Wie optimiere ich mein Ausfallmanagement?

Unsere Serie "Dienstplan-Wissen" dient zur Auffrischung und Vertiefung Ihres Wissens über verschiedene Themengebiete rund um die Personaleinsatzplanung. Nach unseren Blog-Beiträgen zum rollierenden Schichtplan, zur richtigen Urlaubsplanung und zu den Kriterien einer guten Dienstplanung dreht sich heute alles um das Ausfallmanagement.

Was viele Dienstplaner jedoch außer Acht lassen: Die sorgfältigste Dienstplanung wird durch ein anfälliges Ausfallmanagement diskreditiert – und im schlimmsten Fall ausgehebelt. Darüber hinaus fördert nicht nur ein langfristig angelegter Dienstplan, sondern auch ein adäquates Ausfallmanagement die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Und ist somit indirekt Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Das Konzept eines ausgewogenen Ausfallmanagements basiert auf folgenden Fragen:

• Wie häufig fallen Mitarbeiter wegen Krankheit aus – und worin liegt die Ursache?
• Wie kann man diesen Ursachen entgegenwirken, um die Häufigkeit der Ausfälle zu reduzieren?
• Welche Möglichkeiten stehen zur Verfügung oder können geschaffen werden, um personelle Ausfälle zu kompensieren?

Oftmals helfen kleine Veränderungen im Arbeitsablauf oder der Organisation dabei, Fehlzeiten messbar zu reduzieren. Ein guter und verlässlicher Dienstplan oder ein respektvolles Miteinander steigern die Motivation der Mitarbeiter – und senken den Krankenstand.

Fällt ein Mitarbeiter kurzfristig aus, greifen noch immer viele Dienstplaner reflexartig zum Telefon, um Kollegen aus dem Frei als Vertretung zu verpflichten. Diese spontane Lösungsfindung sollte in einem guten Ausfallmanagement tabu beziehungsweise absoluten Notfällen vorbehalten sein. Denn Freizeit und Erholungsurlaub sind gesetzlich vorgeschrieben, um Mitarbeitern Zeit zur Regeneration zu ermöglichen.

Durch Einsparmaßnahmen wird die Personaldecke in vielen Unternehmen und Organisationen ausgedünnt und die Mindestbesetzung dient als alleinige Orientierungsmarke. Bei Ausfällen droht dann nicht nur Unterbesetzung, sondern auch Überlastung der Mitarbeiter durch Überstunden und Schichtzeitenverlängerung, was weitere Ausfälle nach sich ziehen kann. Ein systematisches Ausfallmanagement muss also Reserven wie eigene Dienste vorsehen, um eine Unterbesetzung zu vermeiden.

Ein durchdachtes Ausfallmanagement basiert auf statistisch errechneten Ausfallquoten innerhalb des Unternehmens/der Organisation. Werden für deren Berechnung jedoch zu kurze Zeiträume berücksichtigt und wird sie nicht regelmäßig überprüft, drohen Unterbesetzungen. Monate beziehungsweise Jahre mit außergewöhnlich vielen Feiertagen und entsprechendem Freizeitausgleich können das beste Ausfallmanagement an seine Grenzen bringen.

Rechtliche Rahmenbedingungen wie beispielsweise die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV), die Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie (PPP-RL), das Gesetz über die Betreuung und Förderung von Kindern in Kindergärten, anderen Tageseinrichtungen und der Kindertagespflege, das Fachkräftegebot in der Kinder- und Jugendhilfe oder auch §75 der Pflegeversicherung (SGB XI) machen Fachkräfteeinsatz auch bei kurzfristigen Vertretungen notwendig. Viele Fachkräfte müssen daher die bereits erwähnten Doppelschichten ableisten, da die arbeitsfähigen, aber nicht ausreichend qualifizierten Kollegen keine Vertretung übernehmen dürfen.

Teilzeitkräfte haben gute Gründe dafür, nicht im Vollzeitbetrieb zu arbeiten. Setzt man sie über Gebühr als Krankenvertretung ein, müssen sie ihrerseits beispielsweise die Betreuung ihrer Kinder oder Angehörigen organisieren und bezahlen. Überdies sind für ihren Einsatz unter Umständen außertarifliche Überstundenzuschläge zu zahlen. Auch das Verplanen von Zusatzkräften oder Praktikanten als Reserven für Fachkräfte ist nicht statthaft.

Bezieht der Mitarbeiter monatlich kein gleichbleibendes Arbeitsentgelt, sondern arbeitet auf Abruf, müssen ihm Änderungen seiner Arbeitszeit gemäß §12 Abs. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden. Kurzfristige Ausfälle können so nicht kompensiert werden, da der Mitarbeiter bei Unterschreitung der Ankündigungsfrist die Arbeit verweigern darf.

