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biduum®
Alles easy: Digitale Dienstplanung im Café Selen
Dauerhaft gratis planen!
Flexible Schichtplanung mit biduum
Das Café Selen – vormals Café Susann - zählt zu den besten, gemütlichsten und beliebtesten in Kaiserslautern. Seit Februar 2024 leiten Elif Selen Sarioglu, ihre Mutter Sengül Gürtuncay, ihre Tante Gülhan Sevinc und ihr Bruder Ali Eren Sarioglu den Familienbetrieb gemeinsam. Wir sprachen mit Elif und Gülhan über die Dienstplanung mit biduum, die von der Vorbesitzerin übernommen wurde.
SIEDA: Elif, du warst viele Jahre lang Mitarbeiterin im Café
Susann, bevor du dieses mit deiner Familie übernommen hast. Weißt du noch, wie
die Dienstplanung vor biduum funktionierte?
Elif Sarioglu: So weit ich weiß, hatte Maike [Die Vorbesitzerin Maike Susann
Gemba, Anmerkung der SIEDA] viel mit Zetteln geplant.
SIEDA: Tatsächlich sprach Maike Susann Gemba in einem früheren Interview davon, dass sie abends immer mit einem wahren Papierberg dasaß und die Arbeitszeiten aufrechnen musste.
Elif Sarioglu: Ja, sie wollte weg von diesem System und hat schon früh
biduum als Pilotkundin ausprobiert.
SIEDA: …dessen Vorteile auch für euch im Café Selen zählen?
Gülhan Sevinc: Ich selbst komme
aus dem Personalbereich und habe früher oft mit Excel geplant. Von Anfang an war
ich überzeugt von biduum und fand, dass wir das System weiternutzen sollten.
Tipp: Kostenloses Planen + gratis Live-Demo von biduum
Wussten Sie schon, dass wir eine kostenlose Live-Demo anbieten, um Ihnen die einfache Bedienung von biduum vorführen zu können? Und dass Sie in biduum fünf Mitarbeiter immer gratis planen, unsere Lösung auf diese Weise also sofort und unverbindlich im Echtbetrieb testen können?
SIEDA: Stellt euer Café denn spezielle Anforderungen an die Dienstplanung?
Elif Sarioglu: Wir müssen immer mal mit Ausfällen rechnen und daher relativ flexibel sein. Bei Schichtplanänderungen muss unser Personal sofort benachrichtigt werden. Früher wurde jeder einzeln angeschrieben: Hey, ich habe die Schicht geändert! Heute erhalten alle Betreffenden automatisch eine Mitteilung über die Änderungen.
Gülhan Sevinc: Außerdem haben wir selbst immer eine Übersicht
über die Abwesenheiten und müssen keine Tabellen mehr führen, wer wann weg ist.
Und abwesende Mitarbeitende kann man gar nicht erst einteilen.
SIEDA: Was hat sich durch die die digitale Zeiterfassung geändert?
Elif Sarioglu: Wir haben keine Stundenzettel mehr. Ich musste in meiner vorherigen Beschäftigung diese in eine Excel-Datei übertragen und aufpassen, dass sie nicht verloren gehen. Das ist durch biduum komplett entfallen - genau wie Übertragungsfehler bei der Erfassung. Zum Monatsende erstelle ich einfach eine pdf-Datei zu den erfassten Arbeitszeiten und schicke sie an unseren Steuerberater. Er führt dann aufgrund der Daten die Lohnabrechnung durch.
SIEDA: Wie sieht euer Schichtmodell aus und wie unterteilt
ihr die Mitarbeiter?
Elif Sarioglu: Als ich vor drei Jahren zur Managerin ernannt wurde, habe ich die Schichten und Servicebereiche festgelegt und in biduum eingerichtet. Wir haben von 10-18 Uhr geöffnet und somit eine Frühschicht morgens sowie eine Spätschicht abends, in die ich die Mitarbeitenden einteile.
Tipp: Der bunte Online Dienstplan
biduum bietet Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten: So können Sie beispielsweise Schichten, Servicebereiche oder Besetzungsprofile erstellen, sie farbig voneinander absetzen sowie Avatare oder Profilfotos einsetzen.
SIEDA: Wann erstellst du den Dienstplan und nutzt du dabei die
Kopierfunktion?
Elif Sarioglu: Ich mache den Dienstplan meist am Monatsende für den Folgemonat. Da unsere Schichten ja immer gleich sind, kopiere ich den Wochenplan und verschiebe ihn auf die Folgewoche, das klappt superschnell. Nach dessen Veröffentlichung kriegen die Mitarbeitenden eine Benachrichtigung und wenn sich doch mal Änderungen ergeben, schreiben sie mir und ich kann ganz easy noch was ändern.
SIEDA: Was würdest du schätzen, wie groß ist der Zeitaufwand für
die Planung?
