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Schnelle und effiziente Einsatzplanung
Für nahezu alle Unternehmen sind die Personalkosten der größte Kostenfaktor. OC:Planner bietet Ihnen alle Funktionen, die eine professionelle und wirtschaftliche Personaleinsatzplanung braucht. Dabei bleibt die Anwendung übersichtlich und leicht bedienbar.
Ob bei der automatischen Dienstplanung, der Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, der Änderung des Dienstplans oder der Auswertung von Einsatzzeiten: Sie erreichen Ihr Ziel in jedem Fall schnell und effizient. Sie sparen wertvolle Zeit und setzen Ihre Mitarbeiter optimal ein.
Planung einrichten
Dienste und Rahmenplan
Zunächst hinterlegen Sie Dienste wie beispielsweise Nacht- und Bereitschaftsdienste. Anschließend bauen Sie aus diesen einen Rahmenplan auf – eine Folge von Diensten, die typischerweise über mehrere Wochen rolliert. Rahmenpläne ordnen Sie den Mitarbeitern als „Richtschnur“ für die Planung zu.
Sollbesetzung
Als
Planungsziel hinterlegen Sie schließlich die Sollbesetzung Ihrer Abteilung –
typischerweise getrennt nach der Minimalbesetzung und der jeweils erforderlichen Qualifikation. Sind diese Daten einmal erfasst, können Sie mit wenigen Klicks einen Dienstplan erstellen.
Wünsche und Einsatzmöglichkeiten
Darüber hinaus ist eine Vielzahl individueller Vorgaben für die Planung möglich. So können Sie beispielsweise „Nachtarbeit an Wochenenden“ für Personengruppen ausschließen oder einen Wunsch wie „Frühdienst am kommenden Montag“ für einen Mitarbeiter eintragen.
Arbeitszeiten
Die minimale Arbeitszeit für einen Mitarbeiter kann ebenso festgelegt werden wie eine maximale Arbeitszeit, welche die zulässige gesetzliche Arbeitszeit überschreitet (Opt-out).
Planung durchführen
Automatische Dienstplanung
Mit unserer Optimierungskomponente ConSolve® können Sie einen Dienstplan automatisch erstellen. Die Software kennt die wichtigsten Regeln der Planung, wie beispielsweise
- vermeide Schaukeldienste,
- lege freie Tage zusammen oder
- arbeite nicht mehr als 4 Nächte in Folge.
Die automatische Planung vermeidet Überstunden und hält die Zeitkonten der Mitarbeiter - soweit möglich - ausgeglichen. Gesetzliche und tarifliche Regelungen werden eingehalten. Dabei können Sie jederzeit eingreifen und den Plan nach Ihren Bedürfnissen anpassen, etwa bei individualvertraglichen Regelungen.
Assistierte Planung
OC:Planner hilft Ihnen bei der Dienstplanung, indem die Anwendung im Hintergrund fortlaufend den Dienstplan anhand verschiedener Kriterien überprüft, wie beispielsweise die gesetzliche Mindestruhezeit zwischen zwei Diensten. Ändern
Sie den Plan, so werden Zeitkontenstände, Besetzungsanzeige und Prüfergebnisse aktualisiert.
Außerdem unterstützen verschiedene Assistenten Sie bei der Planung von Wochenenden/Feiertagen, Nachtdiensten, Bereitschaftsdiensten und Rufbereitschaften sowie bei der Planung von Aushilfen und Springern.
Dienstplan publizieren
Wenn Sie den Dienstplan erstellt haben, wird dieser über ein Genehmigungsverfahren publiziert.
Der Dienstplan kann erst dann veröffentlicht werden, sobald die Prüfergebnisse keine Fehler mehr aufweisen und sämtliche Warnungen (z.B. eine Unterbesetzung an einem Tag) begründet wurden.
