Produktbeschreibung ORBIS Dienstplan

Kurze Amortisationszeit durch effiziente Einsatzplanung

Für nahezu alle Unternehmen sind die Personalkosten der größte Kostenfaktor. ORBIS Dienstplan bietet Ihnen alle Funktionen, die eine professionelle und wirtschaftliche Personaleinsatzplanung braucht. Dabei bleibt die Anwendung übersichtlich und leicht bedienbar. Ob bei der automatischen Dienstplanung, der Urlaubs- und Fehlzeitenplanung, der Änderung des Dienstplans oder der Auswertung von Einsatzzeiten: Sie erreichen Ihr Ziel in jedem Fall schnell und effizient. Sie sparen wertvolle Zeit und setzen Ihre Mitarbeiter optimal ein.

Planung einrichten

Zunächst hinterlegen Sie Dienste wie beispielsweise Nacht- und Bereitschaftsdienste. Anschließend bauen Sie aus diesen einen Rahmenplan auf – eine Folge von Diensten, die typischerweise über mehrere Wochen rolliert. Rahmenpläne ordnen Sie den Mitarbeitern als Richtschnur für die Planung zu. Als Planungsziel hinterlegen Sie schließlich die Sollbesetzung Ihrer Abteilung – typischerweise getrennt nach Minimalbesetzung und der geforderten Qualifikation. Sind diese Daten einmal erfasst, so können Sie einen Dienstplan mit wenigen Klicks erstellen.

Darüber hinaus können Sie eine Vielzahl individueller Vorgaben für die Planung hinterlegen. So können Sie beispielsweise „Nachtarbeit an Wochenenden“ für Personengruppen ausschließen oder einen Wunsch wie „Frühdienst am kommenden Montag“ für einen Mitarbeiter eintragen. Eine minimale Arbeitszeit können Sie für einen Mitarbeiter genauso festlegen, wie eine maximale Arbeitszeit, welche die zulässige gesetzliche Arbeitszeit überschreitet (Opt-out).

Planungsautomatik

Mit unserer Optimierungskomponente ConSolve® können Sie einen guten Dienstplan automatisch erstellen. Die Software kennt die wichtigsten Regeln der Planung, wie beispielsweise

  • vermeide Schaukeldienste,
  • lege freie Tage zusammen und
  • arbeite nicht mehr als 4 Nächte in Folge.

Die automatische Planung vermeidet Überstunden und gleicht die Zeitkonten der Mitarbeiter soweit möglich aus. Gesetzliche und tarifliche Regelungen werden eingehalten. Dabei können Sie jederzeit eingreifen und den Plan nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Planung bearbeiten und publizieren

Schalten Sie die Online-Prüfung ein, um Regelverstöße im Plan anzuzeigen, beispielsweise eine unterschrittene gesetzliche Mindestruhezeit zwischen zwei Diensten. Ändern Sie den Plan, so werden die angezeigten Daten wie Zeitkontenstände, aktuelle Besetzung und Prüfergebnisse sofort aktualisiert.
Wenn Sie den Dienstplan erstellt haben, wir dieser publiziert – wahlweise über ein Genehmigungsverfahren.

Planung anpassen

Ist der Plan einmal publiziert, so werden anschließende Änderungen getrennt festgehalten und dokumentiert. Benötigen Sie beispielsweise wegen eines Ausfalls zusätzliches Personal, so hilft Ihnen die Anwendung mit einer Suchfunktion. Die gefundenen Mitarbeiter können Sie über ein integriertes Nachrichtensystem per SMS oder E-Mail informieren (erfordert Modul Groupware).

Personalsysteme anbinden

Auf Knopfdruck erzeugt ORBIS Dienstplan aus den erfassten Arbeitszeiten und den hinterlegten Tarifen die Zeitdaten der Mitarbeiter. Sie werden im Lohn- und Gehaltssystem zu Zuschlägen und Zulagen wie Nachtarbeit und Wechselschicht verarbeitet; die Abrechnung wird dadurch vollständig automatisiert.
Zusätzlich lassen sich Personaldaten mit ORBIS Dienstplan synchronisieren. Im Personalsystem einmal gepflegt, bleiben die Personaldaten in ORBIS Dienstplan immer korrekt und aktuell. Außerdem können Sie Fehlzeiten wie Urlaub und Krank von ORBIS Dienstplan an ein Personalsystem regelmäßig übergeben, um diese Daten in beiden Systemen auswerten zu können.

Personaleinsatz steuern

Mit den Instrumenten von ORBIS Dienstplan lässt sich ein Controlling für die Personaleinsatzplanung aufbauen. Dieses reicht von einfachen statistischen Auswertungen von Ausfällen und geleisteten Diensten bis hin zu einer Verteilung der Arbeitszeiten auf Kostenstellen (Kostenstellenrechnung).
Die Daten lassen sich innerhalb von ORBIS Dienstplan auswerten oder an andere Systeme wie beispielsweise MS Excel zur weiteren Verarbeitung übergeben.