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Special: Besetzungsplanung

11. Mai 2021

Was ist die Besetzungsplanung?

Die Besetzungsplanung ist einer der drei Hauptdialoge in biduum®. Sie bietet mit ihrer übersichtlichen Darstellung die optimale Grundlage zur Planung von Woche zu Woche, ist jedoch nicht darauf eingeschränkt. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen vor und geben Beispiele, wofür sie genutzt werden können.

Die wichtigsten Funktionen der Besetzungsplanung:

  • Dienste mit Besetzungsvorgabe eintragen
  • Dienste nach Kürzel, Einsatzmöglichkeit oder Zeiten gruppieren
  • Abwesenheiten eintragen und bearbeiten
  • Zeiterfassungen einsehen, bearbeiten und eintragen
  • Nicht verplante Mitarbeiter in einer zusätzlichen Gruppierung anzeigen

Dienste mit Besetzungsvorgabe eintragen

Besetzungsplanung

Die Hauptfunktion in der Besetzungsplanung ist das Erstellen von Besetzungsvorgaben. Diese können auf definierten Diensten oder auch auf davon unabhängig geplanten Zeiten basieren. Eine solche Besetzungsvorgabe erstellen Sie, indem Sie auf das obere Plus in einer Tagesspalte klicken (1). Im Dialog haben Sie die Option, einen definierten Dienst als Vorgabe zu verwenden oder eigene Zeiten zu planen (2). Zusätzlich können Sie die Anzahl der Mitarbeiter für die Besetzungsvorgabe einstellen (4) und eine Einsatzmöglichkeit festlegen (3), die bei der Besetzungsvorgabe berücksichtigt werden soll.

Wenn Sie die Besetzungsvorgabe gespeichert haben, können Sie Mitarbeiter zuweisen. biduum® unterstützt Sie dabei, indem abwesende Mitarbeiter herausgefiltert werden und bei den Mitarbeitern passende Einsatzmöglichkeiten farblich hervorgehoben werden.

Sobald Sie mit dem Eintragen der Besetzungsvorgaben fertig sind, können Sie in die Folgewoche wechseln. Sie werden dann gefragt, ob Sie die vorhandene Besetzung kopieren wollen. Dabei werden dann von der Anwendung die Besetzungsvorgaben kopiert und Sie können flexibel neue Mitarbeiter zuweisen.

Dienste nach Kürzel, Einsatzmöglichkeit oder Zeiten gruppieren

Damit Sie in der Besetzungsplanung stets den Überblick behalten, können Sie die von Ihnen geplanten Besetzungen gruppieren. Klicken Sie dazu auf das Icon zum Gruppieren Gruppieren oben in der linken Spalte und wählen Sie die gewünschte Option zum Gruppieren aus.

Einen Überblick über die Besetzungen und die zugewiesenen Mitarbeiter erhalten Sie, indem Sie einzelne Gruppen oder auch alle gleichzeitig ein- oder ausklappen.

Abwesenheiten eintragen und bearbeiten

Abwesenheiten hinzufügen

Um in der Besetzungsplanung Abwesenheiten einzutragen, klicken Sie einfach auf das Plus in der Zeile Abw. hinzufügen im unteren Bereich der Tagesspalte (1). Wählen Sie im folgenden Dialog den Mitarbeiter aus, für den die Abwesenheit eingetragen werden soll (2). Legen Sie dann die Art der Abwesenheit (3) und deren Beginn und Ende fest (4).

Von biduum® vordefinierte Abwesenheiten (Urlaub und Krank) haben zusätzlich noch weitere Optionen wie den Genehmigungsstatus bei Urlauben und das Ende der Lohnfortzahlung bei Krankheiten.

Zeiterfassungen einsehen, bearbeiten und eintragen

Zeiterfassung

Sie können in der Besetzungsplanung selbstverständlich auch Zeiterfassungen einsehen und bearbeiten oder bei Bedarf vollständig eintragen. Die Möglichkeit dazu finden Sie im Hauptmenü Hauptmenü auf der rechten Seite unter Mitarbeiter > Zeiterfassung. Alternativ gelangen Sie auch über das Kontextmenü bei einem Mitarbeiter direkt aus dem Plan dorthin.

Im Dialog für die Zeiterfassung wählen Sie (soweit noch nicht geschehen) den Mitarbeiter aus, für den Sie die Zeiterfassung bearbeiten, eintragen oder einsehen wollen (1). Anschließend bestimmen Sie den Tag über das Datumsfeld (2). Wenn Sie eine Zeiterfassung vornehmen wollen, können Sie sich die Zeiten eines Dienstes als Ausfüllhilfe vom System eintragen lassen (3). Tragen Sie anschließend die jeweiligen Zeiten ein (4). Bei einer vorhandenen Zeiterfassung stehen die bisher erfassten Zeiten schon vorausgefüllt im Bereich Arbeitszeit zur Einsicht bereit (4).

Nicht verplante Mitarbeiter in einer zusätzlichen Gruppierung anzeigen

Am unteren Rand der Besetzungsplanung (oberhalb der Abwesenheiten) werden alle noch nicht verplanten Mitarbeiter in einer eigenen Gruppe angezeigt. So behalten Sie einfach den Überblick, welche und wie viele Mitarbeiter Sie noch einsetzen können.

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