Personalbedarfsermittlung - Soll und Haben

Ganz kurz vorab erklärt - Personalbedarfsermittlung

Methoden zur Bestimmung der benötigten Mitarbeiter-Anzahl. Quantitativer und qualitativer Bedarf wird überprüft. Dient als Grundlage für Maßnahmen zur Anpassung entstandener Über- oder Unterdeckung.

Was versteht man unter Personalbedarfsermittlung?

Mit einer Personalbedarfsermittlung – auch Personalbedarfsplanung oder Kapazitätsplanung genannt – werden alle Maßnahmen zusammengefasst, mit denen Unternehmen ihren aktuellen und zukünftigen Mitarbeiterbedarf ermitteln.

Die Kalkulation umfasst den quantitativen und qualitativen Bedarf. Die Personalbedarfsermittlung als Teil des Workforce Managements ist ein wichtiges Instrument für die Personalentwicklung, die Personalbeschaffung und die Personaleinsatzplanung eines Unternehmens. Der ermittelte Bedarf wird anschließend in die Personalkostenplanung übernommen.

Was ist das Ziel der Personalbedarfsermittlung?

Die Personalbedarfsermittlung zielt auf die Ermittlung der in einem Unternehmen benötigten Anzahl an Mitarbeitern mit der entsprechenden Qualifikation ab. Überhänge und Unterdeckungen sind zu vermeiden.

Im Rahmen einer Personalbedarfsanalyse wird der aktuelle Personalbestand mit dem ermittelten Soll-Bestand abgeglichen. Bestehen Abweichungen, können entsprechende Personalmaßnahmen (z. B. Personalsuche, Personalbindung oder Personalabbau) an den tatsächlichen Bedarf angeglichen werden. 

Wird eine optimale personelle Deckung erreicht, können Kosten gesenkt, Zielvorgaben bezüglich Umsatz und Produktivität erfüllt und die Wettbewerbsfähigkeit gesichert werden. Außerdem werden Konflikte vermieden.

Unterbleibt eine Personalbedarfsermittlung, kann es einerseits zu Überhängen und erhöhten Lohnkosten kommen oder andererseits eine Unterdeckung eintreten mit Überstunden/Überlastung, steigenden Krankenquoten, schlechtem Service, sinkender Produktivität und Mitarbeiterunzufriedenheit. In manchen Branchen drohen aufgrund gesetzlicher Vorgaben Strafen bei personeller Unterdeckung.

Ein andauerndes Anpassen der Personalmaßnahmen ist notwendig, um eine Produktivitäts- und Effizienzsteigerung zu erzielen.

Wann sollte der Personalbedarf berechnet werden?

Die Ermittlung des Personalbedarfs ist keine einmalige Angelegenheit. Vielmehr sollte sie in regelmäßigen Abständen erfolgen, um beispielsweise auf Veränderungen im betrieblichen Ablauf reagieren zu können.

Es kann auch Situationen geben, in denen sich eine Neuberechnung außerhalb eines festgelegten Turnus lohnt, zum Beispiel nach:

  • der Analyse der Altersstruktur eines Unternehmens
  • der Änderung der Unternehmensstrategie
  • der Änderung der wirtschaftlichen/politischen Situation
  • saisonal variierendem Umsatz (Saisongeschäft).
Anstehende Investitionen und Expansionspläne können Anlass zu einer Personalbedarfsermittlung sein.
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Woran orientiert sich die Personalbedarfsplanung?

Schwankende Auftragslagen, höheres Patientenaufkommen, gesetzliche Änderungen: Verschiedene interne und externe Faktoren haben Einfluss auf die Personalbedarfsplanung. 

