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Personaleinsatzplanung
Lohnfortzahlung - weil jeder mal krank wird
Ganz kurz vorab erklärt: Lohnfortzahlung
Erfolgt bei Krankheit (bis zu 42 Tage lang), während einer Kur und an gesetzlichen Feiertagen. Zuschläge werden anteilig berechnet. Kleinbetriebe zahlen nur einen Teilbetrag, den Rest die Krankenkasse.
Was bedeutet Lohnfortzahlung?
Lohnfortzahlung ist die gesetzlich geregelte Zahlung des Arbeitsentgeltes durch den Arbeitgeber im Krankheitsfall, während einer Kur und an gesetzlichen Feiertagen. Auch während der Betreuung erkrankter, eigener Kinder erfolgt in der Regel eine Lohnfortzahlung.
Berechtigt sind ausschließlich angestellte Mitarbeiter für maximal sechs Wochen und nur für die Tage, an denen diese üblicherweise gearbeitet hätten.
Ist der Arbeitnehmer länger krank, bekommt er Krankengeld von der Krankenkasse.
Einzelheiten regelt das 1994 in
Kraft getretene Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Tarifverträge können abweichende
Regelungen vorsehen.
Wer hat Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?
Arbeitslohn wird nicht in jedem Fall einer Erkrankung weiter gezahlt. Daher müssen verschiedene Kriterien erfüllt sein.
Folgende
Kriterien müssen für Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall erfüllt sein:
- Der Arbeitnehmer ist nachweislich arbeitsunfähig.
- Der Arbeitnehmer ist mindestens vier Wochen bei seinem Arbeitgeber beschäftigt.
- Die Erkrankung ist unverschuldet.
- Die Erkrankung besteht während der regulären Arbeitszeit.
Fast jeder Arbeitnehmer in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis hat bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Lohnfortzahlung – also beispielsweise auch Arbeitnehmer in Teilzeit, in Minijobs, Werkstudenten und Saisonarbeiter.
Für in Heimarbeit
Beschäftigte besteht kein Anspruch. Als Ausgleich erhalten sie einen Zuschlag
zum Arbeitsentgelt (§ 10 EFZG).
Welche Pflichten hat der Arbeitnehmer bei Arbeitsunfähigkeit?
Erkrankte Mitarbeiter müssen ihren Arbeitgeber sowie, falls sie gesetzlich versichert sind, ihre Krankenkasse unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren.
Der Arbeitnehmer hat seinen Arbeitgeber per Krankmeldung unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren (Meldepflicht).
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss der Arbeitnehmer spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ein ärztliches Attest über das Bestehen einer Arbeitsunfähigkeit vorlegen (Nachweispflicht). Jedoch kann der Arbeitgeber bereits am ersten Krankheitstag eine Bescheinigung verlangen.
Den Grund für die Arbeitsunfähigkeit muss der Arbeitnehmer nicht angeben.
Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse, muss er auch dieser unverzüglich eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit zusenden.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als im Attest angegeben, hat der Arbeitnehmer eine neue Bescheinigung zu besorgen.
Kommt der Arbeitnehmer seinen Nachweispflichten nicht nach, besteht ein vorübergehendes Leistungsverweigerungsrecht des Arbeitgebers.
Wie lange wird der Lohn im Krankheitsfall fortgezahlt?
Bei Krankheit muss der Arbeitgeber das Gehalt an den betroffenen Arbeitnehmer 42 Kalendertage beziehungsweise sechs Wochen weiter bezahlen.
Für jede neue Erkrankung gilt derselbe sechswöchige Anspruch auf Lohnfortzahlung. Erkrankt der Arbeitnehmer während einer Arbeitsunfähigkeit an einer weiteren Krankheit, verlängert diese allerdings nicht automatisch die Dauer der Entgeldfortzahlung. Dies ist nur möglich, wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass die erste Arbeitsunfähigkeit bereits beendet war, bevor die zweite Arbeitsunfähigkeit eintrat.
Fällt der Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehrmals mit Unterbrechung aufgrund derselben Erkrankung aus, werden die Tage der Arbeitsunfähigkeit aufsummiert.
