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Personaleinsatzplanung

Personaleinsatzplanung, kurz PEP, ist die planvolle Zuordnung der Mitarbeiter zu einzelnen Positionen im Unternehmen. Als Teil der Personalwirtschaft ist das Ziel der PEP die Zuordnung der passenden Anzahl qualifizierter Arbeitskräfte zur richtigen Zeit an den vorhandenen Positionen. Dabei spielt das Gleichgewicht von Personalkosten und Produktivität bei der Personaleinsatzplanung eine wesentliche Rolle. Zugleich dient sie als Grundlage für wichtige Personalentscheidungen.

Welche Formen der Personaleinsatzplanung gibt es?

  Die Personaleinsatzplanung betrachtet die Thematik des Personaleinsatzes aus unterschiedlichen Blickwinkeln:

  1.  Qualitative Personaleinsatzplanung:
    Hier ist der Weiterbildungsbedarf das zentrale Entscheidungskriterium. Die Fähigkeiten eines Mitarbeiters werden ermittelt und mit zukünftigen Anforderungen des Arbeitsplatzes abgeglichen. Hieraus entstehen mögliche Potentiale und Bedarfe, die in der Planung berücksichtigt werden müssen.
  2.  Quantitative Personaleinsatzplanung:
    In diesem Bereich wird unter Berücksichtigung eventueller Zu- und Abgänge Personalbedarf mit dem zu erwartenden Personalbestand verglichen. Es ist zu vermeiden, dass Stellen über- oder unterbesetzt werden, da das den Arbeitsablauf beeinträchtigen könnte.
  3.  Zeitliche Personaleinsatzplanung:
    Es werden zeitliche Aspekte berücksichtigt, die sich auf den Personalbedarf auswirken können. Beispielsweise könnte der Personalbedarf aufgrund möglicher saisonbedingter Spitzen schwanken. Dieser volatile Bedarf muss entsprechend geplant und mit entsprechenden Maßnahmen abgefangen werden.

 

Die Einsatzplanung erfolgt kurz-, mittel- oder langfristig. Dabei ist die kurzfristige einfach und unproblematisch zu gestalten, während mittel- und langfristig gesehen eine detaillierte Planung vonnöten ist. Hier sind zukünftige Änderungen der Rahmenbedingung unbekannt. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, dass Unternehmen gerade bei Änderungen im Personalbedarf flexibel reagieren durch:

•     Einstellung von Mitarbeitern
•     Einsatz von Zeit- oder Leiharbeitern
•     Versetzung von Mitarbeitern
•     Weiterbildung der Mitarbeiter
•     Mitarbeiterentlassungen

Wo liegen die Unterschiede zwischen Personaleinsatzplanung und der Erstellung von Dienstplänen?

Ein Dienst- oder Schichtplan legt die Zeiträume fest, an dem die Arbeitskräfte eines Betriebs Ihre Arbeit zu leisten haben. Dies beinhaltet Tag und Uhrzeit. Mit Hilfe von Zeiterfassung lässt sich hier nachhalten, ob der Dienst im vorgegebenen Zeitraum geleistet wurde.

Die Personaleinsatzplanung beschäftigt sich dagegen mit dem Bedarf an Personal über einen größeren Zeitraum hinweg. Hier wird geregelt, welcher Mitarbeiter an welcher Position eingesetzt wird.

Was ist bei der Personaleinsatzplanung in der Praxis zu beachten?

 Gerade in der heutigen Zeit müssen Unternehmen, wie Call Center oder im Einzelhandel immer höhere Verbraucheransprüche erfüllen. Insbesondere der Einzelhandel stellt sich dabei Herausforderungen wie längeren Öffnungszeiten und muss dabei eine höhere Flexibilität beweisen. Hinzu müssen für eine kompetente Beratung der Kunden genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen.

 

Für eine optimale PEP gilt es, einige Aspekte und Grundlagen zu beachten. Diese beginnt mit dem Planungshorizont, der in verschiedenen regelmäßigen Zeitintervallen erfasst wird und bei die kurz- mittel- und langfristige Personaleinsatzplanung steuert. Die Ist-Planung beschäftigt sich mit kurzfristigen Änderungen, wie beispielsweise Krankheitsausfällen von Arbeitskräften. Hier gilt es, besonders flexibel zu agieren. Mittelfristig kommt die Monatsplanung ins Spiel, hier werden in der Regel die kommenden vier bis sechs Wochen gesteuert. Urlaube, Abwesenheiten durch Weiterbildungsmaßnahmen oder Vertretungsregelungen werden hier erfasst und gesteuert. Die langfristige Personalplanung beschäftigt sich folglich mit größeren Zeiträumen und beschäftigt sich mit der Personaleinsatzplanung im gesamten Geschäftsjahr. Zahlen, Daten und Fakten helfen hierbei, Betriebsstrukturen zu erfassen, Potentiale zu erkennen und zu optimieren. Abweichungen sind insbesondere hier möglich.

 

Bei der Personaleinsatzplanung liegt der Fokus auf:

• Bedarfsorientierte Planung
Im Einzelhandel oder in Call Centern ist die Kundenfrequenz an einzelnen Tagen nicht gleich. Auch zu saisonalen Ereignissen wie Weihnachten oder Ostern ist mehr Personal nötig als üblicher Weise. Die Planung muss deshalb an den sich ändernden Personalbedarf angepasst werden.

• Flexible Arbeitszeiten
Auch Zeit- und Teilzeitkräfte werden sinnvoll in das Arbeitszeitmodell integriert.

• Koordination von Voll- und Teilzeitkräften
Nur wenn auch bei großem Kundenandrang genügend Personal zur Kundenbetreuung zur Verfügung steht, kann der Servicelevel hoch gehalten werden.

• Analyse- und Planungssoftware
Viele Unternehmen, nutzen noch das altbewährte Schichtmodell uns schreiben ihre Dienstpläne mit Excel, da die Nutzung mit Excel kostenlos ist. Aber die richtige Software, wie zum Beispiel biduum, kann Zeit und Kosten einsparen. Die passende Softwarelösung sollte an die Bedürfnisse der jeweiligen Branche, wie beispielsweise dem Handel, der Industrie oder der Pflege, angepasst sein. 

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