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Wie schreibe ich einen guten Dienstplan?
Autor: Holger Montag
Veröffenlicht am: 21.02.2020
Unsere Serie "Dienstplan-Wissen" dient zur Auffrischung und Vertiefung Ihres Wissens über verschiedene Themengebiete rund um die Personaleinsatzplanung. Nach unseren Beiträgen zum rollierenden Schichtplan und der richtigen Urlaubsplanung gehen wir nun auf die Komplexität der Dienstplanung selbst ein.
Der gute Dienstplan: Kriterien und Strategien
Den Dienstplan können Sie mit Bleistift und Papier, in einer
Tabellenkalkulation oder mit einer speziellen Softwarelösung
erstellen. Ganz gleich, mit welchen Werkzeug Sie arbeiten: die
Planung erfordert immer die richtigen Planungskriterien und
eine passende Strategie.
Einen guten Dienstplan zu schreiben ist eine Herausforderung. Häufig benötigt ein Dienstplaner mehrere Stunden oder gar Tage für diese Aufgabe. Das ist nicht verwunderlich, denn die Arbeit ist anspruchsvoll.
Insbesondere wenn eines oder mehrere der folgenden Kriterien auf Ihre Planungsaufgabe zutreffen, lohnt es sich, systematisch an die Sache heranzugehen:
- Bei der Dienstplanung muss mehr als eine Schicht
pro Tag besetzt werden.
- Bei der Planung werden Teilzeit- und Vollzeitkräfte eingesetzt.
- An Wochenenden oder Feiertagen muss gearbeitet werden.
- Unterschiedliche Qualifikationen oder Aufgaben sind bei der Planung zu berücksichtigen.
Welche Kriterien muss ein guter Dienstplan erfüllen?
Ein guter Dienstplan muss eine Reihe von Kriterien erfüllen, die wir hier näher beleuchten.
1. Betriebliche Ziele
Zuerst
muss ein Dienstplan natürlich das primäre Planungsziel erreichen:
Die erforderliche Besetzungsstärke wird in der benötigten
Qualität in allen Schichten erreicht.
Ein
weiteres Ziel liegt meist darin,
kostengünstige
Arbeitskräfte einzusetzen und Überstunden zu vermeiden, um die
betrieblichen Kosten gering zu halten.
2. Gesetzliche Vorgaben
Gesetzliche Kriterien müssen bei der Dienstplanung immer eingehalten werden. Das Arbeitszeitgesetz ist hier an erster Stelle zu nennen.
Für
die Planung relevant ist insbesondere die Mindestruhezeit zwischen den Schichten (§5 ArbZG). Aber auch die maximale tägliche
Arbeitszeit, die maximale Wochenarbeitszeit sowie die Ausgleichstage
für Sonn- und Feiertagsarbeit sind bei der Planung zu
berücksichtigen.
Weitere
Gesetze, die bei der Dienstplanung eine Rolle spielen, sind beispielsweise das
Bundesurlaubsgesetz, das
Mutterschutzgesetz, das
Jugendarbeitsschutzgesetz,
das Schwerbehindertengesetz
und das Mindestlohngesetz.
Neben Gesetzen zum Arbeitsrecht erfordern auch einzelne Gerichtsurteile besondere Berücksichtigung bei der Dienstplanung.
Das Einhalten von Gesetzen kann durch Aufsichtsämter wie die Gewerbeaufsicht oder Begutachtungsdienste wie den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) geprüft werden.
3. Mitarbeiterverträge
Weitere Kriterien ergeben sich aus den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter und den gültigen Dienst- und Betriebsvereinbarungen.
Geregelt werden hier insbesondere Arbeitszeit, Urlaub, Arbeitszeitkonten, Überstunden, Zuschläge (z. B. Nachtarbeit, Feiertage) und Zulagen sowie der Einsatz in besonderen Diensten (Rufdienste, Bereitschaftsdienste, Abrufarbeit etc.).
4. Akzeptanz der Mitarbeiter
Ein Dienstplan steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Deshalb sollte der Dienstplaner versuchen, die Wünsche der Mitarbeiter - so weit möglich - zu berücksichtigen.
Ebenfalls ist Fairness ein wichtiges Planungskriterium. Unbeliebte Dienste – zum Beispiel an Feiertagen wie Weihnachten - sollten zwischen den Mitarbeitern gerecht verteilt werden.
5. Arbeitswissenschaftliche Kriterien
Auch arbeitswissenschaftliche Kriterien wie „nicht mehr als 4 Nachtschichten in Folge“ und „Wechsel vom Früh- in den Spätdienst und nicht umgekehrt“ sollten bei der Planung berücksichtigt werden.
Andernfalls steigt die Gefahr für
Mitarbeiter, die im Schichtdienst eingesetzt werden, auf Dauer krank
zu werden.
6. Robuste Planung
Schließlich sollte ein guter Dienstplan auch den möglichen Ausfall einzelner Mitarbeiter und kurzfristige Bedarfsänderungen kompensieren.