Der Anspruch endet nach 42 Tagen. Ein erneuter Anspruch besteht erst sechs Monate nach dem Ende der ersten Arbeitsunfähigkeit beziehungsweise alle zwölf Monate neu (§ 3 EntgFG).
Beispiel:
Erkrankung im September, vom 02.09.-16.09. = 15 Tage
Erkrankung
ab November, vom 01.10.- 11.11. =
42 Tage
- Arbeitgeber fragt bei Krankenkasse nach, ob es Vorerkrankungen zu berücksichtigen gibt. Krankenkasse bestätigt, dass es sich bei der Fehlzeit im September um die gleiche Erkrankung wie der im Dezember handelt.
- Die Entgeltzahlung endet aufgrund der Vorerkrankung im September bereits am 27.10. (15 Tage + 27 Tage = 42 Tage).
- Ohne Vorerkrankung würde die Entgeltzahlung erst am 11.11. enden.
Wann wird Krankengeld gezahlt?
Ist der Arbeitnehmer länger als 42 Tage wegen derselben Erkrankung arbeitsunfähig, endet die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Die gesetzliche Krankenkasse zahlt ab diesem Zeitpunkt nach Antragstellung Krankengeld.
Bei längerer, ununterbrochener Arbeitsunfähigkeit können Versicherte innerhalb von drei Jahren bis zu 78 Wochen Krankengeld erhalten. Gezahlt werden 70 Prozent des Bruttoverdienstes, aber nicht mehr als 90 Prozent des Nettoverdienstes.
Anspruch
auf Krankengeld haben nur gesetzlich Pflichtversicherte. Freiwillig Versicherte
oder privat Versicherte können eine gesonderte Krankengeldversicherung
abschließen.
Wird Krankengeld auch bei Kündigung und befristeten Arbeitsverhältnissen gezahlt?
Ja, auch innerhalb befristeter Arbeitsverhältnisse oder während der Kündigungsfrist wird Krankengeld gezahlt.
Erkrankt der Mitarbeiter während der laufenden Kündigungsfrist oder innerhalb eines befristeten Arbeitsverhältnisses, zahlt der Arbeitgeber den Lohn für maximal sechs Wochen weiter. Die Kündigungsfrist verlängert sich dadurch nicht.
Endet das Arbeitsverhältnis jedoch aufgrund von Kündigung oder Befristung, bevor die sechs Wochen verstrichen sind, und der Arbeitnehmer ist weiterhin krank, muss der Arbeitgeber nur bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses den Lohn fortzahlen.
Danach erhält der Arbeitnehmer Krankengeld von der Krankenkasse, bis er wieder arbeitsfähig ist.
Manchmal
muss der Arbeitgeber über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus
Lohnfortzahlung leisten. Das ist der Fall, wenn
- der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wegen dessen Arbeitsunfähigkeit gekündigt hat,
- der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis während der Arbeitsunfähigkeit mit einem Aufhebungsvertrag beendet hat oder
- der Arbeitnehmer erhebliche Kündigungsgründe hatte, die der Arbeitgeber zu verantworten hat (Mobbing, sexuelle Belästigung).
Gilt Lohnfortzahlung auch während einer Kur?
Der
Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht auch im Falle einer Kur beziehungsweise
einer Rehabilitationsmaßnahme (§ 9 EFZG), falls
diese notwendig ist und ein Sozialversicherungsträger die Kur beziehungsweise
Reha genehmigt hat.
Dazu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber unverzüglich den Zeitpunkt des Antritts der Kur und ihre voraussichtliche Dauer mitteilen.
Erforderlich sind zudem eine ärztliche Bescheinigung über die Erforderlichkeit der Maßnahme und eine Bescheinigung der Bewilligung des Sozialleistungsträgers.
Wie ist Lohnfortzahlung während des Mutterschutzes geregelt?
Im Mutterschutz haben Frauen Anspruch auf Lohnfortzahlung. Sie erhalten Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse, der Arbeitgeber zahlt die Differenz zum vorherigen Nettogehalt.
Erfolgt eine Lohnfortzahlung, wenn ein krankes Kind betreut werden muss?
