biduum Lexikon
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Personalplanung

Als Teil der Unternehmensplanung und Personalwirtschaft hat die Personalplanung das Ziel, die benötigten Mitarbeiter kurz-, mittel- oder langfristig dem Unternehmen nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen.

Was ist Personalplanung?

Die Personalplanung steuert den Mitarbeiterbedarf eines Unternehmens, um diesen jederzeit im Sinne der Wirtschaftlichkeit zu decken und Unternehmensziele zu erreichen. Anstehende Aufgaben sollten die Mitarbeiter dabei weder über- noch unterfordern. Sie beschäftigt sich also mit der theoretischen Organisation von personellen Ereignissen in der Zukunft.

Dabei behält sie stets den Überblick über die finanziellen Mittel des Unternehmens und die Interessen der Unternehmenspolitik. Unter Berücksichtigung dieser Faktoren beschafft, verwaltet und verteilt die Personalplanung die Ressourcen der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter eines Unternehmens, meist mit Hilfe eines Dienstplans. Sie ist also ein zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung und fällt in den Aufgabenbereich des Human Resources Managements. Mit Hinblick auf die Personalplanung geht es unter Einhaltung von Kostenplänen, Unternehmenszielen, Erfordernissen und Erwartungen um die Steuerung folgender Faktoren:

  • der richtigen Mitarbeiter
  • in richtiger Anzahl
  • zur richtigen Zeit
  • am richtigen Ort

Personalplanung steht dabei immer in Verbindung mit der Unternehmens- und Führungsphilosophie, die beispielsweise Zielvereinbarungen und Umsatzziele beinhaltet. Dabei umfasst sie die gesamte Planung im Personalwesen. Die kurzfristige Organisation legt die Einsatzzeiten der Mitarbeiter im Tages- und Wochenrhythmus fest, die mittelfristige Personalplanung berücksichtigt Urlaub- und Abwesenheiten im Jahresverlauf. Die langfristige Planung beinhaltet schließlich Veränderungen in der Unternehmensstruktur, die sich über größere Zeiträume erstrecken.

                 

Was sind Instrumente der Personalplanung?

Als grundlegender Teil der Unternehmensplanung wird die personelle Planung von betrieblichen und konjunkturellen Faktoren bestimmt. Hilfsmittel sind die sogenannten Instrumente, die zur Organisation der Mitarbeiterplanung eingesetzt werden. Dazu gehören:

  • Arbeitsplatz mit Stellenbeschreibung
  • Stellenplan und Stellenbesetzungsplan
  • Anforderungs- und Qualifikationsprofil
  • Laufbahnplanung
  • Personalstatistiken

Was ist bei der Personalplanung zu beachten?

Der Betriebsrat hat das Recht auf Mitbestimmung in Sachen Personalplanung: Nach §102 und nach §92 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ist diese Kennzahlenmethode mitbestimmungspflichtig. Demnach ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Betriebsrat z.B. über Vorteile und Nachteile, Ziele, Zeiträume und Verfahren für den Personalplan aufzuklären und deren Zustimmung einzuholen. Der Betriebsrat kann aber auch dem Unternehmen z.B. Nachteile einer Stellenplanmethode aus seiner Sicht als Erklärung zukommen lassen.

Die Personalplanung darf also nicht einfach nach “Gutdünken” festgelegt werden. Das Betriebsverfassungsgesetz regelt hierbei die Informations-, Konsultations- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sowie die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Damit ist das Betriebsverfassungsgesetz die gesetzliche Grundlage für die Mitbestimmung von Arbeitnehmern in einem Unternehmen. Insbesondere § 92 des BetrVG beschäftigt sich mit der Personalplanung und besagt:

  • Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat über die Personalplanung informieren. Dazu gehören der aktuelle und zukünftige Personalbedarf, einschließlich geplanter Einstellungen oder Beschäftigung von Arbeitnehmern, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Unternehmen stehen.
  • Weiterhin muss der Betriebsrat über Weiterbildungsmaßnahmen unterrichtet werden.
  • Bevor Entscheidungen in die Tat umgesetzt werden können, muss sich das Unternehmen mit dem Betriebsrat über die erforderlichen Maßnahmen beraten, um Härten zu vermeiden.
  • Der Betriebsrat hat ein grundlegendes Recht, Vorschläge zur Einführung einer Personalplanung und deren Durchführung zu machen.

