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OC:Planner
Feuerwehr Koblenz: Weniger Aufwand, mehr Übersicht
„Der OC:Planner verschiebt die Verantwortlichkeiten dorthin, wo sie hingehören.“
Bei der Feuerwehr Koblenz werden die Dienstpläne für die Mitarbeiter von drei Feuerwachen plus integrierter Leitstelle mit der Software der SIEDA erstellt. Obwohl sie den OC:Planner erst seit etwa einem Jahr intensiv nutzen, sind die Planungsverantwortlichen schon jetzt von der Anwendung begeistert. Weshalb, lesen Sie im Interview mit Abteilungsleiter Florian Bischoff.
Die Feuerwehr Koblenz:
3 Feuerwachen
1 integrierte Leitstelle
225 Mitarbeiter (Leitstelle, Einsatzdienst, Tagesdienst, Verwaltung, Werkstatt, Aushilfskräfte und Azubis)
SIEDA: Herr Bischoff, wie haben Sie Ihre Mitarbeiter vor Einführung der SIEDA-Software geplant?
Florian Bischoff: Nun, die Feuerwehr ist sehr kreativ bei der Suche nach Möglichkeiten. Vorm OC:Planner behalfen wir uns mit eigens dafür erstellten Excel-Listen, die über Jahrzehnte gewachsen und irgendwann an ihre Grenzen gestoßen waren. Bei einer Feuerwache war das Planen per Excel noch möglich, aber bei zwei oder drei Wachen inklusive Leitstelle ging das nicht mehr.
SIEDA: Wegen der Datenmenge?
Florian Bischoff: Unter anderem. Das System hatte sehr unverständliche und intransparente Excel-Planungen und Zeiterfassungsstrukturen hervorgebracht, die spätestens mit der Umstellung auf die zweite und dritte Feuerwache nicht mehr funktionabel gewesen wären.
Zur Person: Florian Bischoff
Florian Bischoff ist seit 20 Jahren Mitglied der Berufsfeuerwehr, Abteilungsleiter für Einsatz und Organisation und Personalplaner für den Führungsdienst bei der Feuerwehr Koblenz.
In seinen Zuständigkeitsbereich fallen zahlreiche Aspekte rund um den Personalapparat, zum Beispiel Personalplanung, Wachenleitung, Einsatzdienst, Qualitätsmanagement, Zusammenarbeit mit freiwilligen Feuerwehren oder Veranstaltungen im Stadtgebiet.
SIEDA: Also eine Menge Gründe für einen Wechsel. Wie aber wurden Sie auf die SIEDA und ihre Software aufmerksam?
Florian Bischoff: Es stand fest, dass wir das Rad nicht neu erfinden, sondern auf bewährte Systeme aufbauen wollten. Die SIEDA und ihre Software CareMan [Anmerkung: Dies ist die im Rettungsdienst gebräuchliche Bezeichnung des OC:Planner] waren am Markt und bei bekannten Organisationen etabliert. Wir konnten die Stadtverwaltung davon überzeugen, dass wir mit der SIEDA-Software am besten unsere Anforderungen abdecken und dürfen sie nun glücklicherweise inklusive ihrer Zeiterfassung nutzen.
SIEDA: Sie betreiben OC:Planner als Cloudsoftware. Warum?
Florian Bischoff: Wir hatten im Vorfeld erwogen, die Software im städtischen IT-System und auf Servern der Stadt zu betreiben, aber die personellen Ressourcen zur Implementierung waren beschränkt. Also entschlossen wir uns dazu, sie als Cloudsystem bei der SIEDA hosten zu lassen. Die niedrigen monatlichen Kosten haben diese Entscheidung positiv beeinflusst. Dennoch ist das Hosting im eigenen Haus das Fernziel unserer städtischen IT.
OC:Planner = DSM-Ware = CareMan: Marktführer bei Feuerwehren und Rettungsdiensten
Wir verfügen über fast 30 Jahre Erfahrung und unsere Berater über eine umfassende Expertise in Ihrer Branche. Auch deshalb sind wir mit unserer Dienstplan-Software Marktführer bei Feuerwehren und Rettungsdiensten. Unsere Personaleinsatzplanung OC:Planner ist genau auf die Bedürfnisse von Feuerwehren und Rettungsdiensten beim Schreiben des Schichtplans inklusive Jahresplanung zugeschnitten. Der gleichnamige Schichtplan OC:Planner - der je nach Branche auch unter dem Namen DSM-Ware (Feuerwehr) oder CareMan (Rettungsdienst) bekannt ist - kann individuell um weitere Funktionen wie Zeiterfassung, Mitarbeiterportal usw. ergänzt werden. So können Sie sich Ihre Arbeit Schritt für Schritt erleichtern.
SIEDA: Wie gestaltete sich die Implementierungsphase der Software?
