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Dienstplan - Grundlage für die Personaleinsatzplanung

Wozu wird ein Dienstplan benötigt?

Ein Dienstplan unterstützt Unternehmen, Betrieben und Organisationen in der Koordination und Darstellung von Mitarbeitern und deren Diensten bzw. Schichten. Er ist somit eine wesentliche Grundlage der Personaleinsatzplanung

Arbeitseinsätze, unterschiedliche Schichten und Dienste lassen sich im Dienstplan einfach und übersichtlich koordinieren und kommunizieren. Durch ihn können Mitarbeiter möglichst effektiv eingesetzt werden, so dass Aufgaben optimal umgesetzt und Unternehmensziele erreicht werden. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben darüber hinaus eine Übersicht, welcher Mitarbeiter wann seine Arbeitsleistungen erbringen soll.

Dienstpläne sind in den meisten Organisationen genehmigungspflichtig. Der Dienstplan ist außerdem grundsätzlich durch den Betriebsrat zustimmungspflichtig, da er die Arbeitszeiten der Mitarbeiter regelt. Wird also ein Dienstplan erstellt, haben Betriebsrat oder Arbeitnehmervertreter ein Mitbestimmungsrecht. 

Zwar ist der Arbeitgeber gesetzlich berechtigt zu entscheiden, wann der Arbeitnehmer seine Leistungen zu erbringen hat. Dennoch ist er auch dazu verpflichtet, bei Erstellung des Dienstplans wechselseitige Interessen zwischen den eigenen und denen des Arbeitnehmers abzuwägen. 

Welche gesetzlichen Regelungen gelten für die Dienstplanung?

Die Rahmenbedingungen für die Dienstplanung werden unter anderem von Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz und Jugendschutzgesetz vorgegeben.

Grundsätzlich basiert der Dienstplan auf dem Weisungsrecht des Arbeitgebers. Allerdings muss dieser sich an öffentlich-rechtlichen Bestimmungen wie Arbeitszeitgesetz, Jugend- und Mutterschutzgesetz sowie an Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen orientieren. 

Folgende Punkte ergeben sich aus den Arbeitszeitgesetz (ArbZG):

Zulässige Arbeitszeit pro Tag

In Deutschland ist eine maximale Arbeitszeit von acht Stunden pro Tag festgelegt, in Ausnahmefällen sind auch zehn Stunden erlaubt – um beispielsweise Lastspitzen abzufangen. Dabei ist zu beachten, dass der Mitarbeiter in einem Zeitraum von sechs Monaten beziehungsweise innerhalb von 24 Wochen eine durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreitet. 

Einzuhaltende Pausen

Im Arbeitszeitgesetz sind auch die Pausen geregelt. Bei einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden ist eine Pausenzeit von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden sind es 45 Minuten.

Arbeitsschutzgesetz

Ruhezeiten

Die Ruhezeiten regelt § 5 ArbZG. Er legt grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden fest. Ausnahmen existieren allerdings für bestimmte Branchen und Einrichtungen wie Krankenhäuser, Gastronomie, Pflege oder Bereitschaftsdienst.

Sonn- und Feiertage

Nach § 9 ArbZG sind Sonn- und Feiertage in der Regel beschäftigungsfrei. Dennoch gibt es für mehrschichtige Betriebe mit regelmäßiger Tag- und Nachtschicht Ausnahmen. Hier können Beginn oder Ende der Sonn- und Feiertagsruhe um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegt werden. Allerdings muss der Betrieb dann in den folgenden 24 Stunden ruhen. Ähnliches gilt auch für Kraftfahrer, ihre Schicht kann um bis zu zwei Stunden vorverlegt werden. 

In welchen Branchen werden Dienstpläne benötigt?

Ein Dienstplan lohnt sich für alle Branchen, in denen verschiedene Schichten und Dienste miteinander koordiniert werden müssen. So können bei der Personalplanung leichter unterschiedliche Wünsche und Anforderungen berücksichtigt werden.

Unternehmen und Einrichtungen, die rund um die Uhr besetzt sein müssen, sind darauf angewiesen, dass der Betrieb uneingeschränkt weiterläuft. Dort werden für die Dienstplanung grundlegende Funktionen benötigt, was bestimmte Zuständigkeiten und besetzte Positionen voraussetzt. Dies ist beispielsweise in Krankenhäusern der Fall oder in der Industrie, wo Maschinen 24/7 laufen. 

Dienstpläne können unkompliziert in privaten Unternehmen, in öffentlichen Einrichtungen und Institutionen, bei Sicherheitsbehörden wie Polizei und Feuerwehr oder auch in sozialen Bereichen wie der Pflege eingesetzt werden. 

Was sind die Vorteile eines guten Dienstplans?

Neben der effektiven Besetzung von Diensten und Schichten bildet ein guter Dienstplan auch Urlaub und Abwesenheiten ab und integriert die Erfassung der geleisteten Arbeitzeiten.

Ein weiterer Vorteil von Dienst- und Schichtplänen ist ihre Übersichtlichkeit. Arbeitszeiten, Urlaubsverwaltung und Abwesenheiten können einfach festgehalten werden. Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben so jederzeit einen Überblick, wann Dienste oder Schichten beginnen oder enden und wann Pausenzeiten eingeplant sind. 

Weichen eingetragene Schichten und erfasste Uhrzeiten erheblich voneinander ab, kann die Personalabteilung den Einsatzplan beispielsweise zur Korrektur der Arbeitszeiterfassung heranziehen. 