Strategische Personalplanung

Unter einer strategischen Personalplanung wird in der Regel die langfristige Ausrichtung auf Unternehmensziele und -strukturen verstanden. Sie beinhaltet die quantitative und qualitative Planung von Mitarbeiterkapazitäten. Ziel ist es, Mitarbeiter in benötigter Anzahl und mit der erforderlichen Qualifikation zur rechten Zeit am richtigen Ort einzusetzen, um ein erfolgreiches Fortbestehen des Unternehmens am Markt zu sichern. Darüber hinaus ist die Personalplanung ausschlaggebend für Personalentscheidungen. Anhand dieser Grundlage können Kündigungen ausgesprochen oder neue Mitarbeiter eingestellt werden. Unterscheiden lassen sich in diesem Zuge verschiedene Arten der Personalplanung:

  • Qualitative Personalplanung
    Die Personalabteilung ermittelt und legt fest, welche Qualifikationen für einen bestimmten Aufgabenbereich benötigt werden und welche nicht. Hier spielen mit Hinblick auf zukünftige Entwicklungen auch Weiterbildungen der Mitarbeiter eine wichtige Rolle. Dabei kann auch Outsourcing eine Alternative darstellen, wenn beispielsweise kurzfristige oder übergangsweise Lösungen benötigt werden.

  • Quantitative Personalplanung
    Hieran lässt sich ablesen, ob sich der zukünftige Personalbedarf mit dem aktuellen Personalbestand deckt. Diese Faktoren sollten bei der zukünftigen Planung miteinbezogen werden.

Bei der Personalplanung spielen zeitliche Faktoren eine wichtige Rolle, wie beispielsweise Urlaubszeiten oder saisonale Spitzen. Ebenso sind Einsatzort, beziehungsweise Abteilungen, von Bedeutung.

Aufgaben der Personalplanung

Zu den Aufgaben und Fachbereichen der Personalplanung gehören die Personalbestandsplanung, die Personalbedarfsplanung, die Personalentwicklung, die Personalbeschaffung und die Personalfreisetzungsplanung. Genauer:

Personalbestandsplanung

Die Personalbestandsplanung ermittelt den Ist-Zustand im Personalbestand eines Unternehmens. Die Zuordnung der Mitarbeiter in die entsprechenden Aufgabenbereiche erfolgt aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und Qualifikation. Um die Produktivität zu steigern und reibungslose Betriebsabläufe sicherzustellen, werden hierbei die Ressourcen der einzelnen Mitarbeiter näher betrachtet und bei der Planung miteinbezogen.

Personalbedarfsplanung

Anhand umfassender Analysen und durch Erfassung des zukünftigen Personalbedarfs ermittelt die Personalbedarfsplanung den personellen Soll-Zustand eines Betriebs. Miteinbezogen wird dabei auch der Führungskräftebedarf. Als Folge der Personalbedarfsplanung ergeben sich im weiteren Verlauf Faktoren der Personalentwicklung, der Personalbeschaffung und der Personalfreisetzung.

Personalentwicklung

Hauptaufgabenbereich der Personalentwicklung ist die Aus- und Weiterbildung der Arbeitnehmer. Diese Vorgehensweise löst eine Art Kettenreaktion aus und führt zu betrieblichen Determinanten wie Steigerung der Beschäftigungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter. Das wiederum kann grundlegend zum Unternehmenserfolg beitragen.

Personalbeschaffung

Wird im Rahmen der Personalbedarfsplanung ein Personaldefizit aufgedeckt, kommt die Personalbeschaffung zum Einsatz. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, neue Mitarbeiter zu rekrutieren: intern und extern.

Bei interner Lösung werden die Ressourcen der Mitarbeiter verlagert, also zum Beispiel in eine andere Abteilung versetzt. Das spart Kosten und lange Recruitingprozesse. Sind innerhalb des Unternehmens keine Ressourcen mehr verfügbar oder die Mitarbeiter verfügen nicht über die entsprechende Qualifikation für die zu besetzende Stelle, wird eine externe Personalbeschaffung nötig. Im Rahmen einer langfristigen und zukunftsorientierten Planung und Beschaffung von Fach- und Führungskräften ist die Personalbeschaffung ein wichtiges Instrument der Personalplanung. Das Ziel liegt hierbei in der Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit und des Unternehmenserfolgs.

