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SIEDA - Die Dienstplanspezialisten
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Ohne wenn und aber - so gelingt die jährliche Urlaubsplanung im Betrieb

Holger König

Autor: Holger König
Veröffenlicht am: 21.06.2019


Ohne wenn und aber - so gelingt die jährliche Urlaubsplanung im Betrieb

Ein neuer Beitrag zu unserer Serie "Dienstplan-Wissen leicht gemacht". Rund um den Sommer, zur Haupt-Urlaubszeit, zeigt sich immer wieder, wie wichtig die vorausschauende und abgestimmte Urlaubsplanung ist. So können Betriebe Engpässe vermeiden und die Mitarbeiter haben frühzeitig eine verbindliche Urlaubszusage. Wie Sie das schaffen, erfahren Sie hier.

1.     Frühzeitige Planung entspannt alle

2.     Wünsche beachten - Pflichten erfüllen

3.     Abwesenheitsquote berechnen und reagieren

4.     Steuerungswerkzeuge in der Urlaubsgenehmigung

5.     Kollisionen und Übertragungen in Folgejahre vermeiden

6.     Verbindliche Genehmigung

7.     Antrag und Genehm

Frühzeitige Planung sorgt für Struktur und Entspannung

Bestenfalls findet die Rahmen-Urlaubsplanung bereits zum Jahresende des Vorjahres statt. So haben alle Beteiligten frühzeitig Planungssicherheit. Es ist effektiv, im Rahmen dieser Planung bereits Großteile der Urlaube zu vergeben. Natürlich kann immer ein Restkontingent zur freien Verfügung bestehen bleiben, welches der Arbeitnehmer dann flexibel und bei kurzfristigen Bedarfen nutzen kann.

Zeit Plan
 

Wünsche & Pflichten in der Urlaubsplanung

In der Jahresurlaubsplanung sollte in gegenseitiger Abstimmung  stets versucht werden, die Urlaubswünsche der Beschäftigten zu erfüllen. Im gemeinsamen Dialog ist dies auch meist möglich, sofern ein Urlaubswunsch nicht den reibungslosen Betriebsablauf stört. Es gilt dabei gleichzeitig, die Beschäftigten gerecht und fair zu behandeln. 

Die Urlaubsplanung unterliegt dem arbeitsrechtlichen Prinzip der Mitbestimmung, zumindest was die allgemeinen Urlaubsgrundsätze angeht. Eine verpflichtende Urlaubsplanung kann auch in Betriebsvereinbarungen festgelegt werden. Generell ist eine Urlaubsplanung - unabhängig von der Unternehmensgröße - wichtig, um Konflikte innerhalb der Belegschaft und zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu vermeiden.

Wie viele Mitarbeiter können gleichzeitig in Urlaub gehen?

Es muss immer sichergestellt sein, dass der Personalbedarf abgedeckt bzw. Vertretungen vorhanden sind. Mit der sorgfältigen Urlaubsplanung sind Sie in der Lage, den Urlaub angemessen auf das Kalenderjahr zu verteilen. Sie vermeiden Unterbesetzungen in Abteilung oder auf zentralen Positionen.

Neben den Urlauben sind in der Planung selbstverständlich weitere Abwesenheiten zu berücksichtigen. Schulungen, Mutterschutz und Elternzeit können Sie oftmals bereits einplanen. Bei Krankheiten sieht dies anders aus. Es ist hilfreich, auszurechnen, wie viel Personalreserve Sie brauchen, um alle Abwesenheiten reibungslos abzudecken.

Der Abwesenheitsqoute-Rechner macht Kompliziertes einfach
Der Abwesenheitsqoute-Rechner macht Kompliziertes einfach

Nutzen Sie den SIEDA Abwesenheitsquote-Rechner. Mit diesem einfach zu bedienenden, interaktiven Werkzeug berechnen Sie den Personalbedarf für Abwesenheiten (inkl. Urlaub) mit wenigen Klicks. So erhalten Sie wertvolle Anhaltspunkte für Ihre Planung.

Steuerungswerkzeuge: Betriebsferien und Urlaubssperre

Sofern es vorhersehbare Arbeitsspitzen oder eine Präsenzpflicht für bestimmte Tage gibt, ist die Urlaubssperre eine mögliche Maßnahme, um Abwesenheiten von vorne herein auszuschließen. Das kann beispielsweise in einem Handels-Betrieb rund um das Weihnachtsgeschäft Sinn machen. 

Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, die Betriebsferien anordnen. Diese liegen dann außerhalb der betrieblichen Hochsaison. Bei Produktionsbetrieben kann eine geringe Auftragslage bzw. Auslastung oder der Ausfall von Zulieferern ein entsprechender Anlass sein.

Die wenigsten Unternehmen werden diese „Zwangs-Maßnahmen“ forcieren, sondern den Dialog mit den Mitarbeitern suchen. Vorgegebene Zeiträume, wie Betriebsferien, sind in einigen Branchen bereits so selbstverständlich und sinnvoll, dass sie von den Beschäftigten ohnehin akzeptiert und respektiert werden.

In allen Fällen gilt das Bundesurlaubsgesetz, in dem es heißt: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange […] entgegenstehen.“

Was tun bei kollidierenden Urlaubswünschen?