Ist nichts anderes vereinbart, wird der Lohn durch den Arbeitgeber weitergezahlt. Dieser kann allerdings die Lohnfortzahlung im Arbeitsvertrag ausschließen. In diesem Fall können gesetzlich krankenversicherte Elternteile Kinderkrankengeld beantragen.
Fällt der Mitarbeiter wegen Kind krank aus, weil er sich um sein erkranktes Kind kümmern muss, ist der Arbeitgeber angehalten, den Lohn weiterzuzahlen. Verpflichtet ist er jedoch nicht.
Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen regeln häufig, ob und wie viele Tage der Mitarbeiter bei Erkrankung des Kindes bezahlt freigestellt wird. Zu zahlen ist der volle Lohn samt Zuschlägen für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit.
Schließt der Arbeitgeber per Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung die Lohnfortzahlung aus, wird mit dem verminderten Lohn anteilig auch die Sozialversicherung gekürzt. Der Mitarbeiter kann dann bei seiner zuständigen Krankenkasse Kinderkrankengeld beantragen.
Besteht während des Urlaubs voller Anspruch auf Lohnfortzahlung?
Hier gibt es keine pauschale Antwort. Der Durchschnittsverdienst wird auch im Urlaub gezahlt. Allerdings werden hierbei einige Faktoren nicht berücksichtigt.
Für Urlaubstage müssen Arbeitgeber das Arbeitsentgelt fortzahlen. Grundlage bildet das Bundesurlaubsgesetz (BurlG).
Die Lohnfortzahlung im Urlaub bemisst sich nach dem Durchschnittsverdienst der
letzten 13 Wochen, wenn ein feststehender Wochenlohn oder ein festes Monatsgehalt
vereinbart worden sind und keine anders lautenden tariflichen Regelungen
getroffen wurden.
Einbezogen in den Durchschnittsverdienst werden:
- Provisionen,
- Zulagen
- Akkordlohn
Sachbezüge, die zum Arbeitsentgelt gehören und
während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, müssen für die Urlaubsdauer in
bar abgegolten werden.
Nicht einbezogen in den Durchschnittsverdienst
werden:
- Überstundenvergütungen,
- Verdienstkürzungen (zum Beispiel aufgrund von Kurzarbeit oder Arbeitsausfällen),
- Gewinnbeteiligungen
- Umsatzprämien
- Gratifikationen
Bei einem schwankenden Arbeitsentgelt wird das
Urlaubsentgelt nach der Summe des Arbeitseinkommens der letzten 13 Wochen vor
Urlaubsbeginn berechnet. Der Wert wird durch die zurückliegenden Werktage dividiert
und mit der Zahl der Urlaubstage multipliziert.
Gibt es Ausnahmen von der Lohnfortzahlung?
Ja. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht keine Verpflichtung zur Lohnfortzahlung.
So sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu leisten, wenn:
- das Arbeitsverhältnis weniger als vier Wochen besteht (§ 3 EntgFG). In dem Fall erhält der Beschäftigte Krankengeld von der Krankenkasse.
- der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit selbst verschuldet (beispielsweise bei Unfällen aufgrund von groben Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung, Verletzungen aufgrund von Verstößen gegen die Arbeitsschutzbestimmungen, Sportunfällen bei besonders gefährlichen Sportarten, riskanten Hobbys).
- der Arbeitnehmer seiner Anzeigen- und Nachweispflicht nicht nachgekommen ist.
- sich der Arbeitnehmer in einem ruhenden Arbeitsverhältnis befindet (Sonderurlaub, Schutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz, Elternzeit).
Wie wird die Lohnfortzahlung berechnet?
Neben dem normalen Lohn werden auch verschiedene Zuschläge für die Entgeltfortzahlung berücksichtigt.
Für
jeden Tag der Arbeitsunfähigkeit erhält der Arbeitnehmer in den ersten sechs
Wochen das volle Arbeitsentgelt.
Zusätzlich zum normalen Lohn sind
weiterzuzahlen:
- Sonn- und Feiertagszuschläge,
- Nachtzuschläge,
- Zulagen (beispielsweise für Schichtarbeit),
- laufend gezahlte Sachleistungen und Deputate,
- regelmäßig geleistete Überstunden,
- Prämien,
- vermögenswirksame Leistungen.