Personalfreisetzung

Besteht in einem Unternehmen Personalüberschuss, kann es aus wirtschaftlichen Gründen notwendig sein, Personal abzubauen. Dies muss jedoch nicht gleich zu einer Kündigung führen, sondern kann auch durch eine Personalfreisetzungsplanung vermieden werden. Das kann unter anderem durch Stundenabbau, Positionswechsel im Unternehmen oder vorzeitige Rente geschehen.

Was sind die Ziele der Personalplanung?

Das oberste Ziel personeller Planung ist ein Gleichgewicht zwischen dem Erreichen der Unternehmensziele und der Mitarbeiterzufriedenheit zu schaffen. Unternehmen verändern sich mit der Zeit, damit auch ihre Strukturen und Anforderungen und somit auch der Soll-Zustand. Für die Personalplanung bedeutet dies ein andauerndes Anpassen von Maßnahmen. Ist dies erfolgreich, bedeutet das für Mitarbeiter und Unternehmen eine Produktions- und Effizienzsteigerung.

Für eine erfolgreiche Personalplanung gilt es, das gesamte Unternehmen zu betrachten. Dadurch kann der Bedarf, der sich in einzelnen Abteilungen ergibt, erfüllt oder im Sinne des Unternehmens auch abgelehnt werden. So wird festgestellt, ob weiteres Personal benötigt wird und welche Qualifikationen für eine Stelle notwendig sind. Um dies abschließend zu klären, werden Geschäftsführung und Führungskräfte mit ins Boot geholt.

Nicht nur der Personalbedarf beeinflusst die Personalplanung, sondern auch die im Unternehmen geltende Unternehmenskultur. Sie beinhaltet die Werte eines Unternehmens und seine Zukunftsplanung. Mitarbeiter fühlen sich sicher wohler in einem Unternehmen das auf langfristiges Personal baut, als auf solche, in denen eine hohe Fluktuationsrate herrscht. 

Das Hauptaugenmerk der Personalplanung ist die kurz-, mittel-, und langfristige Organisation des Personalbestandes. Der Blick bleibt dabei stets in die Zukunft gerichtet, Entscheidungen werden anhand der Unternehmensziele getroffen und ordnen sich diesen unter. So unterscheidet sich die personelle Planung eines jeden Unternehmens aufgrund unterschiedlicher und individueller Geschäftsziele.

Wie verläuft die Personaleinsatzplanung in der Praxis?

Eine weitere Aufgabe der Personalplanung ist die Personaleinsatzplanung (PEP). Ihre Aufgabe ist es, Mitarbeiter den passenden Stellen im Unternehmen zuzuordnen. Dabei kommen, wie bereits bei der Personalplanung, die Qualifikationen der Mitarbeiter eine Rolle, aber auch Zeitaspekte wie beispielsweise Wochenarbeitszeit, Elternteilzeit oder Altersteilzeiten.

Bei kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern wird die Planung nicht selten nebenbei und auf Zuruf erledigt. Oft werden hierbei lose Zettel überreicht, die schnell verloren gehen können. So kann es leicht zu Unstimmigkeiten kommen – insbesondere, wenn Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten nicht eingehalten werden. Ist ein Betriebsrat vorhanden, kann er in solchen Fällen eingeschaltet werden. Das Arbeitsklima und die Produktivität können allerdings unter dieser leichtfertigen Organisation deutlich leiden. Bevor es dazu kommt lohnt es sich, Software für die Personalplanung zu nutzen. Ein Beispiel dafür ist der Personalplaner biduum. Mit Hilfe des Tools lassen sich Online Einsatzpläne einfach erstellen und anpassen.

Mitarbeiter gezielt einsetzen durch einen Personalplaner

Damit alle Abläufe im Unternehmen reibungslos funktionieren und eine effiziente Arbeitsweise der Mitarbeiter sichergestellt ist, kommt die Personaleinsatzplanung zum Einsatz. Sie regelt mit Schicht- oder Dienstplan Einsatzzeiten der Mitarbeiter. Langfristig gesehen kann sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern und für ein angenehmes Betriebsklima sorgen.

