Datenerfassung abschließen, um die Arbeitszeiten zu fixieren

Was bedeutet eigentlich "Datenerfassung abschließen"? Vielleicht haben Sie sich diese Frage beim Lesen der Überschrift gestellt. Womöglich kennen Sie stattdessen die Bezeichnungen "Dienstplan abschließen" oder auch "Arbeitszeiterfassung abschließen"?

Letztlich ist damit das Gleiche gemeint: Einen Abschluss durchzuführen, der verhindert, dass nachträglich (auch aus Versehen) Daten geändert werden können.

Die Meisten dürften das Problem kennen: Der Monat/das Quartal/das Halbjahr/das Jahr ist wieder einmal schneller vorbei als gedacht und die Abrechnung steht bevor. Die Daten sind exportiert und zur Kontrolle schauen Sie nochmal im Planungssystem nach – und müssen feststellen, dass jemand eine Änderung nachgetragen hat. Im besten Fall bemerken Sie das und können die Daten nochmal neu exportieren. Im ungünstigsten Fall haben Sie die alten Daten bereits zur weiteren Bearbeitung der Abrechnung freigegeben und bemerken nicht, dass eine Änderung gemacht wurde.

Vor genau diesem Fall kann Sie unsere Funktion Datenerfassung abschließen schützen. Als Administrator können Sie einen Abschluss für alle Mitarbeiter in allen Arbeitsbereichen durchführen. Dabei haben Sie, analog zum Veröffentlichen, die Wahl zwischen einem bestimmten Datum, zu einer bestimmten Kalenderwoche oder zum Ende des Vormonats. Den Dialog finden Sie im Hauptmenü  im Abschnitt Planung.

Nach dem Abschluss der Datenerfassung sind Änderungen im abgeschlossenen Bereich nicht mehr möglich. Die wichtigsten fassen wir hier für Sie zusammen:

• Arbeitszeiten erfassen
• Dienste planen
• Abwesenheiten eintragen/ändern
• Dienstdefinitionen ändern

Sollten Sie eine durch den Abschluss blockierte Änderung vornehmen wollen, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Zum Beispiel bei dem Versuch, eine Abwesenheit im abgeschlossenen Zeitraum einzutragen:

Den abgeschlossenen Zeitraum erkennen Sie in allen Planungsansichten an der grauen Farbe:

Sie fragen sich jetzt vermutlich: Aber was, wenn doch noch Änderungen im abgeschlossenen Zeitraum nötig sind?

Auch dafür haben wir vorgesorgt! Sie können den Abschluss selbstverständlich zurücknehmen. Verwenden Sie dazu einfach den Dialog Abschluss zurücknehmen. Dabei wählen Sie das Datum aus, bis zu welchem Sie (einschließlich) den Abschluss zurücknehmen möchten.

Selbstverständlich haben wir neben der Funktion Datenerfassung abschließen auch noch weitere Änderungen und Verbesserungen vorgenommen.

In der Dienstplanung wurde die Funktion Zeiterfassung im Hauptmenü aus dem Bereich Planung in den Bereich Mitarbeiter verschoben. Da die Zeiterfassung aus unserer Sicht zum Mitarbeiter gehört und (normalerweise) nach der Planung erfolgt. Außerdem befindet sich der Menüpunkt nun sowohl in der Dienstplanung als auch in der Besetzungsplanung im gleichen Bereich des Menüs.

Darüber hinaus haben wir die Performanz beim Bearbeiten großer Datenmengen verbessert. Besonders beim Speichern und Veröffentlichen verringern sich dadurch die Ladezeiten.

Um Probleme mit Popups in bestimmten Browserversionen zu umgehen, haben wir außerdem die Vorschau-Popups bei PDF-Berichten deaktiviert. Sie erhalten die PDF-Berichte nun direkt über einen Download, wie Sie es bereits von den Berichten im Excel-/ODS-Format kennen.

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