Ausfallmanagement - So geht das!

So fallen ironischerweise nicht wenige Mitarbeiter aus, die zuvor als Vertretung für erkrankte Kollegen eingesetzt waren. Wird kurzfristiges Einspringen nicht kompensiert, sondern zur Dauerlösung, drohen der Krankheitsvertretung Überstunden und Doppelschichten. Manche Mitarbeiter werden aus dem Erholungsurlaub geholt oder müssen diesen verschieben. Der darauf folgende Unmut ist ebenso absehbar wie die drohende Überlastung und die Gefahr eines weiteren personellen Ausfalls.

Das Berechnen des Personalbedarfs ist sowohl ein Eckpfeiler der Dienstplanung als auch des Ausfallmanagements. Je nach Branche machen rechtliche Rahmenbedingungen den Fachkräfteeinsatz auch bei kurzfristigen Vertretungen notwendig. Um Kosten einzusparen, wird der personelle Puffer zu knapp bemessen. So drohen neben Unterbesetzungen und den erwähnten Überlastungen der Mitarbeiter möglicherweise auch rechtliche Konsequenzen.

Gutes Ausfallmanagement berücksichtigt jedoch nicht nur die vorhandenen Personalressourcen. Denn ebenso wichtig wie das Kompensieren von personellen Ausfällen ist deren Vermeidung. Eine konstruktive, möglichst entspannte Arbeitsatmosphäre, ein wertschätzender Umgang miteinander oder Anerkennung durch Vorgesetzte sorgen für ein Betriebsklima, in dem Mitarbeiter sich wohl fühlen – und gerne auch mal kurzfristig für erkrankte Kollegen einspringen.

Sind die personellen und betrieblichen Grundlagen geschaffen, sollten Strategien erarbeitet werden, wie man Ausfällen künftig begegnen kann. Je nach Unternehmen bieten sich Rufbereitschaften, Springerpools oder andere Maßnahmen an, die spontane Lösungen weitgehend überflüssig machen. Das entlastet nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch den Personalverantwortlichen.