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biduum®
Ruhe in der Dienstplanung der Tierarztpraxis Hünfelder Land
Dauerhaft kostenlos planen!
Wahnsinnig große Zeitersparnis dank biduum
Die Tierarztpraxis Hünfelder Land (Hessen) arbeitet seit 2016 mit dem Online Dienstplan biduum. Gundula Schröder ist dort seit über 20 Jahren als Tierärztin beschäftigt. Wir befragten sie zu den Erfahrungen mit biduum und den Besonderheiten, die das Programm in der Praxis zu bewältigen hat.
SIEDA: Frau Schröder, wie lief die Dienstplanung in
der Praxis vor biduum ab?
Gundula Schröder: Vor biduum erfolgte unsere Planung über einen
Kalender, in dem eingetragen wurde, wenn
man außer der Reihe gearbeitet hat. Das betraf vor allem Wochenenddienste, aber
auch Feiertage und natürlich Urlaubsvertretungen.
SIEDA: Dieses System war aber nicht sehr zuverlässig?
Gundula Schröder: Tatsächlich war die handschriftliche Abrechnung von Tagen und Urlaubszeiten kompliziert und sehr ungenau. Dies führte mitunter zu Unzufriedenheiten und einem Bedürfnis nach genauer Abrechnung.
Tipp: Kostenlose Live-Demo von biduum
Wussten Sie schon, dass wir eine kostenlose Live-Demo anbieten, um Ihnen die einfache Bedienung von biduum vorführen zu können? Und dass Sie in biduum fünf Mitarbeiter immer gratis planen, unsere Lösung auf diese Weise also sofort und unverbindlich im Echtbetrieb testen können?
SIEDA: Wie gestaltet sich Ihre Dienstplanung inzwischen?
Gundula Schröder: Wir setzen uns einmal im Monat zusammen und planen voraus, ob die Dienste – vor allem die rotierenden am Wochenende - bleiben oder getauscht werden müssen. Die Wochenarbeitszeiten kalkulieren wir dabei aber mithilfe einer Schablone. Ich aktualisiere dann monatlich unseren Standard-Rollplan um Feiertagsbesetzungen, getauschte Dienste und so weiter. So haben wir eine Vorausplanung fürs ganze Jahr und nehmen lediglich aktuelle Tausche wegen Veranstaltungen und ähnlichem vor. Unsere Planung hat sich gut entwickelt und macht Spaß.
SIEDA: Sie sprachen den Rollplan an, den Sie verwenden.
Passt er denn immer für Ihre Mitarbeiter?
Gundula Schröder: Im Grunde ja, auch wenn wir jeden Tag zu unterschiedlichen Zeiten in der Praxis sind. Anfangs waren nur Vollzeitkräfte in der Praxis beschäftigt, heute arbeiten bis auf vier Ausnahmen alle Mitarbeiter in Teilzeit.
Tipp: Aushilfen und Minijobber
Die Arbeitswelt wimmelt heute von verschiedensten Arbeitszeitmodellen. Nicht nur die erwähnten Teilzeitmitarbeiter lassen sich mit biduum optimal planen. Aushilfen kann beispielsweise eine maximale Arbeitszeit zugewiesen werden - besonders wichtig bei Minijobbern.
SIEDA: Das erfordert sicher eine hohe Flexibilität seitens
Ihrer Mitarbeiter?
Gundula Schröder: Ja, und darüber hinaus ist auch eine große Zuverlässigkeit gefragt. Denn das Arbeitsaufkommen in unserem Beruf unterliegt starken Schwankungen. Selten entspricht es den zuvor geplanten Arbeitszeiten, weshalb wir die Vertrauensarbeitszeit eingeführt haben. Je nach Bedarf arbeiten die Vollzeitkräfte schon mal zwischen sieben und elf Stunden. Diese Zeiten haben wir anfangs gar nicht festgehalten.
SIEDA: Aber inzwischen werden auch die
Arbeitszeiten erfasst?
Gundula Schröder: Anders ist es gar nicht mehr möglich, den Überblick zu behalten. Schließlich arbeiten mittlerweile 15 Personen in der Praxis. Abgesehen davon haben sich auch die gesetzlichen Anforderungen an unsere Branche geändert und eine Erfassung der geleisteten Arbeitszeit ist nun Pflicht. Die Zeiterfassung macht jeder Mitarbeiter individuell, teils auf dem Smartphone, teils am PC.
Tipp: Bunter Online Dienstplan und Avatare
Bei vielen Mitarbeitern kann man schon mal den Überblick verlieren. Damit dies nicht geschieht, bietet biduum Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten: So können Sie beispielsweise Dienste oder Besetzungsprofile erstellen, sie farbig voneinander absetzen sowie Avatare oder Profilfotos einsetzen.
