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Themen rund um die Personaleinsatzplanung
Wie strukturiere ich meinen Schichtplan?
Autor: Sabine Klein (SIEDA)
Veröffentlicht am: 29.08.2022
Unsere Serie "Dienstplan-Wissen" bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Wissen rund um die Personaleinsatzplanung aufzufrischen und zu erweitern. Nach unseren Blog-Beiträgen zur richtigen Urlaubsplanung, den Kriterien einer guten Dienstplanung und zum Ausfallmanagement kehren wir noch einmal zurück zum rollierenden Schichtplan. Anknüpfend an unseren früheren Artikel geben wir Ihnen einen Einblick in die Auswahl von Planstrukturen.
Der rollierende Schichtplan
Rollierende Schichtpläne ermöglichen eine effektive Planung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen einzelner Mitarbeiter. Sie bilden somit die Grundlage für die langfristige Dienstplanung.
Schichten und freie Tage werden im rollierenden Plan für Mitarbeiter so angelegt, dass sich deren Abfolge nach einiger Zeit wiederholt - üblicherweise nach mehreren Wochen. Die Herausforderung besteht bei der Planung vor allem darin, Schichten zeitlich zu verteilen und Mitarbeiter passend und gerecht zu besetzen. Schließlich möchte man nicht an jedem Wochenende oder öfter als alle anderen Kollegen in der Nachtschicht eingesetzt werden.
An dieser Stelle kommen Planstrukturen ins Spiel, die ein systematisches Vorgehen bei der Problemlösung bieten.
Was ist eine Planstruktur?
Innerhalb eines Rollplans bzw. Rahmenarbeitsplans werden Gruppen gebildet, die auf unterschiedlichen Schichten arbeiten, z.B. einer Tages- oder Spätschicht. Planstrukturen legen fest, wie diese Schichtgruppen gebildet und zeitlich verteilt werden.
Die Schichtgruppen setzt ein Dienstplaner dabei kombiniert oder unabhängig voneinander ein, um die insgesamt benötigte Besetzungsstärke zu erreichen. Verschiedene Arten von Planstrukturen unterscheiden sich vor allem in Anzahl und Größe der Schichtgruppen.
Planstrukturen kommen sowohl in einfachen als auch in komplexen Rollplänen zum Einsatz. Um die grundlegenden Arten von Planstrukturen zu untersuchen, bleiben wir in diesem Beitrag beim Beispiel der einfachen Rahmenpläne, die gekennzeichnet sind durch:
- dieselbe Wochenarbeitszeit aller Schichten
- dieselbe Besetzungsstärke je Schicht
- gleich große Schichtgruppen
- kein Ausfallmanagement bzw. keine Reserveplanung
- einheitliche Qualifikationen oder Aufgaben der Mitarbeiter
Welche Planstrukturen gibt es?
Idealtypisch existieren drei Planstrukturen, die in der Realität jedoch meist abgewandelt bzw. kombiniert eingesetzt werden:
- Klassische Gruppen: Es bestehen wenige große Gruppen, die der benötigten Besetzungsstärke entsprechen und immer gemeinsam anwesend sind oder gemeinsam frei haben. Jede Schicht wird über eine Gruppe abgebildet, sodass verschiedene Gruppen nicht zusammen in einer Schicht arbeiten, also Gruppen nicht kombiniert werden.
- Gruppenkombination: Hier werden mehrere kleine Gruppen gebildet, die so kombiniert werden, dass die Besetzungsstärke je Schicht erreicht wird.
- Übergroße Gruppen: Die Gruppengröße liegt über der benötigten Besetzungsstärke, wobei einem Teil der Gruppe jeweils freigegeben wird.
Um verschiedene Planungsprobleme und eine mögliche Lösung mit Hilfe von Planstrukturen zu veranschaulichen, nutzen wir das Beispiel des Restaurantbetriebs "Mahlzeit" mit folgenden Gegebenheiten:
- Täglich, außer an Ruhetagen, wird in einer Tagschicht (T) sowie einer Spätschicht (S) gearbeitet.
- Die Arbeitszeit beträgt jeweils 8 Stunden.
- Die Besetzungsstärke beider Schichten liegt bei 4 Personen. Es müssen also in jeder Tag- und jeder Spätschicht immer 4 Personen gleichzeitig anwesend sein, um alle Aufgaben erledigen zu können.
1. Klassische Gruppe
Im Beispiel des Restaurants "Mahlzeit" werden bei einer Sollwochenarbeitszeit von 40 Stunden/Woche täglich jeweils 4 Personen in der Tag- sowie der Spätschicht benötigt.
Sonntag und Montag sind Ruhetage, an denen das Restaurant geschlossen bleibt.
