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biduum®: Viel mehr als nur Dienstplanung

Die Hautarztpraxis Königstein plant ihre Mitarbeiter seit 2020 mit der Online Dienstplanung biduum®. Neben den Inhabern Dr. med. Konstanze Spieth-Gille und ihrem Ehemann Prof. Dr. Jens Gille sind vier weitere Ärztinnen sowie 15 weitere Mitarbeiter in der Praxis beschäftigt. Wir sprachen mit Dr. Spieth-Gille über die Praxisplanung, spezielle Anforderungen und die Notwendigkeit einer zeitgemäßen Arbeitszeiterfassung zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit.


SIEDA: Frau Dr. Spieth-Gille, wie war die Dienstplanung in Ihrer Praxis vor biduum® geregelt?

K. Spieth-Gille: Wir hatten in Excel eine Planung der Mitarbeiter nach Funktionen, Früh- oder Spätdienst. Die Arbeitszeiten wurden auf Zetteln notiert. Eine genaue Zeiterfassung haben wir erst seit biduum®.

Sehr zufrieden mit biduum®: Dr. med. Konstanze Spieth-Gille

SIEDA: Auf welchem Weg erfolgt die Arbeitszeiterfassung in Ihrer Praxis?

K. Spieth-Gille: Die meisten Mitarbeiter loggen sich in der geöffneten Anwendung an den Praxis-PCs ein und aus. Einige Ärzte nutzen hierfür lieber ihr Smartphone, wenn sie beispielsweise schon im Auto sitzen. Einzelne Mitarbeiter arbeiten im Home-Office, um beispielsweise E-Mails zu beantworten, und erfassen ihre Zeiten dann am Firmenlaptop.

SIEDA: Das klingt, als funktioniere das System recht gut?

K. Spieth-Gille: biduum® bietet da halt viele Möglichkeiten. Dennoch vergessen manche Mitarbeiter hin und wieder, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Aber diese Zeiten kann man ja glücklicherweise nacherfassen, so dass sich daraus keine Probleme ergeben.

SIEDA: Welche Funktion schätzen Sie außer der Zeiterfassung besonders an biduum®?

K. Spieth-Gille: Unsere Urlaubsplanung läuft inzwischen ausschließlich über biduum®. Früher fragten die Mitarbeiter immer, ob sie zu einem bestimmten Termin Urlaub nehmen dürfen, das machen wir nun anders. Bis zu einem Stichtag stimmen sich alle Mitarbeiter ab und tragen ihre Urlaube fürs nächste Halbjahr ein. Bei Überschneidungen muss ich gelegentlich einen Urlaub ablehnen und gebe die Begründung hierfür im Kommentarfeld an oder bitte um Rücksprache. Als praktisch empfinde ich auch die PDF-Datei, die man ausdrucken kann und die eine gute Übersicht über die Urlaube aller Mitarbeiter bietet.

Urlaube abstimmen unter Kolleginnen? Ganz einfach mit biduum® (übrigens auch mobil)!

Tipp: Abstimmung der privaten und beruflichen Terminplanung

Passen eigentlich meine geplanten Urlaube oder kollidieren sie mit meinen beruflichen und privaten Terminen? Kein Problem dank biduum®: Der Online Dienstplan und der so genannte Internetkalender helfen Ihnen dabei - mobil, jederzeit und überall!

SIEDA: Und wie sieht es mit der Funktion Dienstplanung aus, die ja im Grunde das Herzstück des Online Dienstplans biduum® bildet?

K. Spieth-Gille: Die Dienstplanung über biduum® funktioniert gut und auch die Abwesenheitsplanung ist sehr hilfreich. Man sieht auf einen Blick, ob alle Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorliegen. Auch eine Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten ist möglich, schließlich möchten wir rechtskonform arbeiten. Gerade uns Ärzte muss man gelegentlich daran erinnern, ausreichend Erholungspausen einzulegen.

Ruhepausen: Arbeitgeber in der Pflicht

Wussten Sie, dass Arbeitgeber gemäß Arbeitszeitgesetz dazu verpflichtet sind, die Einhaltung der Ruhepausen und Ruhezeiten ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten? Und bei Verstößen gegen diese Pflicht ein Bußgeld riskieren? Die Ideallösung hierfür ist ein elektronisches Zeiterfassungssystem wie biduum®, mit der Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten nicht nur erfasst und überprüft, sondern auch aufgezeichnet werden. So können Sie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde ganz einfach nachweisen.

Welcher Mitarbeiter arbeitet wann in welchem Stockwerk? biduum® weiß es!

SIEDA: Wer übernimmt die Planungsprozesse?

K. Spieth-Gille: Für die Dienstplanung ist unsere Praxismanagerin zuständig, eine Medizinische Fachangestellte (MFA). Sie übernimmt auch die Umplanung der Vertretungen bei Krankheit oder Urlaub.

SIEDAGibt es besondere Anforderungen in Ihrer Praxis?

K. Spieth-Gille: Ja, die Praxis wurde vor 4 Jahren erweitert und auf zwei Ebenen aufgeteilt, wodurch weitere Behandlungsräume und auch eine zweite Anmeldung notwendig wurden. Das macht die Dienstplanung komplizierter und erschwert die Zuordnung, weil wir berücksichtigen müssen, welche Mitarbeiter in welchem Stockwerk zu welcher Zeit – also Vor- und Nachmittagsdienst - einzuteilen sind.

Tipp: Kostenlose Live-Demo von biduum®

Wussten Sie schon, dass wir eine kostenlose Live-Demo anbieten, um Ihnen die einfache Bedienung von biduum® vorführen zu können? 

SIEDA: Wie lösen Sie das Problem?

