Personaleinsatzplanung – wesentlicher Baustein der Personalplanung

Aufgabe der PEP ist es, die vorhandenen Mitarbeiter ihren Qualifikationen und Kapazitäten entsprechend in den richtigen Positionen einzusetzen. Damit der tägliche Betrieb reibungslos läuft, sollten der Personaleinsatz und damit die Planung stimmen.

In einem Workforce-Management-System werden neben der eigentlichen Einsatzplanung passender Mitarbeiter zusätzlich die Bedarfsplanung und Optimierung sowie die Soll- und Ist-Planung berücksichtigt. Auch das „Arbeitszeitmanagement“ gehört dazu – gegebenenfalls in Verbindung mit einer elektronischen beziehungsweise mobilen Zeiterfassung.

Die meisten Unternehmen kennen saisonale oder marktbedingte Schwankungen. Dadurch bedingt, kann sich der Personalbedarf verändern. 

Gemeistert werden solche Herausforderungen mit einer intelligenten Personaleinsatzplanung. Sie ermittelt zuerst den tatsächlichen Bestand an Mitarbeitern und gleicht ihn mit dem Bedarf ab. 

Dafür müssen alle Auftragslagen und Auslastungsschwankungen bekannt sein. Etwa das Weihnachtsgeschäft oder die Schlussverkaufszeiten im Einzelhandel. Die Planung optimaler Personaleinsätze basiert auf tiefergehenden Überlegungen:

Um Unter- oder Überbesetzung zu vermeiden, ist eine Einschätzung des zukünftigen Personalbedarfs mit dem zu erwartenden Personalbestand nötig. Eine mögliche Fragestellung könnte lauten: Wie viele Mitarbeiter könnten das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt verlassen und wie viele müssten im Gegenzug neu eingestellt werden?

Die Personalabteilung verschafft sich einen Überblick über die Art und Qualifikation der benötigten Arbeitskräfte. Kenntnisse, Neigungen, Alter und Geschlecht können dabei eine Rolle spielen. Diese Mitarbeiter können gezielt einer Stelle mit einem bestimmten Anforderungsprofil zugeteilt werden. Allerdings sind bei Defiziten nicht immer gleich neue Mitarbeiter nötig: Womöglich befinden sich die richtigen Kandidaten bereits im Unternehmen.

Je nach Marktlage, Auftragsspitzen oder Flauten braucht das Unternehmen nicht immer gleich viele Mitarbeiter. Manchmal muss der Bedarf jede Woche oder sogar täglich angepasst werden. Für kurz- oder mittelfristige Sicherheit kann ein Schicht- oder Dienstplan sorgen. Schwieriger planbar ist ein langfristiger Zusatzbedarf etwa bei Ausfällen durch Krankheit, Fortbildung oder Mutterschutz. Hier könnte auch eine Reserve in Form eines Bereitschaftsdienstes oder einer Rufbereitschaft helfen, die bereits in den Dienstplan eingebaut wird.

Theorie und Praxis weichen oft voneinander ab. Nicht alles, was planbar ist, hält dem Realitätscheck stand. Schon wegen rechtlicher und tariflicher Regelungen ist die Personalplanung reglementiert. Eine sorgfältige PEP muss die Rahmenbedingungen vor Ort kennen und entsprechend darauf reagieren:

Eine gelungene Personaleinsatzplanung setzt die genaue Kenntnis der Betriebsvereinbarung über die flexible Gestaltung der Arbeitszeiten, Arbeitszeitmodelle und Tarifverträge voraus. Möglicherweise sind Vereinbarungen mit dem Betriebsrat über neue Regelungen notwendig, um die Einsatzplanung zu optimieren.

Im Interesse eines guten Betriebsklimas sollten Wünsche und Vorstellungen der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Wie umfassend dies geschieht, gilt es vorher abzustecken.

Die Anforderungen an einen Personaleinsatzplan sind umfangreich. Häufig entwirft ein Personalplaner die PEP online am PC oder händisch per Liste beziehungsweise Excel-Tabelle. Alternativ übernimmt ein Kollege aus dem Team diese Aufgabe mit den genannten Methoden, die jedoch oft zeitaufwändig und fehleranfällig sind. 

