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Lohnabrechnung - Zahlen, bitte
Ganz kurz vorab erklärt - Lohnabrechnung
Schriftliche Aufstellung über alle Bezüge und Abzüge eines Mitarbeiters in einem bestimmten Abrechnungszeitraum. Mit einigen Ausnahmen Pflicht für alle Beschäftigungsverhältnisse. Am Ende wird der Nettolohn beziehungsweise Auszahlungsbetrag ausgewiesen.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Unter einer Lohnabrechnung – häufig auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt – versteht man die schriftliche Aufstellung darüber, wie sich das Arbeitsentgelt eines Arbeitnehmers in einem bestimmten Abrechnungszeitraum zusammensetzt.
Die Lohnabrechnung enthält zwei Arten von Daten:
- Stammdaten: Name, Anschrift, Steueridentifikationsnummer usw.
- Bewegungsdaten: Gearbeitete Stunden, Zuschläge, Einmalzahlungen usw.
Die Bewegungsdaten sind Grundlage der Lohnberechnung. In der Abrechnung werden aufgeführt:
- Bezüge: Grundlohn, Zuschläge, Zulagen, Einmalzahlungen usw.
- Abzüge: Steuern, Sozialversicherungsbeiträge usw.
Am Ende zeigt die Lohnabrechnung den Nettolohn oder den Auszahlungsbetrag. Sie erfüllt eine wichtige Kontrollfunktion, da sie es dem Arbeitnehmer ermöglicht, die korrekte Berechnung seines Entgelts zu überprüfen.
Da Lohnabrechnungen in den Stammdaten zahlreiche personenbezogene und teils besonders schutzwürdige Daten (z. B. zu Krankenkasse, Steuerdaten, ggf. Rückschlüsse auf Familienstand oder Kinderzahl) enthalten, sind die Vorgaben des Datenschutzrechts zu beachten. Der Arbeitgeber muss die Vertraulichkeit und Datensicherheit gewährleisten, etwa durch Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung bei elektronischer Übermittlung sowie klare Regelungen zur Einsichtnahme.
Was ist die rechtliche Grundlage der Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung wird in § 108 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt.
Danach ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen, wenn sich die Zusammensetzung des Entgelts geändert hat. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob es sich um ein Vollzeit‑, Teilzeit‑, Minijob‑, befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis handelt. Entscheidend ist allein, dass Arbeitsentgelt gezahlt wird. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten und in Euro erfolgen.
Wurde seit der letzten Abrechnung kein Lohn gezahlt, bezieht der Arbeitnehmer Krankengeld durch die Krankenkasse oder befindet er sich in Elternzeit ohne Aufstockungsleistungen, besteht keine Verpflichtung zu einer Lohnabrechnung. Ungeachtet dieser Rechtslage, wird sie jedoch üblicherweise in den meisten Betrieben für alle Mitarbeiter erstellt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Lohn- und einer Gehaltsabrechnung?
Umgangssprachlich wird häufig zwischen Lohnabrechnung (vergütete Stunden, monatlich schwankend, typisch für Arbeiter) und Gehaltsabrechnung (fixes Monatsgehalt, typisch für Angestellte) unterschieden. Diese Unterscheidung ist jedoch veraltet.
Rechtlich wird heute der Oberbegriff Entgeltabrechnung verwendet, da viele Tarifverträge und Gesetze nicht mehr zwischen Lohn und Gehalt trennen. In diesem Lexikon-Artikel verwenden wir der Übersichtlichkeit halber Lohn als Synonym für Gehalt.
Gibt es eine Frist für die Erstellung der Lohnabrechnung?
Das Gesetz gibt keine spezifische Frist für die Erstellung der Lohnabrechnung vor. § 108 Gewerbeordnung (GewO) verlangt lediglich, dass der Arbeitgeber bei Zahlung des Arbeitsentgelts abrechnet.