Mit der Ausnahme von Betriebsferien, können meist nicht alle Beschäftige gleichzeitig Urlaub nehmen. Wenn die Kollegen den Urlaub nicht untereinander abstimmen, dann braucht es eine Sozialauswahl. Das heißt, die Urlaubszusage und –vergabe  erfolgt durch den Chef nach sozialen Kriterien. Folgende Aspekte können dabei entscheiden:

  • Schulpflichtige Kinder (Urlaub in der Ferienzeit)
  • Urlaubsbindung des Beschäftigten (z.B. Auszubildende müssen Urlaub in den Ferien nehmen)

  • Urlaubsbindung des Partners (z.B. Partner ist im Schuldienst beschäftigt)

  • Alter und Betriebszugehörigkeit

  • Gesundheitliche Gründe oder pflegebedürftige Angehörige

Wie überall im Leben gilt: Mit konstruktivem Dialog und dem Austausch der Konfliktparteien findet sich in den meisten Fällen eine Lösung, die für alle beteiligten tragbar ist. Das strikte Vorgehen nach den oben genannten Kriterien liefert aber einen vernünftigen Plan, falls die Fronten einmal festgefahren sein sollten.

Herausforderung für den Planer: Zusammenhängender Urlaub

Im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sind mindestens 24 Werktage Urlaubsanspruch vorgesehen, ausgehend von einer Sechs-Tage-Woche. Übertragen auf die Fünf-Tage-Woche heißt das: Jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf 20 Urlaubstage pro Jahr. Das sind umgerechnet vier Arbeitswochen.

Kalender Urlaub Markierung

Nur im Ausnahmefall (z.B. für eine längere Reise) wird der Arbeitnehmer 4 Wochen Urlaub am Stück beantragen. Die meisten Arbeitnehmer teilen den Urlaub über das Jahr hinweg auf. 

Dennoch haben die Arbeitnehmer einen Anspruch auf zusammenhängenden Urlaub. Zwar keine vier Wochen am Stück, aber das Gesetz schreibt den Anspruch auf zwei Wochen durchgängigen Urlaub vor. Dieser ist „grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren". Damit wird der Erholungsgedanke unterstützt, der nachgewiesener Weise erste nach einer bestimmten Zeit einsetzt. Nur bei „dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründe“  kann eine Teilung des Urlaubs geltend gemacht werden. 

 

Urlaubsübertragung ins Folgejahr vermeiden

Verbliebener Urlaub (Resturlaub) kann laut Bundesurlaubsgesetz nicht grundsätzlich in das Folgejahr übertragen werden. Dies ist nur ausnahmsweise möglich, wenn dringende persönliche oder betriebliche Gründe es rechtfertigen. Berücksichtigen Sie dabei auch, dass für das Unternehmen Schulden entstehen, die als Urlaubsrückstellung in der Bilanz ausgewiesen werden. 

Kommt es zu Resturlaub, so kann der Arbeitnehmer  den übertragenen Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres nehmen. Nach einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) kann er nur verfallen, wenn der Arbeitnehmer keinen Urlaubsantrag eingereicht hat, obwohl der Arbeitgeber ihn schriftlich darauf hingewiesen hat. Eine Auszahlung des Urlaubsanspruchs ist grundsätzlich nicht möglich, außer, der Arbeitnehmer scheidet aus dem Unternehmen aus und der Urlaub kann nicht mehr genommen werden.

Ein genehmigter Urlaub darf nicht widerrufen werden

Ein genehmigter Urlaub ist verbindlich. Er darf nur in einer Notsituation widerrufen werden. Aber: Streicht der Arbeitgeber den genehmigten Urlaub vor Urlaubsantritt, so darf der Beschäftigte die Ferien nicht antreten, bevor das Thema geklärt ist. Selbst dann, wenn die Entscheidung des Arbeitgebers sich später als rechtswidrig herausstellt. 

Sofern dem Arbeitnehmer kosten durch den Widerruf seines Urlaubs entstehen, muss der Arbeitgeber diese tragen.

Der smarte Weg: Antrag und Genehmigung digital

Apropos Urlaubsgenehmigung: Antrag und Genehmigung passieren heute fast ausnahmslos digital und sind sogar über das Smartphone einfach, zuverlässig und sicher möglich. In unserer Cloud-Lösung biduum kann der Mitarbeiter  seinen Urlaub mit wenigen Klicks sozusagen "aus der Hosentasche heraus" per Mobiltelefon beantragen. Der Planer erhält eine entsprechende Nachricht und kann die Anfrage nach einem Blick in den Online Abwesenheits- und Urlaubsplaner genehmigen. Per Klick abrufbare Übersichten und Statistiken helfen ihm/ihr bei der Planung: In biduum hat der Planer die Abwesenheiten des ganzen Jahres als Entscheidungsgrundlage im Blick. 

Umständlicher E-Mail-Verkehr oder Anträge per Papier sind passé. Der Komfort fängt nicht erst im Urlaub an, sondern bereits davor in der bequemen Abwicklung der Formalitäten. Stressfrei und einfach. Dazu gehört auch, wie in diesem Artikel dargestellt, die strukturierte und frühzeitige Planung. Möglichst transparent und gut kommuniziert. Dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg!

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