Interne Faktoren

  • Unternehmensziele
  • Veränderungen im Produkt- und Dienstleistungsprogramm (z. B. Portfolio-Erweiterungen)
  • Erwartete Auftragslage (z. B. Investitionen, Expansion, Neukunden)
  • Bedarfstreiber (wie z. B. das Anruferaufkommen in Callcentern, Patientenaufkommen in Kranken- und Pflegeeinrichtungen und Kundenaufkommen im Verkaufs- und Beratungssektor)
  • Qualitativer Personalbedarf (Fähigkeiten/Kompetenzen der Mitarbeitergruppen, zukünftige Qualifikationen und Weiterbildungen, Abdeckung spezieller Aufgaben durch Outsourcing anstelle von Neueinstellungen)
  • Quantitativer Personalbedarf (benötigte Anzahl an Mitarbeitern, zeitweise Personalaufstockung aufgrund von Urlaubszeiten, saisonalen Spitzen oder Produktneueinführungen z. B. durch Leiharbeiter)
  • Personaleinsatzfaktor (die für den gewünschten Umsatz benötigte Arbeitszeit), dabei ist die Netto-Verfügbarkeit (reale Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubs-, Krankheits-, Fortbildungs- und Feiertagen) zu berücksichtigen
  • Altersstruktur innerhalb der Belegschaft
  • Fluktuation

Externe Faktoren

  • Gesetzliche Änderungen (z. B. Herabsetzung/Erhöhung des Renteneintrittsalters)
  • Gesamtwirtschaftliche Situation (z. B. Aufschwung, Rezession)
  • Änderungen am Arbeitsmarkt (z. B. Auftragslage, demografischer Wandel)
  • Psychologische Einflüsse (z. B. Werbung, Trends)
  • Kulturelle Einflüsse (z. B. Digitalisierung, Umweltbewusstsein)

Welche Arten des Personalbedarfs unterscheidet man?

Zur strategischen Personalplanung wird der Personalbedarf in verschiedene, betriebswirtschaftlich relevante Arten unterteilt. Ein Teil von ihnen bezieht sich auf den Ist-Personalbestand, ein Teil auf den errechneten Soll-Bestand.

Nach einer Personalbedarfsanalyse ergeben sich folgende Kennzahlen:

  • Brutto-Personalbedarf: benötigte Mitarbeiterzahl, um die anvisierten Unternehmens- und Absatzziele zu erreichen.
  • Netto-Personalbedarf: benötigte Mitarbeiterzahl, die neu eingestellt oder freigestellt werden muss, um die geplanten Ziele zu erreichen. Der Netto-Personalbedarf ergibt sich somit aus der Differenz von Brutto-Personalbedarf und Ist-Bestand (negatives Ergebnis = Personalüberdeckung, positives Ergebnis = Personalunterdeckung)

Ihr zugrunde liegen diese Werte: 

  • Einsatzbedarf: Personalbedarf, der ständig verfügbar sein muss, um das Erfüllen der Arbeitsmenge sicherzustellen.
  • Reservebedarf: Personalbedarf aufgrund temporärer Personalausfälle und Engpasssituationen(z. B. wegen Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung)
  • Zusatzbedarf: Vorübergehend erhöhter Personalbedarf (z. B. bei Saisonarbeit)

Je nach Ergebnis führt der Abgleich im Rahmen der Personalbedarfsanalyse zu

  • Neubedarf: Personalbedarf, der über den bestehenden Personalbestand hinausgeht (z. B. bei Filialneugründungen)
  • Ersatzbedarf: Personalbedarf aufgrund ausscheidender Mitarbeiter (z. B. Kündigung, Rente etc.)
  • Freistellungsbedarf: Personalbedarf, der abgebaut werden muss (z. B. durch Betriebsschließungen)
  • Minderbedarf: Rückläufiger Personalbedarf (z. B. in der Rezession)

Welche Methoden existieren zur Personalbedarfsermittlung?

Die wissenschaftlichen Methoden zur Personalbedarfsermittlung orientieren sich an Trends, Analogien sowie an wichtigen Kennzahlen, aus denen mögliche Szenarien für die Zukunft entwickelt werden.

Damit lassen sich allesamt keine exakten Berechnungen erstellen, sondern lediglich Einschätzungen. Alternativ kann eine Analyse-Software zur automatischen Berechnung eingesetzt werden. 

Bevor Unternehmen den Personalbedarf bestimmen, sollten sie klären:

  • welche Art des Personalbedarfs sie bestimmen möchten
  • ob sie den quantitativen und/oder den qualitativen Personalbedarf bestimmen wollen
  • welcher Planungszeitraum relevant ist (kurz-, mittel- oder langfristig)
  • welche Methode in Frage kommt

Je nach gewählter Methode kann das Ergebnis unterschiedlich ausfallen.

