biduum Lexikon
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Arbeitszeiterfassung


Bei der Arbeitszeiterfassung (AZE) werden die tatsächlich geleistete Arbeit eines Mitarbeiters sowie weitere kontextbezogene Daten auf schriftliche oder elektronische Weise festgehalten. Es findet eine Verrechnung mit der arbeitsvertraglich oder tarifvertraglich zu absolvierenden Arbeitszeit statt. 

Digitale Arbeitszeiterfassung

Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung messen Arbeitnehmer und Unternehmen automatisiert und minutengenau, wie viele Arbeitsstunden in der Firma abgeleistet werden. Es entsteht ein elektronisches Arbeitszeitkonto, das eine übersichtliche und lückenlose Aufzeichnung über vertraglich vereinbarte Soll-Stunden liefert. Neben der Zeiterfassung bietet es weitere Einsatzmöglichkeiten. So können Pausenzeiten, Überstunden, Mehrarbeit im Home-Office als auch Urlaubs- und Fehltage erfasst werden. Zudem gibt es Systeme, die eine Schichtplanung ermöglichen. Die lückenlose Datenaufzeichnung mit modernen Softwarelösungen kann als Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen dienen und ist ein wichtiger Teil des Personalwesens und der Betriebsdatenerfassung. 


Wie einfach lassen sich Arbeitszeiten erfassen?

Früher diente die Stechuhr der Zeiterfassung. Die Mitarbeiter steckten zu Beginn und zum Ende der Arbeitszeit einen Pappzettel in das Gerät. Die somit vermerkte Arbeitszeit diente am Monatsende der Lohnabrechnung. Aktuell wird häufig die elektronische Zeiterfassung über Terminals eingesetzt, im allgemeinen Sprachgebrauch auch als „Stempeluhr“ bezeichnet. Als Transponder dienen eine Chipkarte mit Magnetstreifen oder ein Schlüsselanhänger. Biometrische Verfahren - vorzugsweise per Fingerabdruck oder PIN - bieten eine weitere Option, die den Transponder überflüssig machen. Zwar kommen auch heute noch klassische Lösungen wie Formulare und Tabellenkalkulations-Programme zum Einsatz, diese stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen. Moderne digitale Zeiterfassungssysteme bieten intelligente Lösungen. Sie werden stationär, mobil oder online betrieben. Das Erfassen von Arbeitszeiten und Pausen ist für die Belegschaft bequem und stets mit nur einem Klick möglich. Professionelle Systeme zeichnen sich durch eine einfache Bedienung aus, die keine Schulungen erfordern.

AZE über digitale Terminals

Eine ortsgebundene Arbeitszeiterfassung erfolgt über ein herkömmliches Tablet als stationäres Zeiterfassungsterminal. Zusätzliche Hardware wird nicht benötigt. Mitarbeiter loggen sich auf unterschiedliche Weise ein: mittels einer mehrstelligen PIN, einem QR-Code oder per Fingerabdruck. Die Buchung erfolgt durch Drücken der Schaltflächen „Kommen“ und „Gehen“.  Digitale Terminals sind eine kostengünstige Alternative zu herkömmlichen Stempeluhren mit Chip oder Schlüsselanhänger.

AZE webbasiert

Mitarbeiter loggen sich über ein individuelles Mitarbeiter-Konto ein, das webbasiert eingerichtet ist. Bei dieser Online-Zeiterfassung tragen sie ihre Daten direkt am Arbeitsplatz ein. Urlaubsanträge werden automatisch an den Vorgesetzten zur papierlosen Genehmigung weitergeleitet. Im Mitarbeiter-Konto kann jeder Mitarbeiter seinen Stundensaldo einsehen. Der Zugang zum Webportal ist ortsunabhängig, es wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Die webbasierte Variante eignet sich somit auch für Mitarbeiter, die häufig im Home-Office tätig sind. 

AZE per App

Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten per Online-App auf dem Smartphone erfassen. Das Eintragen ist jederzeit und ortsunabhängig möglich, wovon Außendienstmitarbeiter besonders profitieren. Alle mobil erfassten Angaben werden automatisch in das cloudbasierte Zentralsystem übergeben. Auch bei einem Smartphoneverlust bleiben die eingetragenen Daten fest gespeichert. Mitarbeiter und Arbeitgeber haben somit jederzeit einen aktuellen Überblick über ihre Stunden- und Urlaubsdaten. Auch ein Schicht- und Dienstplan kann direkt auf das mobile Gerät übertragen werden. Da kein stationäres Terminal zur Personalzeiterfassung nötig ist, fällt der Kostenfaktor der Software zur Personalzeiterfassung klein aus.

Vorteile digitaler Zeiterfassung

Unternehmen und ihre Belegschaft profitieren gleichermaßen von der digitalen Zeiterfassung. Arbeitgeber können ihren Personaleinsatz besser planen, während Arbeitnehmer ihre geleistete Zeit übersichtlich nachvollziehen können.