K. Spieth-Gille: Wir haben den beiden Ebenen in biduum® eigene Farben zugeordnet. Die Standard-Dienste der einzelnen Stockwerke können dann ganz einfach wochen- oder monatsweise kopiert werden. Gegenwärtig wird biduum® um eine Excel-Liste ergänzt, um die Funktionen der Mitarbeiter erfassen zu können.

SIEDA: Für diesen Bereich empfehlen wir Ihnen die Besetzungsplanung von biduum®, zu der wir Ihnen hiermit auch eine kleine Einführung per Teamviewer anbieten.

K. Spieth-Gille: Das nehmen wir gerne in Anspruch. Denn die Besetzungsplanung nutzen wir in der Tat bislang noch nicht, so tief sind wir noch nicht eingestiegen. (lacht) Im Augenblick verlassen wir uns sehr auf unsere Praxismanagerin, die die Funktionen aller Mitarbeiter kennt. Für die Planung wäre es aber nützlich, wenn diese Informationen auch im System hinterlegt sind.

Sterilgut- oder OP-Assistenz? Gut, wenn die Praxismanagerin alles im Blick hat. Noch besser, wenn biduum® die Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeiter kennt.

Tipp: Die Besetzungsplanung von biduum

In der Besetzungsplanung von biduum® hinterlegen Sie die Sollbesetzung pro Arbeitsbereich. Auch können Sie Ihren Mitarbeitern eine Einsatzmöglichkeit – etwa anhand ihrer Qualifikationen – zuweisen. Tragen Sie nun Dienste in den Dienstplan ein, greift die automatische Unterstützungsfunktion von biduum®. Diese Funktion wählt anhand der definierten Besetzung und der zulässigen Einsatzmöglichkeiten der Mitarbeiter eine passende Einsatzmöglichkeit für jeden Dienst aus.

SIEDA: Frau Dr. Spieth-Gille, wie wurden Sie eigentlich auf biduum® aufmerksam?

K. Spieth-Gille: Ganz klassisch über Google. Wir haben das Programm dann getestet und bei Fragen mehrmals den Support in Anspruch genommen. Beide fanden wir von Anfang an absolut überzeugend.

Bei Fragen zur Anwendung von biduum® hilft der Support der SIEDA.

SIEDA: Das freut uns zu hören. Tatsächlich bemühen wir uns sehr um einen guten Support.

K. Spieth-Gille: Wir arbeiten mit vielen Dienstleistern zusammen und in der Regel erhalten wir nirgendwo innerhalb von 24 Stunden eine Antwort auf unsere Fragen. Nur bei biduum®. Das ist für uns enorm wichtig, um bei auftretenden Problemen weiterarbeiten zu können. Mir gefällt besonders, dass man diesen sorgfältigen Support bei biduum® auch über die Startphase hinaus erhält. Bei Stammkunden geben sich viele andere Dienstleister spätestens nach zwei Jahren keine große Mühe mehr.

SIEDA: Was hat sich durch die Nutzung von biduum® für Sie deutlich verbessert?

K. Spieth-Gille: Zunächst hilft biduum® dabei, die gestiegenen Anforderungen bezüglich Dienstplanung und Mitarbeiterführung ohne Mehraufwand und zeiteffektiv zu bewältigen. Außerdem haben wir durch die digitale Zeiterfassung nun einen viel besseren Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten. Unsere Mitarbeiter wissen, dass Ihre Überstunden dokumentiert werden und sie diese durch Freizeitausgleich wieder senken können. Hierfür haben wir eine spezielle Abwesenheit eingerichtet.

SIEDA: Und wie kommt diese Veränderung bei Ihren Mitarbeitern an?

K. Spieth-Gille: Die Zeiterfassung durch biduum® hat eindeutig für eine größere Mitarbeiterzufriedenheit gesorgt, denn es ist – nicht nur im Praxisumfeld – ganz wichtig, dass notwendige und geleistete Überstunden nicht verfallen, weil sie nirgendwo notiert wurden. Als Selbstständiger arbeitet man freiwillig länger, aber als Angestellter ist es frustrierend, wenn Überstunden verfallen. Das ist einfach nicht mehr zeitgemäß.

Wenn's mal länger dauert: Überstunden werden in biduum® dokumentiert und können mit Freizeit ausgeglichen werden.

SIEDA: Würden Sie die Arbeitszeiterfassung demnach als Ihr „Highlight“ bei biduum® benennen?

K. Spieth-Gille: Unter anderem, ja. Ich persönlich finde darüber hinaus auch die Urlaubsplanung inklusive Antragstellung und Genehmigung supereinfach.

SIEDA: Demnach lautet Ihr persönliches Fazit...?

K. Spieth-Gille: ...biduum® ist mehr als nur Dienstplanung oder Zeiterfassung. Das System vereinfacht die Arbeit als Praxismanagerin in vielen Bereichen. Und wenn doch mal Probleme auftauchen, ist man damit nicht alleine, sondern kann immer noch beim Support im Hintergrund wegen einer Lösung anfragen.

SIEDA: Frau Dr. Spieth-Gille, vielen Dank für das Interview!


Die Hautarztpraxis Königstein
Prof. Dr. Jens Gille und Dr. Konstanze Spieth-Gille, Inhaber der Hautarztpraxis Königstein.

ist im Facharztzentrum des heilklimatischen Kurortes Königstein im Taunus angesiedelt. Praxisinhaber sind Prof. Dr. Jens Gille und Dr. med. Konstanze Spieth-Gille. 

Auf zwei Stockwerken behandelt ein sechsköpfiges Ärzteteam die Fachgebiete Dermatologie, Hautkrebs (Früherkennung, Therapie und Nachsorge) sowie Ästhetik und führt auch ambulante Operationen durch.

Hier geht's zur Website der Hautarztpraxis Königstein.

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