Bevor man sich als Personalplaner mit konkreten Lösungen zum Ausfallmanagement beschäftigt, sollte man die Ressourcen des eigenen Unternehmens auf die Anforderungen des Dienstplans hin überprüfen. Sind die einzelnen Mitarbeiter zeitlich flexibel bei Übernahme einer Krankheitsvertretung? Kann ich sie nicht nur in anderen Schichten, sondern aufgrund ihrer Qualifikationen auch in anderen Abteilungen/Stationen besetzen?

Mitverantwortung und Mitgestaltung stärken nicht nur den Mitarbeiter, sondern das ganze Team. Das Kommunizieren offener, zur Besetzung ausgeschriebener Dienste und das Äußern von Einsatzwünschen ermöglicht den Mitarbeitern die aktive Teilhabe an der Dienstplanung und dem Ausfallmanagement. Außerdem lassen sich manche Telefonate und Auseinandersetzungen mit zwangsweise aus dem Frei geholten Mitarbeitern vermeiden.

Mitarbeiter in Rufbereitschaft halten sich während eines bestimmten Zeitraums beziehungsweise einer Schicht zur Verfügung und können bei Bedarf kurzzeitig als Reserve einspringen, möglicherweise auch mehrmals in Folge. Sie müssen nicht persönlich am Arbeitsplatz anwesend, jedoch ständig für den Arbeitgeber erreichbar sein, um auf Abruf die Arbeit aufnehmen zu können. Oftmals spricht man auch von Verfügungsdienst. Rufbereitschaft wird in der Regel pauschal vergütet, Genaueres regelt der Tarif- oder Arbeitsvertrag.

Stand-by-Dienste sind eine besondere Form der Rufbereitschaft. Sind Mitarbeiter im Stand-by-Dienst eingeteilt, müssen sie damit rechnen, mit einer kurzen Vorlauffrist von wenigen Stunden für ausgefallene Kollegen eingesetzt zu werden. In manchen Branchen ist auch eine Reserve vorgesehen, die zum jeweiligen Schichtbeginn telefonisch erreichbar ist und sehr kurzfristig einspringen kann. Im Gegensatz zur Rufbereitschaft bleiben die Mitarbeiter dann am Arbeitsplatz. Da es sich de facto um einen kurzfristig angekündigten, vorgezogenen Arbeitseinsatz handelt, wird beim Stand-by-Dienst in der Regel keine Pauschale gezahlt. Für seine Bereithaltung beziehungsweise das Einspringen für erkrankte Kollegen erhält der Mitarbeiter eine Zeitgutschrift.

Im Idealfall können sich Mitarbeiter in einem Unternehmen team- oder abteilungsübergreifend gegenseitig vertreten. Somit kann jeder Einzelne als Joker für erkrankte Kollegen einspringen und deren Tätigkeit übernehmen. Dazu werden Joker-Dienste als Stand-By-Krankheitsreserve oberhalb der Sollbesetzung in den Dienstplan integriert und bei Bedarf abgerufen. Vorausgesetzt werden wie beim Springerpool ein permanenter Wissensaustausch, Mentoring, Hospitationen und Jobrotationen innerhalb der verschiedenen Teams beziehungsweise Stationen.

Je nach Unternehmen können bestimmte Tätigkeiten mit niedriger Priorität auch auf einen der folgenden, besser besetzten Dienste verschoben werden. 

Zeitarbeit – auch Leiharbeit, Personalleasing oder Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) genannt – bietet die Möglichkeit, personelle Ausfälle kurzfristig zu kompensieren, ohne hierfür eigenes Personal bereitzuhalten. Für ein langfristiges Ausfallmanagement sind sie aufgrund höherer Stundenlöhne nur bedingt geeignet.

Ein hoher Krankenstand bedeutet nicht nur einen erhöhten Planungsaufwand für den Personalverantwortlichen, sondern auch Unmut unter den vertretenden Mitarbeitern, sinkende Motivation sowie Bereitschaftsaufschläge, Überstundenzuschläge und andere Kosten. Daher sollte das Vorbeugen von Ausfällen deren Management vorangestellt sein. Methoden hierzu können sein:

Ein verbindlicher und auf Wochen bzw. Monate angelegter Dienstplan schafft Planungssicherheit. Und zwar für den Personalverantwortlichen wie auch für den Mitarbeiter, der es zu schätzen weiß, wenn der Dienstplaner auch sein Privatleben respektiert. Die Motivation wächst ebenso wie die Verbundenheit mit dem Unternehmen. Umso mehr, wenn die Mitarbeiter sich aktiv in die Dienstplanung einbringen können – beispielsweise, indem sie den Tausch von Diensten organisieren. Eine geringere Fluktuation und ein niedrigerer Krankenstand sind die Folge – was allen Mitarbeitern zugute kommt und den Zeitaufwand für die Dienstplanung reduziert. 