Es gibt aber auch Branchen, in denen die Personalplanung sich an saisonalen Gegebenheiten orientieren muss. Hier gilt es in Zeiten eines hohen Arbeitsaufkommens Engpässe aufzufangen. Dieser erhöhte Personalbedarf muss dann kompensiert werden. Auch Ausfälle und Abwesenheiten aufgrund von Krankheit oder Urlauben müssen bei der Planung für den Personaleinsatz berücksichtigt werden. Hier muss die Personalplanung ein gewisses Maß an Flexibilität beweisen und sich frühzeitig darauf einstellen.

Eine vorrausschauende Personalplanung ist das A und O für Unternehmen in Sachen Effizienz. Wer gut plant, kann Personalengpässe vermeiden, Mitarbeitern ein angemessenes Arbeitspensum ermöglichen und zugleich deren Zufriedenheit sicherstellen. Im selben Zuge verbessert sich die Arbeitseinstellung und -motivation der Angestellten. Für ein Unternehmen bedeutet das in der Regel:

  • Verbesserung des Kundenservice
  • Steigerung der Produktivität
  • Verringerter Verwaltungsaufwand
  • Zufriedene Mitarbeiter
  • Zufriedene Kunden 

Moderne Personalplanungssoftware wie biduum unterstützt das Personalmanagement bei einer effizienten und einfachen Personalplanung. Sie erleichtert die Übersicht über Personalbedarf, Wochenarbeitszeiten, tatsächliche Arbeitszeiten dank Zeiterfassung, Urlaubsansprüche und Abwesenheiten.

Flexible Personalplanung: Software für Effizienz

Als bedeutender Teil im Workforce-Management muss die Personalplanung viele Faktoren berücksichtigen, die sich je nach Unternehmen unterscheiden. Während der zu erwartende Umsatz für alle Unternehmen eine wichtige Größe darstellt, kann beispielsweise das Wetter für einige Branchen ein weiterer, wichtiger Einfluss sein. So ist die Personalplanung ein komplexer Teilbereich der Unternehmensplanung, die sich besonders durch den Einsatz spezieller Software zur Personalplanung vereinfachen lässt. So lassen sich kurz- und langfristige Entwicklungen planen und berücksichtigen. Das gilt auch für die Erstellung von Dienstplänen. Hier kann bei der Planung auf Wünsche der Arbeitnehmer in gewissem Rahmen Rücksicht genommen werden.

Warum die Personalplanung online erledigen?

Während einige Betriebe Ihre Personalplanung immer noch mit Zettel und Stift erledigen, wird sie mittlerweile aber in den meisten Unternehmen mit Hilfe von Software oder Onlinelösungen durchgeführt. Programme wie Excel oder die kostenlose Variante LibreOffice Calc werden häufig von Einsteigern genutzt. Das Problem dieser Werkzeuge ist allerdings, dass sie die Fachkonzepte der Personalplanung (Mitarbeiter, Abwesenheiten, Dienste etc.) nicht wirklich abbilden. Die Daten werden meist nur lokal gespeichert und beinhalten keinerlei Automation, die den Personalverantwortlichen wirklich Arbeit abnimmt. Aus diesem Grund ist die Online Dienstplanung seit einigen Jahren auf dem Vormarsch. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist biduum. Das Online Tool zur Erstellung von Dienst- und Schichtplänen können Sie 60 Tage lang gratis testen. Registrieren Sie sich dazu einfach und prüfen Sie den Online Schichtplaner auf Herz und Nieren.

Personalplanung mit biduum

Bei dieser Cloud-Software kann von überall mit jedem Endgerät auf die Personalplanung zugegriffen und diese bearbeitet werden. Mitarbeiter können (mit eingeschränkten Rechten) an der personellen Planung teilnehmen. So können Mitarbeiter selbstständig Ihren Urlaub beantragen, Verfügbarkeiten anlegen und sich beispielsweise auf Schichten bewerben, ohne die Planung zu verändern. Ein weiterer Vorteil einer Personalplanungssoftware wie biduum besteht auch darin, dass die Dienstplanung automatisiert werden kann. Den Personalverantwortlichen wird also ein Großteil der Arbeit abgenommen.

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