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Vertrauensarbeitszeit - wenn das Ergebnis zählt

Was ist Vertrauensarbeitszeit?

Im Mittelpunkt der Vertrauensarbeitszeit steht die Umsetzung von Zielvereinbarungen, nicht die Anwesenheitszeit der Mitarbeiter. Sie ist somit ein ergebnisorientiertes Arbeitszeit- und Arbeitsorganisationsmodell.

Frühaufsteher gehen ihr Tagwerk am liebsten noch vor dem Frühstück an. Ihre Kollegen sind erst nach dem Ausschlafen motiviert und am Abend kreativer. Die Vertrauensarbeitszeit hilft dabei, durch freiere Wahl der Arbeits- und Anwesenheitszeit das Arbeitsergebnis zu optimieren. Der Mitarbeiter soll seine produktivsten Tagesphasen abschätzen und sie dazu verwenden, die gestellten Aufgaben zu erfüllen. 

Der Arbeitgeber vertraut auf die eigenverantwortliche Einhaltung der Arbeitszeitverpflichtung des Arbeitnehmers. Ihm obliegen auch das Zeitmanagement und die Erfassung der Arbeitszeit. Dennoch steht die Anwesenheitszeit nicht im Vordergrund, sondern die Umsetzung von Zielvereinbarungen, Qualitäts- oder Ergebnisabsprachen. 

Durch eine höhere Eigenverantwortung soll eine stärkere Motivation und hierdurch eine Steigerung der Arbeitsleistung erreicht werden. 

Die gesetzlichen, arbeitsvertraglichen und tariflichen Vorschriften gelten als verbindliche Rahmenbedingungen.

Wie funktioniert Vertrauensarbeitszeit?

Der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer die Einteilung seiner arbeitsrechtlich vereinbarten Arbeitszeit. Im Gegenzug erwartet er die Erfüllung der Arbeitsaufträge im Rahmen bestimmter Fristen.

Der Arbeitnehmer kann (gegebenenfalls in Abstimmung mit seinem Team) entscheiden, wann er seine Arbeit durchführt. Dennoch besteht weiterhin die Pflicht, den arbeitsvertraglich vereinbarten Stundenumfang abzuleisten. 

Vereinbarte Arbeitsaufgaben müssen sorgfältig und fristgerecht erledigt werden. Bei niedrigem Arbeitsaufkommen kann der Feierabend vorgezogen werden. Dem entsprechend wird bei hohem Arbeitsaufkommen das Ableisten von Mehrarbeit erwartet. Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten im Arbeitszeitkonto sind hierbei immer einzuhalten. 

Der Arbeitgeber bestimmt bei der Vertrauensarbeitszeit lediglich, innerhalb welchen Zeitraums oder bis zu welchem Stichtag die vertraglich vorgegebene Anzahl an Wochenstunden erfüllt sein muss. Die Entscheidungskompetenz der Beschäftigten über ihre Arbeitszeit kann zeitweise eingeschränkt werden, wenn betriebliche Gründe dies erfordern.

Fristgerechte Auftragserfüllung ist bei Vertrauensarbeitszeit wichtig

Welche rechtlichen Vereinbarungen gelten?

Grundlagen arbeitszeitrechtlicher Regelungen sind der Arbeitsvertrag, der Tarifvertrag, Betriebsvereinbarungen und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). 

Der Arbeitgeber hält in einem Arbeitsvertrag fest, dass Vertrauensarbeitszeit gilt. Weiter bestimmt er im Arbeitsvertrag den Umfang der in einem gewissen Zeitrahmen zu leistenden Arbeitszeit im Sinne des § 611 Abs. 1 BGB

Gleichzeitig steuert er die Arbeit im Rahmen seines Direktionsrechts über eine Zielvereinbarung, die 

  • Projektaufgaben,
  • Arbeitsziele,
  • Zeitrahmen der Vertrauensarbeitszeit und
  • Fristen definiert. 