Im Zusammenhang mit dem Ausfallmanagement besonders interessant: Die Zeitkonten mancher Mitarbeiter weisen über Jahre keinerlei Ausfälle auf – was jedoch vom Vorgesetzten und Planungsverantwortlichen nicht registriert wird. Dabei spricht eine konstante Erfüllung der Dienstzeiten nicht nur für eine gute körperliche Konstitution, sondern möglicherweise auch für eine ausgeprägte Verbundenheit zu Job und Unternehmen. Andere Mitarbeiter fallen durch häufiges Fehlen auf. Reagiert der Dienstplaner hierauf nicht in angemessener Form, führt dies zu Unmut innerhalb der Belegschaft, welche die Fehlzeiten auffangen muss. Der erkrankte Mitarbeiter wiederum fühlt sich „aussortiert“, wenn für Vertretung gesorgt und sein weiteres Befinden scheinbar unwichtig ist. Hier ist die soziale Kompetenz der Kollegen und Vorgesetzen besonders gefragt.

Je mehr Dienstplaner sich mit den Arbeitsunfähigkeitstagen bestimmter Mitarbeiter beschäftigen, desto eher übersehen sie andere Mitarbeiter, die trotz Krankheit zur Arbeit erscheinen. Möglicherweise denken diese Wird schon nicht so schlimm sein oder Ohne mich läuft der Laden nicht oder Ich kann nicht zu Hause bleiben, ich war erst letzten Monat krank. Dieser so genannte Präsentismus kann zu einer Chronifizierung ihrer Krankheit, zu nachfolgenden Herz-/Kreislauf-Erkrankungen, der Ansteckung von Kollegen sowie zu Produktivitätsverlusten zur Folge führen. Einer US-amerikanischen Studie zufolge sind die Kosten, die durch Präsentismus entstehen, mindestens so hoch wie die Kosten durch krankheitsbedingte Fehlzeiten.

Lob und Anerkennung für engagierte Mitarbeiter kommen im Arbeitsalltag oftmals zu kurz. Dabei sind sie nicht nur kostenfreie Mittel der Anerkennung, sondern spornen oftmals mehr an als manches Motivierungsseminar, ein Bonus oder die Uhr zum Jubiläum. Ein Ersatz für beruflichen Aufstieg und den vorzeitigen Wechsel in eine höhere Entgeltgruppe sind sie natürlich nicht. Aber ein wertschätzender Umgang spornt an und bindet Mitarbeiter an das eigene Unternehmen: In Zeiten des Fachkräftemangels ein schlagendes Argument.

Kehren Mitarbeiter nach längerer Abwesenheit an ihren Arbeitsplatz zurück, fühlen sie sich oft fremd im Unternehmen. Ein wertschätzendes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) hilft bei den ersten Schritten zurück ins Arbeitsleben. Hilfreich sind dabei Transparenz und ein Einbinden der Kollegen in geplante Maßnahmen. Auch sollte man eine eingeschränkte Leistungsfähigkeit akzeptieren und gegebenenfalls andere Arbeitsplätze anbieten.

Ein funktionierendes Ausfallmanagement erfordert eine gute Personal- und Arbeitsorganisation. Schließlich muss insbesondere in systemrelevanten Branchen nicht nur das Arbeitspensum des Tages bewältigt werden, sondern auch ausreichend Personal für die produktiven Abläufe, für Einsätze oder zur Betreuung von Patienten bereitstehen.

An erster Stelle steht ein stabiler Dienstplan, der bereits eine personelle Reserve berücksichtigt. Regelmäßige Dienste, die möglicherweise als Rollplan definiert sind, ermöglichen mehr Planungssicherheit, teamübergreifendes Arbeiten und Rufbereitschaften sorgen für mehr Flexibilität. Das Vermeiden von Überstunden reduziert den Planungsaufwand für deren Kompensierung. Eine gute und intelligente Dienstplanung, an der sich Mitarbeiter aktiv beteiligen können, schafft Transparenz und Gerechtigkeit.

Der rollierende Schichtplan

ergänzend: Wie strukturiere ich meinen Dienstplan?

Wie schreibe ich einen guten Dienstplan?

So gelingt die Urlaubsplanung!

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