Florian Bischoff: Zu Beginn der Umsetzung waren die Berater der SIEDA oft vor Ort dabei. Das hat gut funktioniert, auch wenn wir mehrere Termine benötigten, um die Vielfalt an Informationen zu verarbeiten. Die ersten drei Monate über erarbeiteten wir uns dann erste Grundlagen, nutzten die Software aber noch nicht intensiv.
SIEDA: Weshalb nicht?
Florian Bischoff (lacht): Anfangs waren wir ein bisschen träge und konnten den zeitlichen Aufwand noch nicht erfassen. Wir dachten, wir bekämen die Umstellung nebenbei hin. Außerdem lag unser Fokus auf der Inbetriebnahme der dritten Feuerwache. Die SIEDA hat dann das Tempo angezogen, so dass wir als Anwender tiefer einsteigen, die Mechaniken verstehen und den OC:Planner zügig in Betrieb nehmen konnten.
SIEDA: Die regelmäßigen Vor-Ort-Termine der SIEDA waren also hilfreich?
Florian Bischoff: Ja, sehr – vor allem gleich zu Beginn der Implementierung. Im Nachhinein gesehen, hätten wir an diesem Konzept festhalten sollen, schwenkten aber aus Kostengründen auf Video-Termine um. Das hatte den Nachteil, dass nicht jeder Mitarbeiter alles mitbekam und unter den vielen verschiedenen Beteiligten - unser Projektteam wurde um Führungskräfte der verschiedenen Wachen ergänzt - ein Halbwissen entstand, das zu vielen Rückfragen führte.
SIEDA: Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit der SIEDA?
Florian Bischoff: Die Berater der SIEDA wissen, was sie tun, verstehen, was wir wollen, und kennen sich mit Feuerwehren aus. Unsere Bedürfnisse sind Ihnen bewusst und wenn wir vom HLF reden, wissen Sie, dass es ein Hilfslöschfahrzeug ist. Das ist in der Kommunikation wichtig und erspart lange Erklärungen – und damit viel Zeit. Auch der Support ist perfekt, das Ticketsystem funktioniert super. Auf Anfragen erfolgt in kürzester Zeit eine Rückmeldung. Großes Lob auch dafür.
SIEDA: War der Übergang von der Excel-Liste zum elektronischen Dienstplan schwierig?
Florian Bischoff: Anfangs planten wir, die Excel-Listen parallel weiterzuführen, falls Fehler auftauchen. Das haben wir drei Monate lang durchgezogen und dabei festgestellt, dass die Software alles richtig macht und alles passt.
SIEDA: Fühlen sich Ihre Dienstplaner mit dem neuen System wohler als mit Excel?
Florian Bischoff: Fehler kann man natürlich auch in einer Software machen oder etwas löschen, aber es hat nicht mehr die Tragweite der Excel-Liste. Notfalls kann man anhand der Änderungshistorie auch noch nachvollziehen, was geändert wurde, und dies rückgängig machen. Daher herrscht unter den Dienstplanern große Akzeptanz des OC:Planner.
SIEDA: Und wie kommen Ihre Mitarbeiter mit der Software zurecht?
Florian Bischoff: Vor dem OC:Planner hatten sie ja wegen der Excel-Listen keinerlei Informationen über die Dienstplanung, ihren Resturlaub oder den Stundensatz. Diese Infos erhielten sie etappenweise über Ausdrucke des Wachhabenden aus der Excel-Liste. Jetzt haben wir das Mitarbeiterportal und die Kollegen können schauen, was sich ändert oder wer als Tauschpartner in Frage kommt.
SIEDA: Somit können sich Ihre Mitarbeiter nun schneller informieren und austauschen?
Florian Bischoff: Ja, eine solche Informationsplattform war bislang unbekannt und sie macht die Sache für alle deutlich einfacher und transparenter. Den Tagesdienstplan dagegen hatten wir auch früher schon als Export in die Cloud hochgeladen, das führen wir 1:1 weiter. So können unsere Mitarbeiter sich auch über ihren Einsatzort in der nächsten Schicht informieren.
Das Mitarbeiterportal OC:MyPlan
Dies sind aber nur einige Funktionen des praktischen, an den OC:Planner angepassten Mitarbeiterportals OC:MyPlan. Mit dem "Dienstplan in der Westentasche" kann man allzeit und überall seine Schichtpläne einsehen, Urlaubsanträge stellen, sich - sofern diese Funktionen durch den Dienstplaner freigegeben wurden - mit Kollegen abstimmen, Schichten tauschen, Einsatzwünsche eingeben oder sich auf vakante Dienste bewerben.
SIEDA: Das Mitarbeiterportal OC:MyPlan wird also gut angenommen?