Trendextrapolations-Methode

Bei der Trendextrapolations-Methode werden die Entwicklungsdaten aus der Vergangenheit erfasst und auf den zukünftigen Personaleinsatz übertragen. Diese Fortschreibung nennt man Extrapolation. 

Voraussetzungen sind, dass:

  • die herangezogene Zeitperiode lang und betrieblich stabil genug war und
  • die Verhältnisse der Vergangenheit auch in der Zukunft Bestand haben.

Kennzahlen-Methode

Die Kennzahlen-Methode stellt eine Beziehung zwischen einer Bezugsgröße und dem bisherigen Personalbedarf her. Daraus wird eine Prognose des zukünftigen Personalbedarfs abgeleitet.

Typische Beispiele sind:

  • Umsatz versus Beschäftigtenzahl
  • Absatz versus Beschäftigtenzahl
  • Kundenzahl versus Stellenanzahl
  • Umsatz versus Personalgesamtkosten
  • Abteilungen versus geleistete Arbeitsstunden.

Trendanalogie-Methode

Die Trendanalogie – auch Analogie-Schlussmethode genannt – ähnelt der Kennzahlen-Methode. In ihr werden jedoch Abhängigkeiten zwischen zwei oder mehreren Kennzahlen aus mehreren Zeitperioden verglichen und Tendenzen abgeleitet. Die Trendanalogie geht dabei stets davon aus, dass die festgestellten Abhängigkeiten der Vergangenheit auch in fortgeschriebener Zukunft noch in gleichem Maße bestehen bleiben. 

Abhängigkeiten können beispielsweise bestehen zwischen:

  • Umsatz des Unternehmens
  • Größen der Abteilungen
  • Qualifikation der Mitarbeiter.
Die Analyse von Abhängigkeiten zwischen Kennzahlen ist ein Merkmal der Trendanalogie-Methode.
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Delphi-Methode

Namentlich angelehnt an das Orakel von Delphi, das mit Befragung und Weissagung assoziiert wird. Bei der Delphi-Methode handelt es sich um eine systematische Expertenbefragung zur Einschätzung des zukünftigen Personalbedarfs. In mehreren Runden werden spezielle Fragebögen ausgewertet und mit Informationsanalysen zurückgemeldet. Die befragten Personen antworten dabei unabhängig und ohne Beeinflussung durch dominante Teilnehmer. Eine Gruppendynamik wird somit umgangen. 

Die Delphi-Methode eignet sich gut für kleine und mittlere Unternehmen, da sie keine hohen Kosten verursacht.

Die Trendextrapolations-, Kennzahlen- und Trendanalogie-Methode sind vergangenheitsbezogene, die Delphi-Methode ist eine zukunftsbezogene Methode zur Personalbedarfsermittlung.

Weitere Methoden

Zu den weiteren (nicht wissenschaftlichen) Methoden der Personalbedarfsermittlung gehören beispielsweise: 

  • das Schätzverfahren (subjektive Einschätzung durch Vorgesetzte/leitende Mitarbeiter)
  • monetäre Methoden (finanziell zulässiger Personalbedarf)
  • Stellenplan-Methode (Schätzung des Bedarfs aufgrund von bisherigen Besetzungen)
  • Laufzettel-Methode (Projektzeiterfassung).

Welche Maßnahmen resultieren aus einer personellen Überdeckung oder Unterdeckung?

Werden im Rahmen einer Personalbedarfsermittlung Unter- oder Überdeckungen errechnet, ergibt sich die Notwendigkeit des Gegenwirkens. Nicht immer muss hierfür die Mitarbeiterzahl erhöht oder verringert werden. Oftmals helfen auch Weiterqualifizierungen oder Umbesetzungen bei der Anpassung an den eigenen Personalbedarf.

Maßnahmen bei Unterdeckung

  • Förderung von Neueinstellungen
  • interne Versetzungen
  • Weiterbildungsmaßnahmen
  • Automatisierung von Prozessen
  • Outsourcing
  • Leiharbeitnehmer beschäftigen

Maßnahmen bei Überdeckung

  • Entlassungen/Freistellungen
  • Anbieten von Teilzeitstellen, Sabbaticals         
  • interne Versetzungen

Inwiefern erleichtert biduum® die Personalbedarfsermittlung bei der Dienstplanung?

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