Mit einem klassischen Plan lassen sich hier 2 Gruppen mit einer Bruttobetriebszeit von 80 Stunden/Woche realisieren.
Somit ergibt sich für das Restaurant "Mahlzeit" eine Bruttobetriebszeit von 80 h, bestehend aus 5 Tagschichten (bzw. Spätschichten) mit je 8 h und einer Besetzungsstärke von jeweils 4 Personen = (5 x 8 h x 4 + 5 x 8 h x 4) : 4
Was ist die Bruttobetriebszeit?
Die Bruttobetriebszeit beschreibt die bezahlten Arbeitsstunden pro Woche inklusive bezahlter Pausen, Übergabezeiten etc. Im einfachsten Fall, d.h. bei einheitlicher Besetzungsstärke, errechnet sie sich als:
Bruttobetriebszeit = Arbeitsstunden/Besetzungsstärke
Klassische Pläne lassen sich recht einfach planen und ermöglichen Mitarbeitern einen regelmäßigen, kalkulierbaren Turnus ihrer Schichten. Die Art der Schicht wechselt innerhalb eines Rollplans über die Wochen hinweg, sodass Gruppen nicht immer die gleiche Schicht übernehmen müssen.
Nachteile bestehen darin, dass sich die Schichtgruppen bei ihrer Arbeit nicht begegnen und somit immer innerhalb der gleichen Konstellation gearbeitet wird, was beispielsweise den Wechsel zwischen Gruppen erschwert. Außerdem ermöglichen diese Pläne nur Bruttobetriebszeiten, die ein Vielfaches der Wochenarbeitszeit sind, da gilt:
Wochenarbeitszeit = Bruttobetriebszeit/(Anzahl der Gruppen)
Im Beispiel waren 40 h/Woche vorgegeben, die sich aus 80 h : 2 ergeben.
Mit diesem Vorgehen lassen sich also vor allem Standardwochenarbeitszeiten gut beschreiben. Anpassungen der Bruttobetriebszeit müssten in diesem Modell durch andere Wochenarbeitszeiten oder Überstunden realisiert werden.
2. Gruppenkombinationen
Gruppenkombinationen sind üblicherweise umfangreicher als klassische Pläne, erlauben dafür aber andere Bruttobetriebszeiten. Setzen Sie diese insbesondere dann ein, wenn die Bruttobetriebszeit keine Gruppen zulässt, die der Besetzungsstärke entsprechen. Wir orientieren uns noch einmal am Restaurant "Mahlzeit", um dies beispielhaft zu erläutern:
Wenn das Restaurant nun auch sonntags öffnen möchte, z.B. mit einer zusätzlichen Tagschicht für Mittagessen, kann die Wochenarbeitszeit der Tagschichtmitarbeiter im klassischen Plan nicht einfach um eine Schicht sonntags erhöht werden. Dies würde sowohl die Wochenarbeitszeit übersteigen als auch den Mitarbeitern auf Dauer zu wenig Freizeit bieten.
Als einfache Lösung im Rahmen von Gruppenkombinationen lassen sich 5 Gruppen à 2 Personen bilden, sodass jede Schicht mit 4 Mitarbeitern besetzt ist. Wird der Plan rolliert, werden die Frei- und Arbeitszeiten jeweils auf andere Wochentage verteilt. Ein rollierender Plan bringt bei Gruppenkombinationen den zusätzlichen Vorteil, dass über die Wochen hinweg unterschiedliche Gruppen zusammenarbeiten.
Insgesamt werden in dieser Planung 10 Personen benötigt, während die klassische Planung im vorherigen Beispiel mit nur 8 Personen auskommt. Allerdings kann die "Mahlzeit" nun zusätzlich sonntags tagsüber öffnen, was innerhalb des klassischen Plans nicht einfach realisierbar ist.
Es gilt bei Gruppenkombinationen:
Wochenarbeitszeit = (Bruttobetriebszeit x Anzahl gleichzeitig anwesender Gruppen) : (Anzahl der Gruppen)
Im Beispiel ergibt sich damit eine Wochenarbeitszeit von 35,2 Stunden = (88 h x 2) : 5
3. Übergroße Gruppen
Einsetzbar sind übergroße Gruppen besonders dann, wenn die Bruttobetriebszeit keine ganzen Gruppen erlaubt, unterschiedliche Besetzungsstärken vorliegen oder Gruppen eher unabhängig voneinander arbeiten sollen.
Ähnlich zur Planstruktur Gruppenkombination helfen übergroße Gruppen dabei, andere Bruttobetriebs- bzw. Wochenarbeitszeiten zu erzielen.