Eine weitere Variante ist die PEP über eine (Web-)App wie biduum^®. Mit ihrem großen Funktionsumfang und einer intuitiven Programmoberfläche unterstützt sie den Planer bei der Erstellung eines guten Dienstplans. So können die Einsatzzeiten der Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder im Minijob koordiniert und miteinander in Einklang gebracht werden.

Wenn einige Mitarbeiter zu viel, andere dagegen zu wenig zu tun haben, stimmt oft die Personaleinsatzplanung nicht. Unternehmen büßen durch Überbelastung ebenso wie durch zu geringe Auslastung ihrer Mitarbeiter Teile ihrer Produktivität, ihres Renommees und ihrer Aufträge ein. 

Um auf personelle Ausfälle durch Krankheit oder Urlaub, eine schwankende Auftragslage in der Industrie oder auf das unterschiedlich hohe Patientenaufkommen im Krankenhaus flexibel reagieren zu können, sind vor allem ausreichend viele flexibel einsetzbare Mitarbeiter nötig. Auch Aushilfen, Springer-Pools und Arbeit auf Abruf in Form von Bereitschaftsdiensten kommen als Option infrage. So kann das Unternehmen einerseits Fehlplanungen und teuren Überstunden, andererseits unnötigen Leerlaufzeiten und Unterbeschäftigung vorbeugen. Das sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. 

Das Herzstück eines Betriebes sind die Mitarbeiter. Diese gilt es - beispielsweise durch Mitbestimmung - zu motivieren. Eine gelungene PEP macht alle Prozesse transparent. Mitarbeiter können sehen, wo sie eingesetzt werden, und die Planung integriert  ihre Wünsche nach Möglichkeit. Das Resultat sind zufriedene Mitarbeiter, deren Leistungen sich positiv auf die Produktivität und den Service auswirken.

Ein wichtiger Bestandteil der PEP ist die Schicht- und Dienstplanung. Die Kunst dabei besteht darin, verschiedene Dienstpläne und Einsätze so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Schließlich sollen unbeliebte Zusatzschichten oder die aufwändige Suche nach Ersatzkräften verhindert werden. Anwenderfreundliche Softwarelösungen zur Personaleinsatzplanung ermöglichen eine  übersichtliche Planung in allen Branchen, in denen verschiedene Schichten und Dienste aufeinander abgestimmt werden müssen. Das Ziel besteht darin, ein ideales Gleichgewicht zwischen Personalbedarf und geplanter Arbeitszeit zu schaffen, damit der Betrieb rund um die Uhr reibungslos läuft.

Bei der Erstellung des Dienstplans sind gesetzliche Regelungen wie etwa das Arbeitszeitgesetz, der Mutterschutz sowie der Jugendarbeitsschutz einzuhalten. Zulässige Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Ruhezeiten sowie Regelungen zu Sonn- und Feiertagen fließen ebenfalls mit ein. Der Dienstplan und jede Änderung muss außerdem durch den Betriebsrat genehmigt werden, ehe Arbeitsleistung in Anspruch genommen wird. 

Damit nicht alle Mitarbeiter die Einsatzzeiten, Krankheits- oder Urlaubstage ihrer Kollegen einsehen können, kann der Dienstplan anonymisiert veröffentlichtwerden. Dies macht jedoch zum Beispiel beim Schichttausch wenig Sinn. Wird der komplette Dienstplan allen zugänglich gemacht, sollten gemäß Datenschutz alle betroffenen Mitarbeiter einer Veröffentlichung zugestimmt haben.

Vielfach ist die Dienst- und Einsatzplanung in kleinen oder mittelständischen Betrieben optimierbar. Denn Einsatzplanung über Zuruf oder die Verwendung von Zetteln endet schnell im Chaos. 

Bei ungeplanten Ereignissen können Fragen aufkommen wie: Wen schickt man zum nächsten Außendiensteinsatz? Wer hat das nötige Know-how dafür? Und wer übernimmt die bereits verplanten Aufträge? 

Auch die Planung mit Excel oder anderen Tabellen stößt rasch an ihre Grenzen. Intelligente Software zur Personaleinsatzplanung dagegen bewältigt solche Herausforderungen bestmöglich und rasch.

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