Wie schreibe ich einen guten Dienstplan?

Unsere Serie "Dienstplan-Wissen" dient zur Auffrischung und Vertiefung Ihres Wissens über verschiedene Themengebiete rund um die Personaleinsatzplanung. Nach unseren Beiträgen zum rollierenden Schichtplan und der richtigen Urlaubsplanung gehen wir nun auf die Komplexität der Dienstplanung selbst ein.

Den Dienstplan können Sie mit Bleistift und Papier, in einer Tabellenkalkulation oder mit einer speziellen Softwarelösung erstellen. Ganz gleich, mit welchen Werkzeug Sie arbeiten: die Planung erfordert immer die richtigen Planungskriterien und eine passende Strategie.

Ein guter Dienstplan muss eine Reihe von Kriterien erfüllen, die wir hier näher beleuchten.

Zuerst muss ein Dienstplan natürlich das primäre Planungsziel erreichen: Die erforderliche Besetzungsstärke wird in der benötigten Qualität in allen Schichten erreicht.

Ein weiteres Ziel liegt meist darin, kostengünstige Arbeitskräfte einzusetzen und Überstunden zu vermeiden, um die betrieblichen Kosten gering zu halten.

Neben Gesetzen zum Arbeitsrecht erfordern auch einzelne Gerichtsurteile besondere Berücksichtigung bei der Dienstplanung. 

Das Einhalten von Gesetzen kann durch Aufsichtsämter wie die Gewerbeaufsicht oder Begutachtungsdienste wie den Medizinischen Dienst (MD) geprüft werden.

Weitere Kriterien ergeben sich aus den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter und den gültigen Dienst- und Betriebsvereinbarungen. 

Geregelt werden hier insbesondere Arbeitszeit, Urlaub, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Zuschläge (z. B. Nachtarbeit, Feiertage) und Zulagen sowie der Einsatz in besonderen Diensten (Rufdienste, Bereitschaftsdienste, Abrufarbeit etc.).

Ein Dienstplan steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Deshalb sollte der Dienstplaner versuchen, die Wünsche der Mitarbeiter - so weit möglich - zu berücksichtigen. 

Ebenfalls ist Fairness ein wichtiges Planungskriterium. Unbeliebte Dienste – zum Beispiel an Feiertagen wie Weihnachten - sollten zwischen den Mitarbeitern gerecht verteilt werden.

Zielkonflikte lassen sich nicht immer umgehen. So gibt es Mitarbeiter, die gerne regelmäßig im Nachtdienst oder am Wochenende arbeiten, obwohl dieses ihrer Gesundheit nicht zuträglich ist und arbeitswissenschaftlichen Prinzipien widerspricht.

Auch lassen sich Überstunden nicht immer vermeiden, wenn bestimmte Dienste zu besetzen sind. Die Erfordernisse des täglichen Betriebes und die persönlichen Präferenzen der Mitarbeiter harmonieren also selbst bei sorgfältiger Planung nicht unbedingt miteinander.

Bei dieser Strategie dient der letzte Plan als „Kopiervorlage“. In einem zweiten Schritt wird der „alte Plan“ an die neuen Gegebenheiten angepasst, wie beispielsweise an eine geänderte Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
Diese Strategie funktioniert recht gut bei einer Wochenplanung, jedoch weniger gut bei Monatsplänen.

Ein Rollplan, auch Grunddienstplan oder Rahmenplan genannt, ist eine wiederkehrende Folge von Schichten, der zunächst unabhängig vom Mitarbeiter konzipiert wird. 

Einen „guten Rollplan“ zu entwickeln ist aufwändig und erfordert einige Kenntnisse. Einmal erstellt, erleichtert er die Dienstplanung jedoch ungemein. Außerdem lässt sich damit eine für die Mitarbeiter hohe Planungssicherheit über einen langen Zeitraum erreichen, was zu einer hohen Akzeptanz führt.

Wie ein Rollplan entwickelt wird, können Sie in unserem Blog-Beitrag Dienstplanwissen: Rollplan nachschlagen.

Die Selbstplanung leidet unter ähnlichen Problemen wie die Wunschplanung. Unbeliebte Dienste lassen sich meist nur unzureichend besetzen. Außerdem ergattern die schnellsten Mitarbeiter häufig die „besten Dienste“. Die Gerechtigkeit bleibt auf der Strecke.

Einige der aufgeführten Strategien lassen sich gut miteinander kombinieren, beispielsweise der Rollplan mit der Wunschplanung. Zuletzt muss jedoch immer der Dienstplaner über den Mitarbeitereinsatz entscheiden, da sich sonst die betrieblichen Ziele, also die erforderlichen Dienste passend zu besetzen, nicht erreichen lassen. 

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