Im Gegensatz zur Gruppenkombination arbeiten übergroße Gruppen jedoch nicht mit mehreren kleinen Gruppen, die kombiniert werden, sondern mit wenigen großen Gruppen, deren Mitglieder stets gemeinsam Dienst haben.
Für die einzelnen Mitglieder der Gruppen sind zusätzlich regelmäßig freie Schichten einzuplanen.
Das Beispiel aus der Gruppenkombination mit einer Bruttobetriebszeit von 88 h könnte auch mittels übergroßer Gruppen (in diesem Beispiel 2 Gruppen mit jeweils 5 Teilgruppen) gelöst werden.
Wochenarbeitszeit = (Bruttobetriebszeit x Anzahl gleichzeitig anwesender Gruppen) : (Anzahl der Gruppen x Anzahl der Teilgruppen)
Die Wochenarbeitszeit beträgt für übergroße Gruppen in diesem Beispiel ebenfalls 35,2 Stunden = (88 h x 4) / (2 x 5).
Durch übergroße Gruppen können unter anderem verschiedene Arbeitszeiten oder Besetzungsstärken besser abgefangen werden. Auch das Ausfallmanagement wird erleichtert, da ggf. ein Mitarbeiter aus der Teilgruppe, die gerade frei hat, eingeplant werden kann.
Die aufgeführten Beispiele bilden lediglich die idealtypische Grundlage für die Schichtplanung. Es sind keine Pausen, Ausfälle und Reserven, flexible Arbeitszeiten oder Teilzeitkräfte berücksichtigt.
In den Plandarstellungen werden jeweils nur die ersten beiden Wochen eines möglicherweise umfangreicheren Rahmenplans abgebildet. Außerdem spielen in der Realität auch ergonomische Aspekte und Mitarbeiterwünsche eine Rolle.
Diese Anforderungen führen zu komplexen Planungsstrukturen, in denen nicht alle Gruppen und Schichten gleichbehandelt werden.
Was ist bei der Plangestaltung zu beachten?
Um die passende Planstruktur zu finden, muss zwischen verschiedenen Aspekten abgewogen werden. Schließlich stehen neben einer perfekten personellen Abdeckung auch zufriedene Mitarbeiter und deren gerechte Aufteilung auf die Schichten im Fokus.
Dabei helfen folgende Fragestellungen:
- Wie gut deckt die gewählte Planstruktur die Bruttobetriebszeit ab? Bestehen zu große Abweichungen von der Sollwochenarbeitszeit?
- Welche Rolle spielt die Gruppenstärke und -besetzung? Sollen die Gruppen regelmäßig zusammenarbeiten oder eher nicht gemischt werden? Sind besondere Qualifikationen zu beachten?
- Ist die Verteilung der Schichten über den Rollplan hinweg fair?
- Lassen sich ggf. mit einer anderen Planstruktur bessere Pläne entwickeln?
Wie kann ein initialer Schichtplan erstellt werden?
- Häufig wird mit einem klassischen Plan - also klassischen Gruppen - begonnen und die Struktur dann weiter zerlegt und verfeinert, bis die gewünschte Planstruktur erreicht ist.
- Eine zweite Möglichkeit besteht darin, Basisfolgen anzulegen und diese als sich wiederholende Schichtfolgen in den Rahmenplan einzuarbeiten. Dadurch kann ein guter Überblick über die Verteilung der Schichten und deren Abfolge erreicht werden.
- Die dritte Option besteht in der direkten Plangestaltung ohne vordefinierte Schichtfolgen oder initiale Planmuster anzulegen.
Generell lohnt es sich, mehrere Planstrukturen zu entwickeln und diese zu vergleichen, um zur besten Lösung zu gelangen.
Welche Software hilft mir bei der Erstellung eines Rahmen- oder Rollplans?
Wie erwähnt, müssen bei der initialen Erstellung von Rollplänen viele Aspekte berücksichtigt werden. Eine clevere Software wie der OC:Planner in Kombination mit dem Arbeitszeit- und Schichtplanmanagement OC:Rota gleicht quantitative Daten und qualitative Faktoren ab und unterstützt Sie bei der Optimierung von Abläufen und der Kalkulation des erforderlichen Personalbedarfs. So können Sie perfekt abgestimmte und gerechte Schichtfolgen für Ihre Mitarbeiter erstellen.
Weiterführende Literatur
Zum Themengebiet Schichtplanung gibt es vertiefende Literatur. Im Zuge dieses Artikels wurde auf das folgende Buch zurückgegriffen: Handbuch Schichtpläne von Johannes Gärtner und Co., vdf Hochschulverlag. Schauen Sie gerne einmal in die Leseprobe des Buchs.
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