Dieser Spielraum gewährleistet eine beständige Planung, die nicht nur für Verlässlichkeit sorgt, sondern auch arbeitsintensives Nachjustieren erspart.
7. Frühzeitige Veröffentlichung
Ein guter Dienstplan zeichnet nicht zuletzt durch frühzeitige Veröffentlichung aus. Und ermöglicht es Mitarbeitern, ihre privaten Termine mit ihren beruflichen Verpflichtungen langfristig zu koordinieren. Das schafft Planungssicherheit über den Dienst hinaus, erhöht die Motivation und vermeidet Konflikte.
Zielkonflikte bei der Planung
Zielkonflikte
lassen sich nicht immer umgehen. So gibt es Mitarbeiter, die gerne regelmäßig im
Nachtdienst oder am Wochenende arbeiten, obwohl dieses ihrer
Gesundheit nicht zuträglich ist und
arbeitswissenschaftlichen Prinzipien widerspricht.
Auch lassen sich Überstunden nicht immer vermeiden, wenn bestimmte Dienste zu besetzen sind. Die Erfordernisse des täglichen Betriebes und die persönlichen Präferenzen der Mitarbeiter harmonieren also selbst bei sorgfältiger Planung nicht unbedingt miteinander.
Welche Strategie bietet sich an?
1. Den Dienstplan auf der Basis des letzten Plans erstellen
Bei dieser Strategie dient der letzte Plan als „Kopiervorlage“.
In einem zweiten Schritt wird der „alte Plan“ an die neuen
Gegebenheiten angepasst, wie beispielsweise an eine geänderte
Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
Diese Strategie funktioniert
recht gut bei einer Wochenplanung, jedoch weniger gut bei
Monatsplänen.
2. Den Dienstplan auf Basis eines Rollplans erstellen
Ein Rollplan, auch Grunddienstplan oder Rahmenplan genannt, ist eine
wiederkehrende Folge von Schichten, der zunächst unabhängig vom
Mitarbeiter konzipiert wird.
Einen „guten
Rollplan“ zu entwickeln ist aufwändig und erfordert einige
Kenntnisse. Einmal erstellt, erleichtert er die Dienstplanung jedoch
ungemein. Außerdem lässt sich damit eine für die Mitarbeiter hohe Planungssicherheit über einen langen Zeitraum erreichen, was
zu einer hohen Akzeptanz führt.
Wie ein Rollplan entwickelt wird, können Sie in unserem Blog-Beitrag Dienstplanwissen:Rollplan nachschlagen.
3. Den Dienstplan auf Basis der Mitarbeiterwünsche erstellen
Die Mitarbeiter wissen in vielen Fällen bereits, wie sie gerne arbeiten möchten. Die „gesammelten Wünsche“ können als Grundlage für den Dienstplan dienen.
In der Praxis stellt dieser Ansatz nur eine Ergänzung dar, da sich unbeliebte Dienste oftmals so nicht adäquat besetzen lassen.
4. Die Mitarbeiter schreiben ihren eigenen Dienstplan
Verwandt mit der Wunschplanung ist die Selbstplanung der Mitarbeiter.
Dabei schreibt der Dienstplaner die zu besetzenden Dienste aus und
die Mitarbeiter tragen sich in den Plan ein.
Die Selbstplanung leidet unter ähnlichen Problemen wie die Wunschplanung. Unbeliebte Dienste lassen sich meist nur unzureichend besetzen. Außerdem ergattern die schnellsten Mitarbeiter häufig die „besten Dienste“. Die Gerechtigkeit bleibt auf der Strecke.
5. Mehrere Strategien kombinieren
Einige der aufgeführten Strategien lassen sich gut miteinander kombinieren, beispielsweise der Rollplan mit der Wunschplanung. Zuletzt muss jedoch immer der Dienstplaner über den Mitarbeitereinsatz entscheiden, da sich sonst die betrieblichen Ziele, also die erforderlichen Dienste passend zu besetzen, nicht erreichen lassen.
Idealerweise stimmen Mitarbeiter sich in Teams untereinander ab und verteilen ihre Dienste gerecht. Wie dies im Pflegebereich umsetzbar ist und die Mitarbeiter sich mit Spaß an der Dienstplanung beteiligen, erforschen Modellprojekte wie etwa GamOR des Fraunhofer Instituts, an dem auch die SIEDA GmbH maßgeblich beteiligt ist.
Und unser vorangegangener Februar-Blog Viva la Pflege! zum Thema Ausländische Pflegekräfte zeigt auf, wie mit gutem Willen und etwas Glück möglicherweise alle Mitarbeiter eines Teams schichtfreie Feiertage im Kreis ihrer Familien genießen können.
Tipp:
Eine ebenso professionelle wie einfache Lösung, die vorgenannten Strategien in der Dienstplanung umzusetzen, ist zum Beispiel biduum®. Diese Online App verfügt über eine intuitive Programmoberfläche sowie einen großen Funktionsumfang. Und noch viel mehr spricht für den Einsatz dieser professionellen Software, denn sie ist:
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