Kollektive Regelungen können auch in einem Tarifvertrag und in einer Betriebsvereinbarung ausgestaltet werden. Bei der Einführung von Vertrauensarbeitszeit hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht (§ 80 BetrVG). 

Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sowie vertragliche Regelungen sind einzuhalten. Um deren Einhaltung überprüfen zu können, hat der Arbeitnehmer die gebotenen Aufzeichnungen vorzunehmen beziehungsweise zu vermerken, dass er die  Aufzeichnungsgrenze nicht überschritten hat. 

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer zu diesem Zweck entsprechende Erfassungsformulare zur Verfügung stellen. Während die Korrektheit der Arbeitszeiterfassung vom Arbeitgeber nicht geprüft werden kann, ist eine Kontrolle der Arbeitszeit aufgrund der Aufzeichnungen des Arbeitnehmers weiterhin möglich. Die Einhaltung der gesetzlichen/tariflichen Arbeitszeitregelungen ist durch den Arbeitgeber zu überwachen. Bei Verstößen macht er sich strafbar.

Müssen Arbeitszeiten bei Vertrauensarbeitszeit aufgezeichnet werden?

Ja, künftig müssen alle Arbeitszeiten erfasst werden. Dies betrifft auch die Vertrauensarbeitszeit.

Gegenwärtig wird die Erfassung von Arbeitszeiten notwendig

  • zur Erfüllung der gesetzlichen Aufzeichnungspflichten (§ 16 und §3 ArbZG) oder
  • für die betriebswirtschaftlich bedingte Zuordnung von Arbeitszeiten zu bestimmten Aufgabenbereichen oder
  • aufgrund der Forderung des Betriebsrates, Aufzeichnungen der Arbeitszeit vorzunehmen, um die tarifliche Arbeitszeit sowie gesetzliche Höchstgrenzen zu prüfen. 

Gemäß eines Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 ist die generelle Erfassung von Arbeitszeiten allerdings zukünftig verpflichtend. 

Dem Betriebsrat obliegt die Erfüllung seiner gesetzlichen Überwachungsfunktion. Eine Überprüfung begründet sich zudem in der Fürsorge für die Gesundheit der Mitarbeiter.

Die Aufzeichnungspflicht kann der Arbeitgeber an seine Mitarbeiter delegieren. In diesem Fall muss er dafür sorgen, dass die Aufzeichnungspflicht ordnungsgemäß erfüllt wird. Dazu hat er regelmäßig durch Stichproben zu kontrollieren, ob seine Mitarbeiter Überstunden bzw. Mehrarbeit geleistet haben. 

Der Arbeitgeber sollte die Durchführung der Kontrollen dokumentieren, um sie Aufsichtsbehörden bei Verlangen vorzeigen zu können.

Werden Überstunden bzw. Mehrarbeit bei Vertrauensarbeitszeit vergütet?

Nicht generell. Vor Einführung der Vertrauensarbeitszeit sollte daher eine Vereinbarung getroffen werden, ob und wie ein Ausgleich von Mehrarbeit erfolgt.

Vereinbart ein Arbeitgeber mit einem Mitarbeiter Vertrauensarbeitszeit, bedeutet dies nicht zwangsläufig, dass der Arbeitgeber davon befreit ist, geleistete Überstunden bzw. Mehrarbeit auszugleichen oder zu vergüten. 

Eine pauschale Regelung in einer Betriebsvereinbarung über nicht näher bestimmte freie Arbeitstage ist unwirksam. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil vom 26. Juni 2019 entschieden. Demnach sind Pauschalvereinbarungen nur dann zulässig, wenn sie das Gebot der Normenklarheit und den betriebsverfassungsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz achten. 

Arbeitgeber sollten daher möglichst bei Einführung der Vertrauensarbeitszeit festlegen, wann Arbeitnehmer angehäufte Mehrarbeits- bzw. Überstunden durch Freizeit ausgleichen oder finanziell abgelten dürfen. 

