Arbeitszeiterfassung: Die Lage ist ernst

Bereits 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitszeiten innerhalb der EU zu erfassen seien. Eine generelle Arbeitszeiterfassung ist also Pflicht, gerade in Deutschland aber verwirrend geregelt. Viele Unternehmen müssen innerhalb der (vermeintlichen) rechtlichen Grauzone nun mit hohen Bußgeldern, großem Verwaltungsaufwand und – vielleicht am schlimmsten – Imageverlust rechnen. Aber warum das?

Lange Zeit hatten Unternehmen in Deutschland das EuGH-Urteil ignoriert. Verständlich, denn dessen Überführung in nationales Recht überließ man damals den EU-Mitgliedsstaaten. Während also manche Länder (wie Spanien oder Griechenland) umgehend Gesetze zur Arbeitszeiterfassung einführten oder diese nachschärften, ließen sich andere Zeit, das Thema anzugehen. Viel Zeit.

^{Einige EU-Länder ließen sich viel Zeit mit der Umsetzung der Arbeitszeiterfassung.}

Ein erster Gesetzentwurf zur Verankerung dieser Pflicht ins Arbeitszeitgesetz (ArbZG) scheiterte 2023 an Querelen innerhalb der inzwischen eingesetzten Ampelkoalition unter Kanzler Olaf Scholz. Man zerstritt sich unter anderem über Fragen zu Übergangsfristen, Ausnahmeregelungen und den zu erwartenden Kosten, zur Methodik der Arbeitszeiterfassung und zum bürokratischen Aufwand.

Der Arbeitsschutz kollidierte also bereits innerhalb der Regierung mit Bürokratieabbau und Wirtschaftsfreundlichkeit, noch ehe sich die Opposition mit dem Gesetzentwurf befassen konnte. Auch in der Regierungszeit von Olaf Scholz übernahmen rasch andere Themen (Energiewende, Mindestlohn, Bürgergeld) die Pole Position in der politischen Agenda. Die Arbeitszeiterfassung verschwand wieder im Aktenschrank.

^{Auch unter Kanzler Scholz verschwand die Arbeitszeiterfassung wieder im Aktenschrank.}

Jahrelang hatte das Aufschieben der Zeiterfassung keine Konsequenzen. Glück gehabt. Ein Urteil des Verwaltungsgerichts (VG) Hamburg vom 21. August 2024 sorgte jedoch für Wirbel, weil es klarstellte, dass die für die Einhaltung des Arbeitsschutzes zuständigen Aufsichtsbehörden Maßnahmen zur Durchsetzung der Arbeitgeberpflichten ergreifen dürfen.

So können sie beispielsweise per Anordnung jederzeit eine betriebliche Arbeitszeiterfassung einfordern. Insbesondere dann, wenn der Verdacht besteht, dass Unternehmen gegen die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben – etwa zu den zulässigen Höchstarbeitszeiten – verstoßen. Kommen Unternehmen ihrer Nachweispflicht in Ermangelung einer Arbeitszeiterfassung nicht nach, sprechen die Indizien gegen sie. Schlechte Karten also.

^{Verstecken hilft nicht: Arbeitszeitnachweise müssen auf Anfrage erbracht werden.}

In einem ähnlichen Fall traf es im vergangenen Jahr ausgerechnet eine große Frankfurter Wirtschaftskanzlei. Einige anonyme Hinweise bezüglich angeblich massiver Überschreitungen der zulässigen Tagesarbeitszeiten in deren Hamburger Niederlassung genügten, um die dortige Aufsichtsbehörde für Arbeitsschutz auf den Plan zu rufen, die daraufhin mehrere Anordnungen zur Dokumentation von Arbeitszeiten erließ.

Die Kanzlei berief sich auf den Nachweis der den Mandanten in Rechnung gestellten Nettoarbeitszeiten sowie eine vermeintliche Sonderstellung der betreffenden Mitarbeiter (Associates) – und klagte gegen die Anordnungen. 

Abermals wies das Verwaltungsgericht Hamburg die Klage ab. Die Argumentation entbehre einer rechtlichen Grundlage, außerdem liege eine hinreichende Wahrscheinlichkeit für Regelverstöße bezüglich der täglichen Höchstarbeits- und Mindestruhezeiten vor. 

^{Nettoarbeitszeiten sind nicht mit einer echten Arbeitszeiterfassung gleichzusetzen.}

Arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen verursachen nicht nur Kosten, – Anwälte, Prozesskosten, steigende Betriebs-Haftpflichtprämien –, sondern binden auch wertvolle Ressourcen. Gleiches gilt für die auf Anordnung der Behörden zu erbringenden Arbeitszeitnachweise. 

Hat man in der Vergangenheit auf eine Zeiterfassung verzichtet, müssen Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam größere Zeiträume eines bestimmten Falles rekonstruieren. Ist dies trotz aller Mühe nicht mehr möglich, drohen Bußgelder im fünfstelligen Bereich.

^{Es kostet viel Arbeitszeit, Arbeitszeiten zu rekonstruieren.}

Immer mehr Unternehmen legen aus Wettbewerbsgründen großen Wert auf Zertifizierungen, zumeist auf Grundlage der so genannten ISO-Normen. ISO 45001 (Arbeitsschutz) zum Beispiel dürfte aber ohne Arbeitszeiterfassung in weite Ferne rücken, auch wenn sie nicht ausdrücklich gefordert wird. In interne und externe Audits startet man also bereits mit Minuspunkten.

Bei wiederholten Fällen von Verletzungen des Arbeitsschutzes – dazu zählt nicht nur in den Augen der Aufsichtsbehörden eben auch eine fehlende Arbeitszeiterfassung – „genießen“ Unternehmen zudem ganz schnell die ungewollte Aufmerksamkeit von Betriebsräten und Gewerkschaften und auch das Risiko von Betriebsprüfungen steigt an. Das Arbeitsschutzgesetz ermächtigt die Behörden laut § 22 ArbschG sogar dazu, in Ausnahmefällen bei Arbeits- und Pausenzeiten sowie der Schichtplanung in die betriebseigene Organisation einzugreifen.

^{Aufsichtsbehörden dürfen bei Verletzungen des Arbeitsschutzes in Arbeits- und Pausenzeiten eingreifen.}