Maßgeblich sind hier die Fälligkeitsregeln im Arbeits‑ oder Tarifvertrag sowie § 614 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), wonach das Arbeitsentgelt nach Leistung der Dienste zu zahlen ist.
In der Praxis wird die Lohnabrechnung oft monatlich erstellt und an die Arbeitnehmer übermittelt. Es ist wichtig, dass die Abrechnung rechtzeitig vorliegt, damit dieser eventuelle Fehler zeitnah melden kann.
Erhält ein Arbeitnehmer keine oder eine offensichtlich verspätete Abrechnung, sollte er den Arbeitgeber darauf hinweisen und die Abrechnung ausdrücklich anfordern. Man spricht hier von einer Holschuld.
Ist der Arbeitgeber zur schriftlichen Lohnabrechnung verpflichtet?
Ja, der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die
Lohnabrechnung in Textform zu erteilen, sei es als Papierdokument oder
elektronisch (z. B. als PDF). Eine mündliche Abrechnung ist nicht zulässig.
Wird eine elektronische Lohnabrechnung erstellt, muss der Arbeitgeber auch sicherstellen, dass der Mitarbeiter Zugriff auf diese hat und sie speichern und ausdrucken kann.
Welche Abzüge führt der Arbeitgeber ab?
Arbeitgeber haben umfangreiche Abführungspflichten gegenüber Finanzverwaltung und
Sozialversicherungsträgern. Diese Abzüge sind teilweise vom Arbeitgeber, teilweise vom Arbeitnehmer zu tragen.
Folgende Beträge werden abgeführt:
- Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag: Der Arbeitgeber behält diese Beträge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn ein und führt sie im Rahmen der monatlichen oder vierteljährlichen Lohnsteuer-Anmeldung an das zuständige Finanzamt ab. Grundlage sind das ermittelte Steuerbrutto, die Lohnsteuertabelle, die individuellen ELStAM (Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Kirchenzugehörigkeit) sowie ggf. eingetragene Freibeträge.
- Gesamtsozialversicherungsbeitrag: Dieser umfasst sowohl die Arbeitnehmer‑ als auch die Arbeitgeberanteile zur Kranken‑, Pflege‑, Renten‑ und Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeber führt die Beiträge gesammelt an die zuständige Krankenkasse ab, die als Einzugsstelle fungiert und die Beiträge an die übrigen Sozialversicherungsträger verteilt.
- Umlagen und Insolvenzgeldumlage: Hinzu kommen je nach Unternehmensgröße und Rechtslage die Umlagen U1 (Erstattung Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall), U2 (Erstattung Mutterschaftsaufwendungen) sowie die Insolvenzgeldumlage. Diese werden ebenfalls von den Krankenkassen eingezogen.
- Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung: Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft trägt grundsätzlich allein der Arbeitgeber; sie werden außerhalb der klassischen Lohnabrechnung direkt mit der zuständigen Berufsgenossenschaft abgerechnet.
Diese Pflichten bestehen unabhängig davon, ob die Lohnabrechnung im eigenen Haus oder über einen externen Dienstleister erstellt wird; rechtlich verantwortlich bleibt immer der Arbeitgeber.
Besondere Regeln gelten für geringfügig Beschäftigte
(Minijobs) und kurzfristige Beschäftigungen. Hier werden teilweise pauschale
Beiträge und Steuern an die Minijob-Zentrale abgeführt, während der
Arbeitnehmer sein Entgelt oft „brutto wie netto“ erhält. Wichtig ist, dass die
korrekte Einordnung als Minijob oder kurzfristige Beschäftigung erfolgt, da hiervon
die Beitragspflichten und die Gestaltung der Lohnabrechnung maßgeblich
abhängen.
Was sind Gesamtbrutto, Steuerbrutto und Sozialversicherungsbrutto?
Diese Begriffe wirken auf den ersten Blick wie Synonyme, haben aber unterschiedliche Bedeutungen. Das Gesamtbrutto bezeichnet die Zusammensetzung des Lohns und gilt zugleich als Bemessungsgrundlage zum Ermitteln des Steuer- und Sozialversicherungsbruttos. Bedingt durch steuer- und beitragsfreie Anteile im Gesamtbrutto ist dieses in der Regel nicht identisch mit dem Steuer- oder Sozialversicherungsbrutto.