Vorteile für den Arbeitnehmer

•         Transparente Darstellung der eigenen Arbeits- und Fehlzeiten

•         In der Cloud-Lösung sind Daten jederzeit einsehbar

•         Effiziente Urlaubsplanung

•         Erleichterte Selbstkontrolle der Gehaltsabrechnung und der Überstunden

•         Offenlegung von Überstunden

•         Arbeitsprozessoptimierung

Vorteile für den Arbeitgeber

•         Minutengenaue Zeitabrechnung

•         Effiziente Gehaltsabrechnung

•         Bessere Übersicht über Stunden, Urlaubs- und Fehltage

•         Bequeme Prüfung der Mindestpausen, Ruhezeiten und maximalen Arbeitszeiten

•         Buchungsarchivierung und schnellere Zugriffsmöglichkeit auf vergangene Daten

•         Erstellung von Schicht- und Dienstplänen (Tages-, Wochen- oder Monatsplanung)

•         Bessere Personalplanung

•         Arbeitserleichterung

•         Kostenersparnis

Vorteile in der Auswertungspraxis

Die gesammelten Daten können ohne teuren Personalaufwand in elektronische Lohn- und Gehaltssysteme übertragen werden. Wichtig ist eine tätigkeits- und projektbezogene Zeiterfassung besonders im Projektcontrolling. Je nach Datenerfassung können weitere Auswertungen für die Personaleinsatzplanung vorgenommen werden. Ebenso können die Daten in ein anderes Format exportiert werden. Die Personalabrechnung kann Zuschläge für Sonntags- oder Feiertagsarbeit definieren, die von der Anwendung automatisch berechnet und exportiert werden.


Warum müssen Überstunden dokumentiert werden?

Im Arbeitszeitgesetz gibt es auch eine arbeitsrechtliche Regelung zur Zeiterfassung. Darin heißt es im § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweise“: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ Das heißt, dass in Deutschland ein Arbeitgeber bisher die Pflicht hat, nur Überstunden zu erfassen, nicht jedoch die gesamte Arbeitszeit.  

Ausnahmen bilden – neben Beschäftigungen im öffentlichen Dienst, welche über Arbeitszeitverordnungen des Bundes oder der Länder geregelt werden - beispielsweise folgende Arbeitsverhältnisse:

•         im Mindestlohnbereich

•         in der Schichtarbeit sowie

•         als Berufskraftfahrer.

In diesen Arbeitsverhältnissen müssen Arbeitszeiten dokumentiert werden. Wie diese Aufzeichnungen jedoch genau auszusehen haben, darüber geben die Aufzeichnungspflichten nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) Auskunft.

Sonstige Rechte und Pflichten bei der Zeiterfassung

Arbeitnehmer

Bei der Erfassung der Arbeitszeiten sollten Arbeitnehmer im eigenen Interesse immer korrekt agieren. Loggt sich ein Mitarbeiter als anwesend ein, obwohl er abwesend ist, muss er mit Konsequenzen rechnen. Hier kann es neben einer Abmahnung zu einer Strafanzeige wegen Urkundenfälschung oder gar zur Kündigung kommen.

Arbeitgeber

Bei der Einführung einer Personalzeiterfassung hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht. Das bestimmt das Betriebsverfassungsgesetz gemäß § 87 Ab. 1 Satz 6. Ähnlich verhält es sich im öffentlichen Dienst: Der Personalrat hat dabei ein Beteiligungsrecht.

Ebenso sind die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Landesdatenschutzgesetze sowie die Telekommunikationsgesetze zu beachten. Nach § 32 BDSG dürfen Arbeitgeber Arbeitnehmerdaten nur erheben, wenn dies für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Dabei dürfen nur zwingend notwendige Daten erhoben werden.

Zudem unterliegt die AZE dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Der § 75 BetrVG regelt hierbei das Persönlichkeitsrecht und besagt, dass Arbeitgeber und Betriebsrat die freie Entfaltung der Persönlichkeit der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer zu schützen haben. In Hinblick auf die Zeiterfassung dürfen keine persönlichen Daten erhoben werden. Nur in Ausnahmefällen dürfen die An- und Abwesenheiten eines Mitarbeiters geprüft werden.

Ferner sind bei der Arbeitszeiterfassung zahlreiche Vorschriften aus dem Arbeitszeitgesetz, aus dem Mindestlohnbereich sowie aus der jeweiligen Betriebsvereinbarung zu beachten. 


Wird die Arbeitszeiterfassung zur Pflicht?

Die Gesetzeslage in Europa kann sich in Zukunft ändern. Am 14. Mai 2019 stellte der Europäische Gerichtshof (EuGH) in Luxemburg fest, dass Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das System muss „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein. 

Das Urteil des EuGH ist zunächst nur als Handlungsauftrag für die Mitgliedsstaaten zu sehen, ihre gesetzlichen Vorschriften sind noch anzupassen. Daher sind die einzelnen Länder aufgefordert zu entscheiden, welches System sie gesetzlich einrichten lassen und wann dieses von den Betrieben umzusetzen ist. 

Das klassische Modell der Vertrauensarbeitszeit wandelt sich also. Eine korrekte Arbeitszeiterfassung wird mit hoher Wahrscheinlichkeit zur Pflicht werden.

Tipp:
Das EuGH-Urteil wirft seinen Schatten voraus. Daher ist es an der Zeit, sich darüber klar zu werden, welche Technik der Arbeitszeiterfassung für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist. So oder so: Die Stechuhr hat ausgedient. Ihre Aufgabe übernehmen heute stationäre Tablets am Eingang. Oder die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit über den PC am Schreibtisch oder ganz einfach per App auf dem Smartphone. Und wenn die Erfassung der Arbeitszeit schon digital erfolgt, kann die Personalplanung ebenfalls auf den neuesten technischen Stand gebracht werden. 

Kein Problem für biduum®, die branchenunabhängige und einfache Lösung zur Personalplanung. Die Software zur Schicht- und Dienstplanung bietet mit ihrer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, Dienste und Schichten zu besetzen, verschiedene Arbeitszeitmodelle einfach zu koordinieren sowie Fehlzeiten zu erfassen und Mitarbeiter zu verwalten. Die Arbeitszeiterfassung per App ist hier ein Teil des breiten Funktionsumfangs.

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