Tipps zur Erstellung eines perfekten Dienstplans und Erläuterungen von dessen Vorteilen finden Sie in unserem Blog-Artikel zum Dienstplan-Wissen: Wie schreibe ich einen guten Dienstplan?

Bis wann muss ein Dienstplan veröffentlicht oder geändert werden?

Der Arbeitgeber muss Rücksicht auf den Arbeitnehmer walten lassen und Änderungen mindestens vier Tage im voraus ankündigen. Dieser Zeitraum gilt in der Regel auch für die Erstellung des Dienstplans – egal, ob er im wöchentlichen Intervall, alle zwei Wochen, pro Monat oder für ein Jahr erstellt wird.

Was ist bezüglich des Datenschutzes zu beachten?

Alle Mitarbeiter eines Unternehmens müssen einer Veröffentlichung von Dienstplänen zustimmen. Die Mitarbeiter haben ihrerseits keinen rechtlichen Anspruch auf Einsicht in die Daten ihrer Kollegen.

Mit seiner Veröffentlichung ist ein Dienstplan verbindlich, sobald er also für die Mitarbeiter allgemein zugänglich ist. In Hinsicht auf den Datenschutz ist dabei zu beachten, dass der gesamte Dienst- oder Schichtdienstplan nur dann aushängen darf, wenn alle Mitarbeiter diesem Vorgang zugestimmt haben. 

Einzelne Arbeitnehmer haben dabei keinen rechtlichen Anspruch, die gesamte Dienstplanung mit den Daten der Kollegen einzusehen. 

Denn: Hier sind personenbezogene Daten gespeichert, die unter das Datenschutzgesetz fallen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Vor- und Nachname
  • Schichtbeginn und -ende
  • Sollarbeitszeiten
  • Urlaubsplanung
  • Mehrstunden
  • Genehmigte Änderungen
  • Qualifikation.
Datenschutz

Auch wenn ein erstellter Dienstplan unterschiedliche und teilweise auch persönliche Daten enthält, ist es in den meisten Betrieben üblich, die Pläne frei zugänglich in einer Abteilung auszuhängen. Die Mitarbeiter haben so die Chance, einzelne Schichten und Dienste untereinander unkompliziert zu tauschen. 

Dennoch gilt es zu bedenken, dass bei öffentlichem Aushang auch tiefere Einblicke in die Privatsphäre der Kollegen möglich sind. So zum Beispiel auch, ob diese krank sind oder immer nur die Frühschicht oder Spätschicht besetzen. Einen Anspruch auf Kenntnis dieser Daten haben grundsätzlich nur der betroffene Arbeitnehmer und der Arbeitgeber. Widerspricht also nur ein Mitarbeiter der internen Regelung, darf der Schichtplan nicht mehr öffentlich ausgehängt werden. 

Was versteht man unter flexiblen Dienstplänen?

Flexible Dienstpläne beziehen verschiedene Arbeitsmodelle wie Voll- und Teilzeit sowie individuelle Anforderungen in die Planung ein und sorgen für eine adäquate Besetzung aller Schichten.

Besonders in größeren Betrieben gibt es oft unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Die Einsatzzeiten von Mitarbeitern in Vollzeit, Teilzeit oder im Minijob müssen koordiniert und miteinander in Einklang gebracht werden. Wichtige Positionen sind so durchgehend besetzt und Stoßzeiten können unproblematisch aufgefangen werden.

Mit einer flexiblen Lösung lassen sich Einsatzpläne an die unterschiedlichsten Anforderungen eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter anpassen. In Anbetracht eines guten Betriebsklimas ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wichtig, die gegenseitigen Interessen zu kennen und diese bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Das gilt auch im Fall notwendiger Änderungen beim Schreiben des Dienstplans. Schließlich möchte man ja vermeiden, dass die kurzfristig eingeteilte Teilzeit-Mitarbeiterin mit ihren Kleinkindern zur Nachtschicht erscheint - oder sich bei Anrufen des Dienstplaners totstellt.

Welche Dienstplan-Lösungen existieren für kleinere Unternehmen?

Kleinere Betriebe und Organisationen behelfen sich bei der Dienstplanung oftmals mit Tabellenkalkulationsprogrammen oder Vordrucken. Allerdings existieren auch für sie längst elektronische Dienstplan-Lösungen wie biduum®.

Das Erstellen und Pflegen eines Dienstplanes ist auch heute noch besonders in kleineren Betrieben oder Einrichtungen auf klassische Weise mittels Vordruck üblich. 

Mittlerweile gehen aber viele Firmen und Behörden auch dazu über, Dienstpläne mit Hilfe von Excel am PC oder online zu erstellen. Vielfach kommen auch kostenlos nützliche Freeware Programme, die auch mit Tabellen arbeiten, zum Einsatz. 

Tabellenkalkulations-Programme stoßen allerdings auch schnell an ihre Grenzen. Dienstplanprogramme und Cloud-Software-Lösungen wie biduum® überzeugen im Gegenzug durch ihren großen Funktionsumfang und eine intuitive Programmoberfläche.

Darüber hinaus sprechen weitere Argumente für die Nutzung einer professionellen Cloud-Lösung zur Erstellung eines Dienstplanes:

  • überall und jederzeit verfügbar
  • mobil einsehbar und ermöglicht die Kommunikation mit dem Planer
  • ohne Schulungen verwendbar
  • zeitsparend
  • ohne Installation einsetzbar
  • ohne Investitionskosten einsetzbar.

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