biduum Lexikon
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Personalzeiterfassung

Als wichtiger Teil des Personalwesens und der Betriebsdatenerfassung (BDE) werden durch die Personalzeiterfassung (PZE) Arbeitszeiten, also Arbeitsbeginn und -ende, Pausen und geleistete Stunden des Arbeitnehmers, festgehalten. Das Ziel ist eine lückenlose Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden, die mitunter als Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen dienen kann. Heutzutage stehen viele Softwarelösungen für die Personalzeiterfassung online zur Verfügung. Sie erleichtern Belegschaft und Arbeitgeber die Erfassung und Übersicht über die geleisteten Arbeitsstunden und sind zudem eine kostengünstige Alternative zu stationären Systemen.

Wie einfach lässt sich Personalzeit online erfassen?

Mit der passenden Software ist Personalzeiterfassung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber einfach und unkompliziert. Mit ihr lassen sich geleistete Arbeitszeiten und Pausen lückenlos und unabhängig vom Einsatzort stets mit nur einem Klick erfassen. Personalverantwortliche können Arbeitseinsätze damit im Voraus planen und Mitarbeiter gezielt einsetzen. Während der gesamten Arbeitsperiode behalten Personalwesen und Mitarbeiter so jederzeit den Überblick. Einsatzzeiten, Pausen und Abwesenheiten können vollständig nachgehalten werden und dienen als Grundlage für Lohn- und Gehaltsabrechnungen und weitere Personalentscheidungen.

Tipp:
Ihnen reicht eine einfache Software zur Personalzeiterfassung nicht, Sie wollen mit einer Software die gesamte Personalplanung umsetzen?
Eine branchenunabhängige und einfache Lösung zur Personalplanung, insbesondere der Erstellung und Pflege von Dienstplänen, ist biduum. Die Software zur Schicht- und Dienstplanung bietet mit ihrer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, Dienste und Schichten zu besetzen, verschiedene Arbeitszeitmodelle einfach zu koordinieren sowie Fehlzeiten zu erfassen und Mitarbeiter zu verwalten. Die Arbeitszeiterfassung per App ist hier ein Teil des breiten Funktionsumfangs.

Einfach und schnell: Mobile Personalzeiterfassung per Browser und App

Ein Vorteil der mobilen Personalzeiterfassung ist ihre Flexibilität.

Ob Mitarbeiter im Außendienst oder auf Montage unterwegs sind oder im Büro arbeiten: mit einer mobilen Zeiterfassung bleiben Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand. Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeiten bequem über das Smartphone erfassen. Da mobilfähige Zeiterfassungssoftware auch ohne stationäres Terminal zur Arbeitszeiterfassung auskommt, fällt der Kostenfaktor der Software zur Personalzeiterfassung besonders für kleine und mittelständische Betriebe klein aus.

Vorteile mobiler Zeiterfassung

  • Arbeiten außerhalb des Büros (Home Office, Dienstreise, Außendienst) sind einfach erfassbar
  • Einfache Nutzbarkeit auch für Angestellte, die nicht am PC arbeiten
  • Transparenz und Übersichtlichkeit: Einsatzorte und Tätigkeiten von Mitarbeitern jederzeit einsehbar

Tipp:
Mit der Online Dienstplan Software Biduum lässt sich auch die Personalzeiterfassung bewältigen. Richten Sie Beschäftigungszeiten und Pausen so ein wie für Ihr Unternehmen am besten geeignet. Per stationärem Tablet am Eingang, über den PC am Arbeitsplatz oder ganz einfach per App auf dem Smartphone. So ist eine lückenlose Aufzeichnung von Arbeitsbeginn und -ende, Pausenregelungen, Urlaub und Fehlzeiten problemlos möglich. Die Daten im System stehen so jederzeit in Echtzeit zur Verfügung.

Vorteile für ArbeitnehmerVorteile für Arbeitgeber
Optimale Übersicht über geleistete ArbeitszeitenÜbersicht über Urlaube, An- und Abwesenheiten
Sekundengenaue Erfassung von Soll- und Ist-ZeitenEinhalten von arbeitsbezogenen und gesetzlichen Vorgaben
Transparenz: Urlaubs- und ZeitkontenEffiziente Personaleinsatzplanung

Personalzeiterfassung per Software ist für Betriebe und deren Belegschaften unkompliziert, spart Zeit und schafft Transparenz. Viele Programme ermöglichen hierbei ganz intuitiv eine einfach und übersichtliche Personalplanung und -zeiterfassung.

Welche Vorteile bietet die Personalzeiterfassung?

Personalzeiterfassung ist dank moderner Software einfacher denn je. Mobile Programme sind flexibel und ortsunabhängig einsetzbar. Sie können an PC, Notebook, Tablet oder per Smartphone online oder als App genutzt werden. Das Einstempeln an einem Terminal vor Ort ist damit optional und nicht zwingend notwendig. Besonders für Mitarbeiter im Außendienst oder auf Montage ergeben sich so einfache Möglichkeiten, Arbeitszeiten korrekt zu erfassen. Ein späteres Nachtragen anhand von Stundenzetteln ist nicht mehr nötig.