SIEDA: Frau Schröder, welche besonderen
Anforderungen stellt Ihre Praxis an die Lösung?
Gundula Schröder: Wir haben bestimmte Stoßzeiten und müssen zu den anderen Zeiten einen Notdienst bereitstellen. Ebenfalls sind nächtliche Rufbereitschaften, Feiertags- und Wochenenddienste die Regel. Gleichzeitig sind wir mit einem kleinen Team gestartet, und auch der Zuwachs im Team hat immer wieder neue Herausforderungen in der Dienstplanung mit sich gebracht.
SIEDA: Herausforderung ist ein gutes Stichwort. Wie haben Ihre Mitarbeiter
denn auf die Herausforderung biduum, also elektronische Dienstplanung und
Zeiterfassung, reagiert?
Gundula Schröder: Bei Einführung waren wir ja nur 4 oder 5 Personen, das ging sehr unproblematisch. Ich gehe aber davon aus, dass die Einführung von biduum auch mit dem jetzigen Mitarbeiterstamm unkompliziert abgelaufen wäre. Wir standen immer in einem netten Austausch mit der SIEDA über die Möglichkeiten des Programms und unsere Bedürfnisse. Und wenn ich in der Vergangenheit bei individuellen Einstellungen mal nicht weiterwusste (z. B. beim Anlegen von Elternzeit), erhielt ich vom Support sofort Unterstützung – und das auch noch superfreundlich. So konnten Fragen gleich beantwortet werden und hat sich das Vertrauen schnell eingestellt.
SIEDA: Was gefällt Ihnen besonders gut an biduum?
Gundula Schröder: Zunächst mal die leichte Bedienbarkeit. Ich finde auch toll, dass biduum überall und jederzeit einsehbar und verfügbar ist. Und dass wir unsere flexiblen Vertrauensarbeitszeiten einfach am Handy erfassen können und so auch den gesetzlichen Anforderungen an unsere Branche gerecht werden. Für mich entfallen durch die Online-Erfassung lästiger Zettelkram und Recherchen, wann ich an welchem Tag wie lange gearbeitet habe. Auch bei meinen Mitarbeitern ist eine gewisse Grundruhe eingekehrt, weil Arbeitstage und -stunden sowie Urlaube zuverlässig geplant, gebucht und abgewickelt werden. Nun fällt nichts mehr unter den Tisch.
SIEDA: Haben Sie denn auch eine Zeitersparnis ausgemacht?
Gundula Schröder: O ja, meine Arbeit als Dienstplanerin hat sich dank biduum auf maximal eine Stunde im Monat reduziert, um Änderungen anzupassen. Das ist eine unheimliche Erleichterung und bedeutet für uns eine wahnsinnige Zeitersparnis bei der Dienstplanung.
Tipp: Transparente Terminplanung
Apropos Erleichterung: Urlaube können Sie ganz einfach auf dem Smartphone abbilden und mit privaten Terminen abgleichen. Kein Problem mit biduum - der Online Dienstplan und der so genannte Internetkalender helfen Ihnen dabei!
SIEDA: Dürfen wir Sie zum Abschluss um eine persönliche Aussage zu biduum bitten?
Gundula Schröder: Es ist eine große Ruhe in unsere Dienstplanung eingekehrt. Ich schätze sehr, dass wir immer tagesaktuell einen Überblick über die Über- beziehungsweise Minusstunden der Mitarbeiter haben. Man benötigt keinen Taschenrechner wie früher. Natürlich ist es weiterhin spannend, Ersatz für ausfallende Mitarbeiter zu finden, aber mit biduum lässt sich dieser deutlich leichter planen. Das ist kein Vergleich zu früher. Wenn ich heute noch so planen müsste wie vor biduum, würde ich die Hände überm Kopf zusammenschlagen.
SIEDA: Frau Schröder, vielen Dank für das Interview!
ist eine Gemischtpraxis für Groß- und Kleintiere, die sowohl
die kurative Praxis im Außendienst als auch die Versorgung sowie operative
Eingriffe in den Praxisräumen beinhaltet. Nicht zuletzt wegen eines
Komplettumbaus der Praxis wuchs das Patientenaufkommen und stieg die Anzahl der
Beschäftigten. An den Standorten Hünfeld und Eiterfeld (Landkreis Fulda)
arbeiten neben sieben TierärztInnen auch acht Tiermedizinische Fachangestellte
und Bürokräfte.
Hier geht's zur Homepage der Praxis.
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