Florian Bischoff: Ja, die Mitarbeiter sind sehr zufrieden damit. Sie haben ihre Schichten und Resturlaube im Blick, können Urlaub selbst eintragen und sich über die Möglichkeiten informieren, ihre Überstunden abzubauen. Das alles verschiebt die Verantwortlichkeiten dorthin, wo sie hingehören, und entlastet den Wachhabenden, der vorher Anfragen bearbeiten und Stunden rückerstatten musste. Nun kann er Anträge mit einem Knopfdruck genehmigen - fertig.
SIEDA: Wie übersichtlich empfinden Sie als Dienstplaner die Software?
Florian Bischoff: Der für mich entscheidende Punkt ist, dass wir die Dienstplanung für drei Feuerwachen effektiv und mit sicherer Datenbankquelle generieren können. OC:Planner hilft bei der Sollbesetzung und beim Ausrollen der Schichtfolgen. Ich muss nicht mehr einzeln nachschauen, welcher Mitarbeiter an welchem Tag welchen Dienst hat. Das ist eine merkliche Erleichterung. Dazu kommt die Transparenz für die Dienstplaner, die Mitarbeiter und auch das Hauptpersonalamt.
SIEDA: Die mit den Excel-Listen vermutlich nicht gegeben war?
Florian Bischoff: In der städtischen Gesamtverwaltung ist vielen Mitarbeitern unklar, was die Feuerwehr eigentlich so macht. Denn unsere Überstunden wachsen trotz einer Aufstockung des Personalbestandes an und am Jahresende müssen wir Nachweise hierüber erbringen. Mit den Excel-Listen hatten wir keine gut auswertbare Datenbasis - mit dem OC:Planner schon. Ein wichtiger Punkt in der innerstädtischen Außenwirkung.
SIEDA: Sie nutzen neben dem OC:Planner und dem Mitarbeiterportal aber auch andere Module?
Florian Bischoff: Außer dem OC:Planner, dem Tagesdienstplan und dem Mitarbeiterportal nutzen wir auch die Zeiterfassung über OC:Time und Softterminals. Hardware-Terminals sind in Planung, über das Selbstadministrieren per Berichtseditor denken wir noch nach.
Die Zeiterfassung OC:Time
Natürlich bietet der OC:Planner auch ein Modul zur Zeiterfassung an: Diese erfolgt in OC:Time entweder am Terminal, am PC oder mobil über das Mitarbeiterportal. Fehlende Buchungen können ergänzt, Arbeitszeiten auf Wunsch vollständig nacherfasst und natürlich an Lohn- und Gehaltssysteme übergeben werden.
SIEDA: Haben Sie durch die Zeiterfassung OC:Time nun einen besseren Überblick über die Zeitkonten Ihrer Mitarbeiter?
Florian Bischoff: Manche Mitarbeiter haben – zum Beispiel durch den Einsatzdienst – bis zu 300 Überstunden aufgebaut. Durch einen monatlichen Abschluss der Zeitkonten haben wir nun einen viel besseren Überblick - ebenso wie die betreffenden Kollegen selbst über das Mitarbeiterportal. So können sie beizeiten gegensteuern. Außerdem sind wir mit dem OC:Planner und dem Mitarbeiterportal rechtlich abgesichert, auch das gab es vorher nicht.
SIEDA: Würden Sie einen Punkt des OC:Planner besonders hervorheben?
Florian Bischoff: Insgesamt gefällt mir das Gesamtkonstrukt an der Software besonders gut. Die einzelnen Programme, Funktionen und Module passen einfach zueinander und man kann zwischen ihnen hin und her springen.
SIEDA: Wie lautet Ihr Fazit zur Dienstplanung mit der SIEDA-Software?
Florian Bischoff: Der OC:Planner und seine Module haben uns dazu verholfen, den Dienstplan über mehrere Wachen hinweg sicher, zeitnah, transparent und somit nachvollziehbar für alle Mitarbeiter zu gestalten. Die Akzeptanz gegenüber der Dienstplanung wurde durch die Software massiv gesteigert und der Zeitaufwand optimiert. Wir bei der Feuerwehr Koblenz sind mit der Zusammenarbeit mit der SIEDA sehr zufrieden und freuen uns auf lange, lange Jahre Anwendung des OC:Planner.
SIEDA: Ein tolles Schlusswort, das hören wir gerne. Herr Bischoff, vielen Dank für Ihre Zeit und das Interview!
Video: Dienstplanung bei der Feuerwehr Koblenz
Sie würden gerne noch etwas mehr über die Dienstplanung in der Feuerwehr Koblenz mit der Software der SIEDA hören?
Aber gerne: In einem Video erläutern Abteilungsleiter Florian Bischoff, Wachabteilungsleiter Sebastian Bell und Sachgebietsleiter Timo Goedert, auf welchen Gebieten OC:Planner ihre Dienstplanung verbessert und für mehr Transparenz auf Planer- und Mitarbeiterseite geführt hat.
Fotos: Scullyphotographie