So gehen keine Informationen verloren, sondern sie werden direkt im System erfasst und können durch die Personalabteilung weiterbearbeitet werden. Die elektronische Zeiterfassung spart Arbeitgeber und Arbeitnehmer damit Zeit. Schichtpläne und  Dienstpläne lassen sich einfach erfassen, geleistete Arbeitsstunden mit der Planung abgleichen. So behält die Personalabteilung stets den Überblick und kann grundlegende Entscheidungen auf Personalebene treffen.

Individuelle Lösungen zur Zeiterfassung und Dienstplanung

Die Erfassung von Arbeitszeiten ist in vielen Betrieben an der Tagesordnung. Dabei erfüllt Software zur Personalzeiterfassung in der Regel mehrere Aufgaben, zu welchen nicht immer auch die der Personaleinsatzplanung zählt. Manche Unternehmen benötigen allerdings mehr als eine reine Zeiterfassung, da Dienste und Schichten im Voraus so besetzt werden sollen, dass Stoßzeiten aufgefangen, Urlaube eingeplant und Überstunden abgebaut werden können. Für diese Unternehmen bietet es sich an, auf eine Software zu setzen, die die eigenen Bedürfnisse optimal abdeckt. So steht bei biduum die Erstellung und Koordination von Dienstplänen im Vordergrund, die Zeiterfassung ist aber leicht und unkompliziert integrierbar und bereits im Leistungsumfang enthalten.

Welche Voraussetzungen benötige ich für die PZE in meinem Unternehmen?

Der Vorteil einer Online Personalzeiterfassung liegt auf der Hand: Sie benötigen lediglich einen Internetanschluss oder eine mobile Datenverbindung, um sie nutzen zu können. Per Browser-Interface oder per App können Mitarbeiter, Personalabteilung oder Buchhaltung sich bequem einloggen und sind so jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Tipp:
Biduum ist eine kostengünstige Lösung zur Erstellung von Dienstplänen, die auch die mobile Personalzeiterfassung unterstützt. Das Preismodell ist dabei so einfach und transparent wie die Anwendung der Software selbst. Für 2,80 Euro pro Mitarbeiter und Monat erhalten Sie ein kraftvolles Tool, das Ihnen die Personalplanung und Zeiterfassung erleichtert. Damit sparen Sie Zeit, die Sie anderweitig für Ihr Unternehmen nutzen können. Nutzen Sie die Vorteile einfacher Personalzeiterfassung online oder per App und testen Sie biduum 60 Tage lang kostenlos. Hier geht es zur
Registrierung.

Zeiterfassungssysteme: Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Systeme zur Personalzeiterfassung sind Hilfsmittel für Betriebe, anhand derer diese ihre Personalplanung aufstellen und die der Erfassung von Soll- und Ist-Zeiten dienen. Dies reicht von einer einfachen Tages-, Wochen- oder Monatsplanung bis hin zur Personalentscheidung. Hier ist für das Personalwesen ersichtlich, ob Stellen über- oder unterbesetzt sind und ob Ressourcen innerhalb des Unternehmens verschoben werden können. Da in diesem Zusammenhang Mitarbeiterdaten gespeichert werden, muss der Mitarbeiter beziehungsweise der Betriebsrat einer Personalzeiterfassung erst einmal grundsätzlich zustimmen. 

Die PZE unterliegt dem Betriebsverfassungsgesetz. Der § 75 BetrVG regelt hierbei das Persönlichkeitsrecht und besagt, dass Selbstständigkeit und freie Entfaltung von Mitarbeitern zu schützen sind. So dürfen in Hinsicht auf die Zeiterfassung keine persönlichen Daten erhoben werden. Gibt es allerdings einen konkreten Anlass, darf der Arbeitgeber An- und Abwesenheiten des betreffenden Mitarbeiters überprüfen. Dabei gilt zu beachten, dass nur diejenigen Mitarbeiter auf diese Daten zurückgreifen dürfen, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen.

Mit einer Personalzeiterfassung kann ein Unternehmen für mehr Transparenz sorgen und damit nicht nur eine Gleichberechtigung unter den Angestellten erreichen, sondern auch mehr Zufriedenheit in der gesamten Belegschaft. Dabei sollten Mitarbeiter bei der Erfassung der Arbeitszeiten im eigenen Sinne immer korrekt agieren, denn sie ist Grundlage für einen Dialog zwischen Angestellten und Unternehmen. Loggt sich ein Mitarbeiter beispielsweise in das System als anwesend ein, obwohl er abwesend ist, muss er mit Konsequenzen rechnen. Hier kann es neben einer Abmahnung zu einer Strafanzeige wegen Urkundenfälschung oder gar zur Kündigung kommen.

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