellung auf Homeoffice Ihre Mitarbeiter zuvor ins Mitarbeiterportal von biduum® ein.
Im Mitarbeiterportal sehen Ihre Mitarbeiter auch im Homeoffice ihren individuellen Dienstplan und können unkompliziert die Arbeitszeiten erfassen.
Müssen die Arbeitszeiten im Homeoffice erfasst werden?
Bei der Arbeit und Zeiterfassung im Homeoffice gelten dieselben gesetzlichen Regelungen wie im Büro. Grundsätzlich besteht hierzulande keine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung, allerdings müssen Dienste, die eine werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden überschreiten, aufgezeichnet werden, ebenso Überstunden. Das gilt für die Arbeit vor Ort wie für die Arbeit im Homeoffice. Zusätzlich sind auch hier dieselben Bestimmungen bezüglich Ruhepausen und Höchstgrenzen der Arbeitszeit zu beachten.
Hinweis: Nach dem Urteil des EuGH zur Arbeitszeiterfassung vom 14. Mai 2019 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit der Mitarbeiter systematisch und lückenlos zu erfassen.
Wie kann die Anwesenheit im Homeoffice kontrolliert werden?
Zunächst sollte zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ein Vertrauensverhältnis bestehen, damit beide Seiten konzentriert ihren Aufgaben nachgehen können. Mit biduum® können Arbeitgeber und Personalabteilung stets nachverfolgen, welche Arbeitnehmer eingeloggt sind und aktiv arbeiten und welche in Pause oder abwesend sind. So lässt sich die Anwesenheit einfach und unkompliziert prüfen.