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Dienstplan reloaded - interaktiv, digital und überall
Dienstplanung kann sehr mühsam sein. Selbst wenn der Planer Listen und Laufzettel längst hinter sich gelassen hat, sieht er sich weiterhin mit Korrekturen, Änderungs- und Einsatzwünschen konfrontiert – und nicht zuletzt mit Mitarbeitern, die über mangelnde Transparenz und fehlende Mitwirkung klagen.
Das Mitarbeiterportal OC:MyPlan löst diese Probleme auf einen Schlag. Denn mit ihm können Mitarbeiter nicht nur bequem auf ihren persönlichen, elektronischen Dienstplan zugreifen, sondern sich auch in die Planung einbringen. Diese aktive Beteiligung an wichtigen Unternehmensprozessen führt nachweislich zu einer stärkeren Motivation und Identifikation und zu größerer Produktivität.
Der Dienstplan in der Westentasche
Dienstplan einsehen, Urlaubsantrag stellen, mit Kollegen abstimmen, Dienst tauschen, Einsatzwunsch eingeben oder auf vakante Dienste bewerben: Mit OC:MyPlan ist all dies möglich. Und das ebenso einfach wie interaktiv.
OC:MyPlan ist für den Einsatz auf allen mobilen Endgeräten optimiert. Die Benutzeroberfläche der Anwendung passt sich ganz automatisch an diese an.
Abteilungsdienstplan
Mitarbeiter haben übrigens nicht nur den eigenen Dienstplan über ihre Kalenderansicht im Blick, sondern können auch den Abteilungsdienstplan einsehen, um beispielsweise zu erfahren, wer morgen mit ihnen zusammen arbeitet.
Somit sind nicht nur Fahrgemeinschaften möglich, sondern auch Absprachen mit Kollegen bezüglich eines möglichen Diensttauschs.
Vakante Dienste & Tausch
Möchte ein Mitarbeiter einen bestimmten Dienst übernehmen, kann er sich künftig von unterwegs direkt in OC:MyPlan auf einen vakanten/freien Dienst bewerben. Oder sich mit anderen Kollegen abstimmen und Dienste online tauschen.
Genehmigt der Dienstplaner über den OC:Planner anschließend diesen Vorgang, erscheint eine Bestätigung im OC:MyPlan des jeweiligen Mitarbeiters.
Einsatzwunsch
Sofern der Mitarbeiter einen Wunsch für einen bestimmten Dienst an einem Tag hat, kann er diesen dem Dienstplaner ganz einfach über das Mitarbeiterportal mitteilen.
Ob Bewerben auf freie Dienste, Diensttausch oder Einsatzwunsch: Die Mitarbeiter können sich aktiv an der Dienstplanung beteiligen und eigene Präferenzen einbringen.
Bezieht man die Einsatzwünsche von Mitarbeitern ein, fühlen diese sich wertgeschätzt. Das Abstimmen unter Kollegen verbessert deren Work-Life-Balance und erleichtert die Dienstplanung enorm.
Urlaubs- und Fehlzeitenantrag
Urlaubsanträge werden vom Mitarbeiter über das Smartphone gestellt. Sie erscheinen automatisch beim Dienstplaner zur Genehmigung.
Ebenso einfach funktioniert die Registrierung anderer Fehlzeiten wie Fortbildung oder Krankheit und die Verwaltung des Urlaubskontos.
Internetkalender
Persönliche Dienstpläne lassen sich mit Familie und Freunden schnell und einfach teilen. Über einen Link können Dienstpläne in verschiedene Kalenderanwendungen integriert und auf anderen Endgeräten hinterlegt werden. Das schafft Übersicht bei der persönlichen Planung und der Abstimmung mit privaten Terminen.
Zeiterfassung
Die Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeit über das
Smartphone buchen. Diese Erfassung kann mit einem Klick direkt oder als
Nachtrag zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen. Das Arbeitszeitkonto kann
jederzeit abgerufen werden.
Einsatzbedingte Mehrarbeit erfassen
Angefallene Mehrarbeit kann durch die Mitarbeiter einfach und eigenständig nacherfasst werden. So bleibt das Arbeitszeitkonto aktuell und transparent.
Durch die zeitnahe und digitale Nachbuchung von Überstunden werden Fehler vermieden. Arbeits- und Pausenzeiten von Mitarbeitern können kontinuierlich und tagesaktuell geprüft werden.
Fragen & Antworten
Wann können Mitarbeiter den Dienstplan einsehen?
Genehmigt der Planer den erstellten, elektronischen Dienstplan mit dem OC:Planner, wird dieser automatisch im OC:MyPlan der Mitarbeiter veröffentlicht. Diese können nun direkt auf ihren persönlichen Dienstplan zugreifen und auch Details wie Zeit und Einsatzort einsehen.
Was kann OC:MyPlan außerdem?
In OC:MyPlan können auch Leistungen, Fahrzeit und Streckenkilometer erfasst werden.
Wieso spart OC:MyPlan dem Dienstplaner Zeit?
Im OC:MyPlan der Mitarbeiter wird stets der aktuelle Stand der jeweiligen Zeit- und Urlaubskonten angezeigt. Sie können über die Monatsübersicht zudem die geleisteten Dienste abrufen, um Zuschlagszeiten noch vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu prüfen. Das vermeidet Rückfragen - und spart nicht nur dem Dienstplaner, sondern auch der Personalabteilung viel Zeit.
Wie sind die technischen Rahmenbedingungen?
Die Anwendung funktioniert mit allen gängigen Browsern
wie z.B. Google Chrome oder Apple Safari. Sie lässt sich in die Web-Umgebung
Ihres Unternehmens einbinden und an das visuelle Erscheinungsbild anpassen. Der
Zugang ist natürlich passwortgeschützt. Mit einer Zwei-Faktor-Authentisierung ( 2FA ) können Sie die Anmeldung zusätzlich absichern.
Erfülle ich die Dokumentationspflichten gemäß EuGH-Urteil?
Mit OC:MyPlan werden die bestehenden branchenspezifischen sowie bereits heute die nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) anstehenden Dokumentationspflichten zur Arbeitszeiterfassung erfüllt.
Arbeitszeiten und Pausen werden automatisch
dokumentiert. So können Dienstplaner wie auch deren Mitarbeiter prüfen, ob
Mindestpausen, Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten eingehalten werden.
Dienstplaner haben nach Abschluss der Selbsterfassung ihrer
Mitarbeiter übrigens immer noch die Möglichkeit, falsche oder unvollständige
Zahlen zu korrigieren.