Arbeitszeitkonto - Plus und Minus

Die Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters wird gesetzlich oder tariflich vorgegeben oder arbeitsvertraglich vereinbart.

Auf einem Arbeitszeitkonto – auch Stundenkonto oder Ansparkonto genannt – werden geleistete Arbeitszeiten eines Mitarbeiters dokumentiert und mit dieser Sollarbeitszeit verrechnet. Die Abwesenheiten des Mitarbeiters (Urlaubstage etc.) werden dabei mit  Arbeitszeit bewertet. 

Im Ergebnis weist das Arbeitszeitkonto zu einem Stichtag die Plusstunden (Arbeitszeitguthaben) oder Minusstunden (dem Arbeitgeber geschuldete Arbeitszeit) eines Mitarbeiters aus.

Kommen flexible Arbeitszeitmodelle zum Einsatz, obliegt den Mitarbeitern die Arbeitszeitgestaltung innerhalb eines vorgegebenen Rahmens. 

Plus- oder Minusstunden werden zu einem späteren Zeitpunkt ausgeglichen, während das vereinbarte monatliche Entgelt weiterhin entrichtet wird. Auch eine Auszahlung von Überstunden ist möglich.

Arbeitszeitkonten ermöglichen eine höhere Flexibilität am Arbeitsmarkt. Sie eignen sich besonders für Unternehmen mit stark schwankender Auftragslage sowie für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeitmodelle anbieten wollen. Zudem kann der Abbau von Plusstunden Fachkräfte in konjunkturschwachen Zeiten vor einer Entlassung bewahren. 

Die geleistete Arbeitszeit wird in der Regel elektronisch festgehalten. Mit Hilfe einer Software zur Zeiterfassung werden Stundenkonten auf Basis der erfassten Arbeitszeiten täglich auf den neuesten Stand gebracht. Die Erfassung erfolgt am Arbeitsplatz oder - zum Beispiel bei Außendienst - mobil über Tablet oder Smartphone. So muss man nicht aus Angst, die nachzuerfassenden Zeiten bis zur nächsten Schicht zu vergessen, diese den ganzen Tag über vor sich hinmurmeln.

Kurzzeitkonten eignen sich gut für flexible Arbeitszeitmodelle, um Auftragsschwankungen abzufedern. Kurzzeitkonten müssen in einem festgelegten Zeitraum wieder ausgeglichen sein. Häufig legen Arbeitgeber den Ausgleichszeitraum auf zwölf Monate fest, es können aber auch kürzere Zeiträume gewählt werden. Die folgenden Beispiele zeigen typische Kurzzeitkonten.

Arbeitsstunden werden flexibel innerhalb einer Gleitzeit geleistet. Ist-Stunden werden mit den Soll-Stunden in einem Gleitzeitkonto verbucht.

Mit einem Überstunden- oder Mehrarbeitskonto sind nicht zwangsläufig flexible Arbeitszeiten verbunden. Es werden lediglich die geleisteten Arbeitsstunden eines Mitarbeiters festgehalten. 

Wurden Überstunden bzw. wurde Mehrarbeit angesammelt, können diese Stunden ausgeglichen oder finanziell vergütet werden. 

Die Begriffe "Überstunden" und "Mehrarbeit" werden umgangssprachlich meist synonym verwendet. Während jedoch für angeordnete Überstunden unter Umständen Zuschläge gezahlt werden, erfolgt der Ausgleich von Mehrarbeit durch Abbau des Stundenguthabens innerhalb von 24 Wochen: Was sind Überstunden, was ist Mehrarbeit?

Der Arbeitgeber gibt die wöchentlich variierenden Arbeitsstunden der Mitarbeiter vor und passt sie je nach Auftragslage innerhalb eines festgelegten Rahmens an. Dabei ist die Vorankündigungsfrist einzuhalten. 

Beispielsweise kann im öffentlichen Dienst (§ 6 Abs. 6 TVöD) ein wöchentlicher Arbeitszeitkorridor von bis zu 45 Stunden in einer Betriebs-/Dienstvereinbarung festgesetzt werden. 