Wird auf Stundenbasis (Minijob) gearbeitet oder erhält der Arbeitnehmer Verkaufsprovisionen oder ist die Bezahlung monatlich unterschiedlich, wird für die Berechnung der Durchschnittslohn der letzten drei Monate herangezogen.
Nachtarbeits-, Feiertags- und Sonntagszuschläge werden beim fortgezahlten
Entgelt nicht steuerfrei gezahlt, da keine tatsächliche Arbeitsleistung
erfolgte. Aus demselben Grund müssen auch Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden (§ 1 Abs. 1 SvEV).
Unberücksichtigt bleiben bei der Berechnung der
Entgeltfortzahlung:
- die Vergütung für arbeitsvertraglich festgelegte Mehrarbeitsstunden
- nicht regelmäßig geleistete Überstunden
- Überstundenzuschläge
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Gewinnbeteiligungen
- Beihilfen und Unterstützungen
- Aufwendungsersatz (§ 4 Abs. 1a Satz 1 EFZG).
Sind Kleinbetriebe auch zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall verpflichtet?
Ja. Allerdings müssen diese nur einen Teil des Arbeitsentgelts selbst zahlen. Den Rest übernimmt die jeweilige Krankenkasse.
Arbeitgeber mit weniger als 30 Mitarbeitern sind verpflichtet, am Umlageverfahren U1 teilzunehmen.
Pro Mitarbeiter zahlt der Arbeitgeber hierbei einen prozentualen Anteil vom Arbeitsentgelt als Beitrag an die Krankenkasse. Im Falle einer Lohnfortzahlung im Krankheitsfall erstattet die Krankenkasse dem Arbeitgeber einen Teil des fortgezahlten Entgelts.
Bei geringfügig Beschäftigten (Minijob, Midijob) wird das U1-Verfahren von der Minijob-Zentrale durchgeführt.
Durch dieses im Aufwendungsausgleichsgesetz geregelte so genannte U1-Verfahren soll verhindert werden, dass kleinere Arbeitgeber durch die Erfüllung der Entgeltfortzahlungsansprüche ihrer Arbeitnehmer finanziell überlastet werden. Es handelt sich also um eine Entgeltfortzahlungsversicherung für kleinere Arbeitgeber.
Details sind im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt.
Was ist in Bezug auf das Arbeitszeitkonto zu beachten?
Analog zur Lohnfortzahlung, wird auch das Arbeitszeitkonto weitergeführt, als habe der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbracht.
Am Krankheitstag werden die Arbeitszeiten des Mitarbeiters im Arbeitszeitkonto so gebucht, als hätte er die Soll-Arbeitszeit erbracht.
Werden
Arbeitszeiten ungleichmäßig auf die Arbeitstage verteilt, muss die jeweils
geplante Arbeitszeitdauer angerechnet werden.
Der Urlaubsanspruch bleibt bei einer Erkrankung erhalten. Erkrankt ein Mitarbeiter während seines Urlaubs, kann er die entgangenen Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.
Bei einer längeren Krankheit bleiben Urlaubsansprüche bis zu 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres erhalten.
Inwiefern erleichtert biduum® die Abbildung von Krankheitstagen?
Ob Wochen- oder Monatsplan, Urlaubsplanung oder Zeiterfassung, der Online-Dienstplan biduum® hilft Ihnen dabei, den Überblick über erkrankte Mitarbeiter, Vertretungen und Besetzungen zu behalten.
Der Online-Dienstplan biduum® bildet nicht nur transparente und übersichtliche Wochen- und Monatspläne ab, sondern berücksichtigt auch maximale Monatsarbeitszeit, Zuschläge und Urlaubsansprüche der Mitarbeiter. Zeitkonten inklusive Abwesenheiten werden übersichtlich dargestellt und auch das Ende der Lohnfortzahlung kann vorgemerkt werden.
Links zum Weiterlesen
Informationen zur Umlage U1 (Haufe.de)
Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge im Krankheitsfall, an Feiertagen und bei Urlaub (Haufe.de)
PDF-Broschüre zur Entgeltfortzahlung des Bundesministeriums für Arbeit
und Soziales