Für wen eignet sich Vertrauensarbeitszeit?

Die Vertrauensarbeitszeit kann branchenübergreifend eingesetzt werden. Grundvoraussetzung ist eine betriebliche Vertrauenskultur und ein fairer Umgang zwischen Führungskräften und Mitarbeitern.

Dieses Arbeitszeitmodell ist sinnvoll:

  • in projektbasierten Dienstleistungsbereichen, zum Beispiel IT-Branche und Marketing.
  • in Branchen mit Einzelarbeit, in denen Beschäftigte ihre Arbeit weitgehend souverän erledigen können.
  • bei Home-Office- oder mobilen Tätigkeiten.
  • in Forschungs- und Entwicklungsbereichen.

Dieses Arbeitszeitmodell ist nicht bzw. weniger sinnvoll:

  • in Bereichen, in denen feste Präsenzzeiten nötig sind, zum Beispiel im Einzelhandel, im Gesundheitswesen und in der Produktion.

  • Schreibt der Arbeitgeber Kern-/Funktionszeit vor, handelt es sich um Gleitzeit, da der Mitarbeiter die Zeit in dem Fall nicht mehr frei einteilen kann.

Welche besonderen Anforderungen an Führungskräfte bestehen bei Vertrauensarbeitszeit?

Führungskräfte müssen das Zeitbudget und die Arbeitsaufgaben gerecht verteilen, Zielvereinbarungen formulieren und das Arbeitsergebnis bewerten - unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit.

Die Qualität der Führungskraft ist entscheidend, um die Vertrauensarbeitszeit erfolgreich umsetzen zu können. 

Der Vorgesetzte trägt die Verantwortung für die Formulierung und das Erreichen von Zielvereinbarungen. Er muss das vereinbarte Zeitbudget und die Arbeitsaufgaben ausbalancieren, Aufträge gerecht verteilen und Mitarbeiter bei Bedarf entlasten. 

Vertrauensarbeitszeit funktioniert nur dann, wenn die Aufgaben in der vereinbarten Zeit auch zu schaffen sind. Zudem muss die Führungskraft das Arbeitsergebnis der Mitarbeiter unabhängig von der Arbeitszeit qualitativ und quantitativ bewerten können.

Welche Vorteile bietet Vertrauensarbeitszeit?

Höhere Motivation durch Selbstständigkeit und Vertrauenskultur sowie ein geringerer Personalkosten- und Verwaltungsaufwand zählen zu den großen Vorteilen der Vertrauensarbeitszeit.

Vertrauensarbeitszeit birgt eine Fülle von Vorteilen:

  1. Reduzierung der Personalkosten, da der Mitarbeiter nicht mehr für seine Anwesenheit, sondern für seine tatsächliche Arbeit bezahlt wird. Je nach Auftragslage kann er sein Arbeitszeitkonto regulieren. Die Lohnkosten orientieren sich somit indirekt an der Konjunktur, nicht an der Anwesenheit.
  2. Hohe Selbständigkeit und Ergebnisorientierung der Beschäftigten.
  3. Zufriedenere Mitarbeiter durch Vertrauens- statt Kontrollkultur.
  4. Höhere Motivation der Beschäftigten durch Selbstbestimmtheit und flexiblere Arbeits- und Freizeitgestaltung.
  5. Geringerer Administrationsaufwand, da das Einrichten von Arbeitszeitkonten und das Auswerten der Arbeitszeiten entfallen.
Höhere Motivation durch flexible Arbeitszeitgestaltung

Welche Nachteile können durch Vertrauensarbeitszeit entstehen?

Die Gesundheit der Beschäftigten und das Betriebsklima werden insbesondere durch Überlastung der Mitarbeiter, fehlende Wertschätzung und falsche Erwartungshaltung seitens der Vorgesetzten bedroht.