Gesamtbrutto
Bezeichnet die Summe aller steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bezüge eines Arbeitnehmers inklusive Zulagen, Zuschläge, Prämien/Boni, Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, vermögenswirksame Leistungen, Tantiemen, Sachbezüge und geldwerte Vorteile (z. B. Firmenwagen).
Steuerbrutto
Ist der Betrag, der der Berechnung der Lohnsteuer zugrunde liegt. Es basiert auf dem Gesamtbrutto, wird aber um bestimmte steuerfreie oder pauschal versteuerte Bestandteile bereinigt, z. B. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit.
Aus dem ermittelten Steuerbrutto werden Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag berechnet, wobei Freigrenzen und Freibeträge zu beachten sind.
Sozialversicherungsbrutto
Ist die Bemessungsgrundlage für die Beiträge zur Kranken‑, Pflege‑, Renten‑ und Arbeitslosenversicherung. Auch hier gilt es, nicht beitragspflichtige Zuschläge sowie Bemessungsgrenzen zu beachten.
Wie wird der Nettolohn berechnet?
Aus dem er im Arbeitsvertrag vereinbarten Bruttolohn werden zunächst das Gesamtbrutto, dann das Steuer- und
Sozialversicherungsbrutto und schließlich der Nettolohn sowie der
Auszahlungsbetrag ermittelt.
Die Ermittlung des Nettolohns erfolgt in drei Schritten:
1. Ermittlung des Gesamtbruttos:
Zunächst wird das monatliche Grundentgelt um alle
laufenden und einmaligen Entgeltbestandteile ergänzt (Überstunden-/Nacht-/Feiertagszuschläge, Erschwernis-/Schichtzulagen, vermögenswirksame Leistungen, geldwerte Vorteile und Sachbezüge).
2. Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen: Erst wird auf Basis des Gesamtbruttos das Steuerbrutto errechnet. Von diesem werden wiederum die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sowie die Arbeitnehmeranteile zu den Sozialversicherungsbeiträgen (Kranken‑, Pflege‑, Renten‑ und Arbeitslosenversicherung) berechnet.
3. Ermittlung des Auszahlungsbetrags: Der übriggebliebene Nettolohn ist nicht
zwingend identisch mit dem tatsächlichen Auszahlungsbetrag. Denn vor dessen Überweisung auf das Konto des Arbeitnehmers werden noch weitere, individuell vereinbarte oder gesetzlich angeordnete
Abzüge und Hinzurechnungen berücksichtigt, zum Beispiel der Arbeitnehmer-Anteil zu vermögenswirksamen Leistungen, Entgeltumwandlungen (betriebliche Altersvorsorge usw.) oder Rückzahlungen von Vorschüssen oder Arbeitgeberdarlehen.
Diese (Zwischen-)Schritte sollte die Lohnabrechnung transparent abbilden, damit der Arbeitnehmer nachvollziehen kann, wie sich der Weg von seinem vertraglichen Bruttogehalt bis zum endgültigen Auszahlungsbetrag zusammensetzt.
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Erhalten auch geringfügig Beschäftigte (Minijob) eine Lohnabrechnung?
Ja, aber für sie gelten besondere Regeln, was Steuern und Sozialabgaben betrifft.
Im gewerblichen Minijob fallen für den Arbeitnehmer in der Regel keine eigenen Beiträge zur Kranken- und Arbeitslosenversicherung an. Der Arbeitgeber zahlt pauschale Abgaben zur Sozialversicherung und pauschale Lohnsteuer an die Minijob-Zentrale. Dies wird auch auf der Lohnabrechnung entsprechend ausgewiesen. Für die Rentenversicherung besteht im Minijob grundsätzlich Versicherungspflicht, von der sich der Minijobber allerdings befreien lassen kann.