Elif Sarioglu: Dadurch, dass die Schichten feststehen, muss ich in der Besetzungsplanung nur noch die Namen der Mitarbeitenden eingeben. Insgesamt brauche ich etwa eine Stunde für die Planung - wenn nicht gerade viele Mitarbeitende fehlen und ich „puzzeln“ muss.
SIEDA: Empfindet ihr es als aufwändig, neue Mitarbeiter an biduum heranzuführen?
Elif Sarioglu: Nein. Eigentlich ist das gar nicht schwierig. Wir zeigen im Rahmen einer kleinen Einarbeitung, wie wir die Schichtplanung machen und wie biduum genutzt wird. Die Anmeldung funktioniert immer sehr gut bei den Mitarbeitenden. Ich kann mich noch erinnern, dass das damals auch bei mir easy ging, als ich neu war und die Vorbesitzerin des Cafés mich eingearbeitet hat.
Gülhan Sevinc: Ich kannte mich ja gar nicht aus mit dem
System, aber schon nach einer Stunde Einarbeitung in die wichtigsten Funktionen
konnte ich mir biduum durch Anklicken und Ausprobieren selbst erschließen, weil
es so übersichtlich gemacht ist.
SIEDA: Nutzt ihr die Tutorials von biduum, wenn es doch mal
Probleme gibt?
Elif Sarioglu: Die benötige ich eigentlich nicht. Aber ich lese mir immer die Pop-Up-Tipps in biduum durch, die ich sehr hilfreich finde.
Tipp: Transparente Terminplanung
Um Schichten tauschen zu können, benötigen Mitarbeiter einige wesentliche Daten: Mit wem arbeite ich in der morgigen Schicht zusammen? Passen meine geplanten Urlaube oder kollidieren sie mit meinen privaten Terminen? Kein Problem mit biduum - der Online Dienstplan und der so genannte Internetkalender helfen Ihnen dabei!
SIEDA: Was findet ihr am besten an biduum?
Elif Sarioglu: Mir gefallen die einfache Bedienbarkeit, die Zeitersparnis bei der Planung und die Flexibilität am besten. Bei einem Diensttausch sprechen sich die Mitarbeitenden wie gesagt in der Regel bereits untereinander ab. Ich muss mir das dann nicht auf einem Zettel notieren und zu Hause die Schichten tauschen, sondern kann das jederzeit von unterwegs direkt in biduum erledigen.
Gülhan Sevinc: Darüber hinaus, zeigt biduum zuverlässig bereits geleistete Arbeitsstunden an. Das ist gerade bei Minijobbern von Vorteil.
SIEDA: Weil sie ihre Jahresarbeitszeit nicht überschreiten dürfen.
Gülhan Sevinc: Genau. Wenn sie sie
an ihre Zeitgrenze stoßen, müssen sie sich mit uns abstimmen und wir planen
stattdessen Personen ein, die noch Stunden frei haben. Dieser Punkt ist auch
deshalb wichtig, weil Elif und auch ich des Öfteren auch selbst in der Küche
oder dem Barista-Bereich arbeiten und somit nicht immer einen PC in der Nähe
haben, um die Zeitkonten der Mitarbeitenden zu überprüfen.
Tipp: Aushilfen und Minijobber
Wie erwähnt, kann Mitarbeitern - insbesondere den in der Gastronomie üblichen Aushilfen - in biduum eine maximale Arbeitszeit zugewiesen werden. Das ist insbesondere bei Minijobbern wichtig. Auch eine geplante Änderung für die Zukunft ist dabei möglich.
SIEDA: Zum Abschluss, wie lautet euer Fazit zu biduum?
Gülhan Sevinc: Durch das System und die eingebauten Funktionen hat sich eine große Zuverlässigkeit entwickelt.
Elif Sarioglu: biduum erleichtert unsere täglichen Abläufe
enorm. Das System ist benutzerfreundlich und effizient und auch die Kommunikation
läuft super. Wir sparen mit biduum sehr sehr viel Zeit und sind extrem
zufrieden.
SIEDA: Elif und Gülhan, vielen Dank für das Interview!
ist vielen Ortsansässigen in Kaiserslautern noch unter dem Namen Café Susann bekannt. Von der Vorbesitzerin Maike Susann Gemba übernahmen die neuen Inhaber nicht nur die Räumlichkeiten, sondern auch das Konzept der Regionalität und Saisonalität.
Gäste dürfen sich nicht nur auf
abwechslungsreiche und originelle Gerichte mit frischen Zutaten, sondern auch
auf freundlichen Service und das entspannte Ambiente im Café Selen freuen.
Neugierig geworden? Dann probieren Sie biduum doch einfach mal für Ihr Unternehmen aus!
Fünf Mitarbeiter planen Sie immer gratis und zeitlich unbegrenzt. Warum also nicht gleich loslegen?