Die Vertrauensarbeitszeit birgt auch Risiken und Nachteile. Insbesondere bei falsch gelebter/interpretierter Vertrauensarbeitszeit sind dies:

  1. Konflikte in Überlastungssituationen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern aufgrund von hohem Engagement, das nicht wahrgenommen wird, oder fehlender Ausgleichsmöglichkeit von Mehrarbeit.
  2. Verschlechterung des Arbeitsklimas im Team durch unzureichende Kommunikationskultur bezüglich Dienstabsprachen oder durch Mehrarbeit aufgrund von „Gruppenzwang”.
  3. Zielvereinbarungen werden als machbar vorausgesetzt – eine vorherige Prüfung findet nicht statt.
  4. Mitarbeiter weiten die Arbeitszeiten aus, um gesetzte Ziele zu erreichen - und verschweigen diese Mehrarbeit schamhaft, um keine Zweifel an der eigenen Leistungsfähigkeit aufkommen zu lassen.
  5. Da keine festen Arbeitszeiten existieren, kann die Erwartung entstehen, der Mitarbeiter stehe allzeit zur Verfügung.
  6. Unregelmäßige Erreichbarkeit der Beschäftigten.
  7. Mögliche Probleme bei der Dokumentation der Arbeitszeiten.
  8. Hohe Kompetenz der Führungskräfte nötig.
  9. Missbrauchspotenzial durch weniger Arbeit bei gleichem Lohn.

Wie hilft mir biduum® bei der Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit?

Auch Vertrauensarbeitszeit ist gemäß eines EuGH-Urteils künftig zu erfassen. Dieser Verpflichtung kommen Sie mit Hilfe von biduum® nach - und erhalten weitere Funktionen wie Dienstplanung, Schichtbesetzung oder Urlaubsantrag gratis dazu.

Vertrauensarbeitszeit erfordert also neben umsichtigen und wertschätzenden Führungskräften großes Verantwortungsgefühl der jeweiligen Mitarbeiter. Auch sich selbst gegenüber, zum Beispiel durch das Vermeiden von allzu viel Mehrarbeit bzw. deren Nachweis.

Das EuGH-Urteil zur generellen Arbeitszeiterfassung stärkt die Rechte der Arbeitnehmer, hilft aber auch Unternehmen bei der Umsetzung der Vertrauensarbeitszeit. Denn ohne Zeiterfassung wird ausufernde Mehrarbeit nicht rechtzeitig bemerkt, das Arbeitszeitkonto läuft aus dem Ruder. Und der Mitarbeiter steht dennoch unter Verdacht, seinen Verpflichtungen nicht nachzukommen, da er aufgrund der frei zu planenden Arbeitszeiten oftmals nicht erreichbar ist.

Daher sollten Arbeitgeber darüber nachdenken, welche Technik der Arbeitszeiterfassung für das eigene Unternehmen am besten geeignet ist. Die Stempeluhr hat dabei längst ausgedient. Ihre Aufgabe übernehmen heutzutage stationäre Tablets am Eingang. Oder die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit über den PC am Schreibtisch oder - noch einfacher - per App auf dem Smartphone. Und wenn die Erfassung der Arbeitszeit schon digital erfolgt, kann die Personalplanung ebenfalls auf den neuesten technischen Stand gebracht werden. 

Kein Problem für biduum®, die branchenunabhängige und einfache Lösung zur Personalplanung. Die Software zur Schicht- und Dienstplanung bietet mit ihrer übersichtlichen und intuitiven Oberfläche kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, Dienste und Schichten zu besetzen, verschiedene Arbeitszeitmodelle einfach zu koordinieren sowie Fehlzeiten zu erfassen und Mitarbeiter zu verwalten. Die Arbeitszeiterfassung per App ist ein Teil des breiten Funktionsumfangs. Damit Vertrauensarbeitszeit zum Erfolgsmodell wird.

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