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Lohnabrechnungen?
Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen, Buchungsbelege und andere Lohnunterlagen für bestimmte Zeiträume aufbewahren. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus der Abgabenordnung, dem Einkommensteuerrecht und den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften.
Für Unterlagen, die primär für den Lohnsteuerabzug relevant sind, gilt in der Regel eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Für Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen, die für die steuerliche Buchführung und den Jahresabschluss von Bedeutung sind, – darunter fallen z. B. Lohnkonten und Buchungsbelege –, ist eine zehnjährige Aufbewahrungszeit vorgeschrieben.
Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen oder der letzte Beleg entstanden ist.
Arbeitnehmer sollten ebenfalls ihre Lohnabrechnungen aufbewahren, um ihre Ansprüche gegenüber Finanzämtern oder Sozialversicherungen (Rente, Arbeitslosengeld, Elterngeld usw.) nachweisen und Unstimmigkeiten klären zu können.
Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat bei der Lohnabrechnung?
Der Betriebsrat hat gemäß Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei verschiedenen Regelungen zur Lohnabrechnung zwingende Mitbestimmungsrechte.
So
darf er beispielsweise beim Auszahlungstermin des Arbeitsentgelts, der Umstellung von Papier- auf elektronische Lohnabrechnung oder der Frage mitbestimmen, ob das Entgelt bar oder unbar ausgezahlt wird.
Auch bei Regelungen der betrieblichen Ordnung bestimmt er mit: Wer darf im Unternehmen auf abrechnungsbezogene Daten zugreifen?
Was tun bei einer fehlerhaften Lohnabrechnung?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die
Lohnabrechnung korrekt zu erstellen. Bei Fehlern muss er diese berichtigen und
zu wenig gezahlten Lohn nachzahlen beziehungsweise zu viel einbehaltene Beträge
korrigieren.
Sind Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge falsch berechnet worden, muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung korrigieren und gegenüber Finanzamt und Sozialversicherungsträgern Berichtigungsmeldungen abgeben. Unterbliebene Abzüge von Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung dürfen grundsätzlich nur bei den nächsten Abrechnungen nachgeholt werden. Danach kann der Arbeitgeber die Beiträge meist nicht mehr vom Arbeitnehmer zurückfordern und muss sie unter Umständen selbst tragen.
Wenn ein Arbeitnehmer einen Fehler in seiner Lohnabrechnung
feststellt, sollte er diese sorgfältig prüfen und mit der Personalabteilung
klären. Bei zu niedriger Vergütung hat der Arbeitnehmer Anspruch auf
Nachzahlung. Es ist wichtig, alle relevanten Unterlagen gut aufzuheben, um
Ansprüche belegen zu können.
Wie kann ich meine Lohnabrechnung mit biduum vereinfachen?
Mit dem Modul Lohnabrechnung können Sie alle für die Abrechnung relevanten Daten ganz einfach zwischen dem Online-Dienstplan biduum und Ihrem Lohn- und Gehaltssystem abgleichen. Wie erwähnt, werden dabei Zuschläge, Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit und Auszahlungen aus dem Zeitkonto berücksichtigt.
Der Online-Dienstplan biduum hilft aber nicht nur bei der Lohnabrechnung. Sie können schnell und unkompliziert übersichtliche Wochen- und Monatspläne erstellen, wobei automatisch maximale Monatsarbeitszeit, Zuschläge und Urlaubsansprüche der Mitarbeiter mit einfließen. Natürlich gibt es auch eine mobile Zeiterfassung und Urlaubsplanung und vieles, vieles mehr.
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Links zum Weiterlesen
Welche Steuerklasse gilt für wen? (Vereinigte Lohnsteuerhilfe)
Datenschutz bei der Gehaltsabrechnung – das müssen Arbeitgeber wissen (wirtschaftswissen.de)
Was Arbeitgeber bei einer nachträglichen Korrektur der Entgeltabrechnung beachten müssen (haufe.de)