Stunden, die über die vereinbarten Wochenstunden hinaus geleistet werden, zählen auf dem Arbeitszeitkonto als Zeitguthaben und nicht als Überstunden. Sie sind bis zum Ende des Abrechnungszeitraums auszugleichen.

Mit einem Langzeitkonto können Arbeitnehmer ihr Arbeitszeitguthaben langfristig ansparen. Es ermöglicht ihnen eine verlängerte Elternzeit, eine längere Auszeit vom Beruf oder einen vorzeitigen Ruhestand. Müssen Arbeitgeber Kurzarbeit einführen, können Mitarbeiter zunächst Plusstunden ihres Langzeitkontos aufbrauchen und erhalten weiter ihr reguläres Gehalt. Die folgenden Beispiele zeigen typische Langzeitkonten.

Das Konto dient der Absicherung gegen eine (stärkere) betriebliche Unterauslastung, die nicht durch das Guthaben von Zeitkonten aufgefangen werden kann. 

Im Gegensatz zu Zeitkonten, auf die sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeiter Zugriff haben, wird das Beschäftigungssicherungskonto ausschließlich zweckgebunden durch den Arbeitgeber eingesetzt. Es wird ein Zielguthaben aufgebaut, das möglichst sechs Wochenarbeitszeiten nicht überschreitet. 

Eine Absicherung gegen Insolvenz sollte der Arbeitgeber freiwillig vornehmen.

Plus- und Minus-Guthaben des Kontos werden in drei Bereiche eingeteilt, die ähnlich einer Verkehrsampel in Grün, Gelb und Rot dargestellt werden.

1. Grün: Die Salden befinden sich im Normalbereich. Die Phase umfasst im Plus- wie im Minusbereich maximal etwa eine halbe Vollzeit-Wochenarbeitszeit. Die Verantwortung für die Saldensteuerung liegt beim Arbeitnehmer.
   
   
2. Gelb: Die Salden sind problematisch und liegen normalerweise in der Größenordnung einer  Vollzeit-Wochenarbeitszeit. Führungskraft und Mitarbeiter sollten über mögliche Maßnahmen der Rücksteuerung sprechen.
   
   
3. Rot: Die Höchstgrenzen der Salden wurden weit überschritten. Spätestens ab diesem Zeitpunkt übernimmt die Führungskraft die Verantwortung für die Saldensteuerung. Zudem kann die Einschaltung einer nächst höheren Führungsebene, der Personalleitung und des Betriebsrats nötig sein. Konkrete Maßnahmen zum Zeitausgleich sind anzuordnen.

Laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 sollen Arbeitszeiten künftig verpflichtend erfasst werden. Die Vorgaben hierfür werden von den jeweiligen EU-Mitgliedsstaaten erstellt.

Aktuell bestehen nur unter bestimmten Voraussetzungen Aufzeichnungspflichten der Arbeitszeit. Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind diese in § 16 Abs. 2 und in § 21a Abs. 7 festgelegt. 

Ebenso sehen das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) in § 19 Abs. 1, das Mindestlohngesetz (MiLoG) in § 17 und das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in § 17c Abs. 1 unter bestimmten Voraussetzungen Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers vor. 

Der Gesetzgeber schreibt bislang nicht vor, ob die Erfassung digital oder schriftlich erfolgen muss. Alle Vorgänge auf den Arbeitszeitkonten müssen jedoch lückenlos dokumentiert werden. Die Aufzeichnungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Das kann eine Regelung im Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder eine tarifliche Bestimmung sein. 