Umplanung und Arbeitszeiterfassung
Planung anpassen
Ist der Plan einmal publiziert, so werden anschließende Änderungen getrennt festgehalten und dokumentiert. Benötigen Sie beispielsweise wegen eines Ausfalls zusätzliches Personal, so hilft Ihnen die Anwendung mit einer Suchfunktion. Die gefundenen Mitarbeiter können Sie über ein integriertes Nachrichtensystem per SMS oder E-Mail informieren (erfordert das Modul Groupware).
Arbeitszeiten abrechnen
Auf
Knopfdruck erzeugt OC:Planner aus den erfassten Arbeitszeiten und den
hinterlegten Tarifen die Zeitdaten der Mitarbeiter. Sie werden im Lohn- und
Gehaltssystem zu Zuschlägen und Zulagen wie Nachtarbeit und Wechselschicht
verarbeitet. Die Abrechnung wird dadurch vollständig automatisiert.
Datenaustausch und Controlling
Personaldaten abgleichen
Personaldaten, typischerweise aus einem Personalsystem, lassen sich mit OC:Planner synchronisieren. Im Personalsystem einmal gepflegt, bleiben die Personaldaten in OC:Planner immer korrekt und aktuell.
Abwesenheiten austauschen
Außerdem können Sie Abwesenheiten wie Urlaub und Krank von OC:Planner an ein Personalsystem übertragen und Abwesenheiten wie Elternzeit oder Sabbatical aus dem Personalsystem übernehmen.
Controlling
Mit den Werkzeugen von OC:Planner lässt sich ein Controlling
für die Personaleinsatzplanung aufbauen. Dieses reicht von Statistiken zu Ausfällen, über Auswertungen geleisteter Dienste bis zur Verteilung der Arbeitszeiten auf Kostenstellen (Kostenstellenrechnung).
Die Daten lassen sich innerhalb von OC:Planner auswerten oder an andere Systeme wie beispielsweise MS Excel oder gängige BI-Tools zur weiteren Verarbeitung übergeben.
Editionen des Basismoduls
Das Basismodul OC:Planner ist in zwei unterschiedlichen Editionen vorfügbar, deren Funktionsumfang hier zusammengefasst wird:
- Benutzerfreundliche, geprüft ergonomische Bedienoberfläche.
- Ein Benutzer-Rollenkonzept verteilt Aufgaben und Rechte.
- Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse sind Teil der Konfiguration (Workflow).
- Wunsch- und Rahmenplanung, Ist- und Sollplanung.
- Verschiebung von Personal auf andere Arbeitsplätze (untertägige Arbeitsplatzplanung).
- Gesetzliche und tarifliche Vorgaben sind hinterlegt und lassen sich vielseitig anpassen.
- Automatische Abrechnung in allen Tarifen (auch simultan).
- Ermittlung von Zuschlägen und Zulagen (rückrechenfähig).
- Überwachung von Ausgleichsfristen; Führen von Zeit-, und Überstundenkonten.
- Berechnung des Urlaubsanspruchs inkl. des Zusatzurlaubs, Führen von Urlaubskonten.
- Statistische Auswertungen, Ausfallstatistik und Dienststatistik.
Alle Funktionen von OC:Planner Standard
Mit ConSolve®, der Optimierungskomponente, erreichen Sie die komplett automatisierte Dienstplanung:
- Das intelligente ConSolve® kennt sämtliche Bedingungen für die Erstellung der Dienstplanung.
- Es sind jederzeit manuelle Eingriffe und Umplanungen möglich. Sie können nahtlos in den Planungsprozess integriert werden.
Unsere Werkzeuge zur Planungsunterstützung "Track&Check" geben wertvolle Entscheidungshilfen:
- Assistent für unternehmensweite Personalsuche gemäß Suchprofil.
- Bewertung der Qualität des Plans (Online-Prüfung).
- Verletzungen tariflicher und gesetzlicher Regelungen, arbeitswissenschaftliche Kriterien und Kundenvorgaben werden visualisiert.
- Ausfallmanagement, Vorschlag passender Mitarbeiter bei kurzfristigen Personalausfällen.