Arbeitgeber sollten im Arbeitsvertrag den maximal zulässigen Ausgleichszeitraum nennen, aber nicht zu viele Details in Bezug auf die Stundenkonten regeln. Es ist ausreichend, im Arbeitsvertrag auf entsprechende betriebliche Regelungen - beispielsweise zur vereinbarten Arbeitszeit - zu verweisen, welche anderweitig dokumentiert sind. Diese sollten mindestens folgende weitere Punkte enthalten:

• Maximal zulässige Plus- und Minusstunden
• Regelungen zur Überstundenvergütung und Freizeitausgleich
• Informationen zu den Konditionen bei Langzeitkonten
• Informationen über Maßnahmen zur Insolvenzsicherung (§ 8a Abs. 3 AltTZG). 
  

Zu beachten sind die vorgeschriebenen werktäglichen Höchstarbeitszeiten von acht und in Ausnahmefällen zehn Stunden inklusive Überstunden. Zudem müssen die vorgeschriebenen Pausenzeiten und Ruhezeiten der Arbeitnehmer eingehalten werden.

Arbeitnehmer, die den gesetzlichen Mindestlohn erhalten, dürfen monatlich nicht mehr als 150 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden leisten (§ 2 Abs. 2 Satz 3 MiLoG). Überschreiten sie diese Grenze, müssen die darüber hinausgehenden Stunden am letzten Bankarbeitstag des entsprechenden Monats vergütet werden.

Das Arbeitszeitkonto eines Zeit-/Leiharbeiters darf höchstens 200  Plusstunden umfassen (§ 2 Abs. 4 LohnUGAÜV 2). Bei saisonalen Schwankungen sind im Einzelfall bis zu 230 Plusstunden erlaubt.

Für Schwangere und Stillende sowie für Jugendliche gelten gemäß Mutterschutzgesetz bzw. Jugendarbeitsschutzgesetz gesonderte Arbeitszeitregelungen.

Zeiten von Bereitschaftsdienst und Arbeitsbereitschaft sind vergütungspflichtig und müssen ebenso auf dem Arbeitszeitkonto berücksichtigt werden wie eine in Rufbereitschaft erbrachte Arbeitsleistung. 

Im Insolvenzfall gewährt das Insolvenzgeld nur Ersatz für Lohnansprüche der vergangenen drei Monate. Daher müssen Arbeitgeber bestimmte Langzeitkonten gegen Insolvenz absichern und Rücklagen zur Insolvenzsicherung bilden. Ebenso muss der Arbeitgeber sozialversicherungsrechtliche Aufzeichnungspflichten erfüllen und den Arbeitnehmer mindestens einmal jährlich schriftlich über die Höhe seines Zeitwertkontos unterrichten (§ 7d Sozialgesetzbuch IV). 

Ist das Arbeitszeitkonto bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgeglichen, wird es geschlossen. 

Weist das Arbeitszeitkonto Plusstunden auf, kann der Arbeitnehmer diese abbauen, wenn die zeitlichen Gegebenheiten dies zulassen. Andernfalls muss der Arbeitgeber die Plusstunden ausbezahlen. 

Weist das Arbeitszeitkonto Minusstunden auf, muss der Arbeitgeber nur dann den vollen Lohn zahlen, wenn die Minusstunden aufgrund von Arbeits- bzw. Auftragsmangel entstanden sind. Hat der Arbeitnehmer eigenmächtig Minusstunden angesammelt, können diese vom Lohn abgezogen werden.

Ein Zeitwertkonto kann dem Arbeitnehmer entweder ausgezahlt oder auf einen neuen Arbeitgeber übertragen werden, wenn dieser zustimmt. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch ein Übertragen auf die Deutsche Rentenversicherung Bund möglich.

Sie möchten für sich selbst oder Ihre Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto anlegen, geleistete Arbeitszeiten dokumentieren und diese mit den vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten abgleichen? 

Ja, ich möchte biduum^® gerne ausprobieren.

Allgemeines zur Lohn- und Gehaltsabrechnung bei Arbeitszeitkonten (lohn-info.de)

Rechtliche Vorgaben für Arbeitgeber bei Arbeitszeitkonten (haufe.de)

Vertrauen ist immer noch gut: Keine Angst vorm EuGH (Blog-Beitrag der SIEDA GmbH)