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OC:Planner
Rottal-Inn-Kliniken: Tarife? Beeindruckend!
„Die SIEDA und der OC: Planner haben unser Unternehmen vorangebracht.“
Die Rottal-Inn-Kliniken nutzen seit 2019 erfolgreich den OC:Planner der SIEDA und dessen Module. Doch weshalb entschieden sie sich überhaupt für unser Produkt, und welche Funktionen sind für sie besonders wichtig? Wir sprachen mit Jürgen Kaindl, Personal- und Wirtschaftsleiter der Rottal-Inn-Kliniken.
Eckdaten zu den Rottal-Inn-Kliniken:
Landkreis Rottal-Inn (Niederbayern)
Drei Häuser unterschiedlicher Ausrichtung
Einzugsgebiet: 120.000 Einwohner
insges. 617 Betten / 1.600 Mitarbeiter
SIEDA: Herr Kaindl, wie war die Ausgangssituation vor Ihrem Wechsel zur SIEDA-Software?
Jürgen Kaindl: Als ich die Personalleitung der Rottal-Inn Kliniken Ende 2018 übernahm, war ich damit konfrontiert, dass das Thema Zeitwirtschaft im Unternehmen über viele Jahre eher stiefmütterlich und auch fachlich mehr schlecht als recht behandelt wurde. Das zuvor verwendete Programm eines großen Marktbegleiters zu Dienstplanung und Zeiterfassung hatte gerade so irgendwie funktioniert, mehr aber auch nicht. Der Vorstand ließ uns damals offen, ob wir dieses Programm neu aufsetzen oder eine Alternative auswählen. Für mich stand schon nach einer Woche Beschäftigung mit der bestehenden Zeitwirtschaft fest: Das System hat keine Zukunft.
SIEDA: Was war der ausschlaggebende Grund dafür?
Jürgen Kaindl: Vieles wurde damals falsch oder auch schlicht gar nicht gemacht – auch weil vielen Führungskräften gar nicht klar war, wozu eine exakte Planung und die Zeiterfassung dienen. Dies ging so weit, dass teilweise Führungskräfte nicht einmal wussten, wie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt arbeiten und dies aus dem bestehenden Programm auch nicht wirklich sinnvoll ersichtlich war. Der Pflegebereich war zwar grundsätzlich bereits recht gut organisiert, die Ärzte und viele andere Bereiche dagegen aber deutlich weniger. Auch insgesamt mangelte es an Übersicht, Struktur und Funktionalität.
SIEDA: Wie kam es dazu?
Jürgen Kaindl: Viele Mitarbeiter hatten einfach Gleitzeit erhalten, da man sich über lange Zeit keine Gedanken zu sinnvollen Arbeitszeitmodellen gemacht hatte. Dies galt auch für die Ärzte. Ihnen wie auch den Vorgesetzten war gar nicht bewusst, dass sie hiermit vielfältige Probleme verursachten, die unter anderem auch dazu führten, dass Mitarbeitern die Ihnen zustehenden Entgeltbestandteile aus den Tarifverträgen nicht oder nicht richtig erhielten, die Arbeitszeiten eigentlich überhaupt nicht richtig erfasst wurden und viele andere Punkte im Argen lagen. Dem entsprechend schockiert waren sie nach vielfältigen Gesprächen mit mir, was eigentlich alles schiefläuft. Das war eine recht wilde Ausgangssituation und konnte in dieser Form natürlich nicht weitergehen.
SIEDA: Zumal Sie nicht gerade wenige Mitarbeiter mit der SIEDA-Software planen.
Jürgen Kaindl: Ja, insgesamt sind es fast 1.600 Mitarbeiter. Zu unseren eigenen Beschäftigten im Klinikum kommen hier noch Kollegen in unserem MVZ, externe Pflegeschüler im Rahmen der generalistischen Pflegeausbildung, Praktikanten, FSJ-Leistende und andere externe Mitarbeiter hinzu.
SIEDA: Abgesehen von der Unternehmensgröße: Welche Besonderheiten weisen die Rottal-Inn-Kliniken auf?
Jürgen Kaindl: Unsere Mitarbeiter verteilen sich auf drei Häuser im Landkreis: Eine Psychosomatische Fachklinik in Simbach, ein großes Schwerpunkt-Krankenhaus in Eggenfelden sowie ein kleineres Haus der Grund- und Regelversorgung in Pfarrkirchen mit einer angegliederten geriatrischen Rehabilitation sowie einer Palliativstation. Darüber hinaus betreiben wir ein MVZ mit mehreren Standorten in einer eigenen Tochtergesellschaft. Die besonderen Herausforderungen liegen hier in den breit gestreuten Anforderungen und der Schwierigkeit, alle diese Anforderungen zusammenzubringen und die Standorte zu koordinieren.
SIEDA: Wie wurde der OC:Planner von Ihren Mitarbeitern aufgenommen?
Jürgen Kaindl: Veränderungen sind naturgemäß schwierig, besonders wenn es sich gefühlt um angeordnete Neuerungen handelt. So umständlich das alte Programm war, so sehr wollten doch einige am liebsten daran festhalten. Da hieß es dann schon mal: „Wieso kriegen wir ein neues System? Das alte hat doch wunderbar funktioniert.“ Dazu kam, dass der Wechsel der Software mit weitreichenden organisatorischen Änderungen zusammenfiel - für unsere Ärzte etwa mit dem Entfall ihrer Gleitzeit. Sie mussten sich somit nicht nur mit dem neuen System, sondern auch mit festen Arbeitszeiten anfreunden und grundsätzlich erst einmal die Dienstplanung sowie viele Anforderungen, die um diese herum existieren, erlernen und beachten.
SIEDA: Aber inzwischen haben sich alle Anwender daran gewöhnt?
Jürgen Kaindl: Ja, nach einem etwas holprigen Beginn sind inzwischen die Meisten recht glücklich mit dem System. Probleme mit der Software selbst gibt es kaum. Die meisten Fehler hängen damit zusammen, dass der OC:Planner nicht korrekt bedient wird. Das alles ist aber kein Beinbruch, da die Zeitbeauftragten und Vorgesetzten auf den Support der Personalabteilung zurückgreifen können.
SIEDA: Wie führen Sie neue Mitarbeiter an das System heran?
Jürgen Kaindl: Die Meisten benötigen lediglich eine Einarbeitung ins Mitarbeiterportal OC:MyPlan, welche sie im Rahmen unserer Einarbeitungskonzepte durch ihre Vorgesetzten oder andere Mitarbeiter erhalten, die als Mentoren für die Einarbeitung fungieren. Für Dienstplaner und Zeitbeauftragte ist hingegen eine etwa sechsstündige innerbetriebliche Schulung erforderlich, die bei uns Bedingung dafür ist, dass Personen überhaupt die entsprechenden Rechte im OC:Planner erhalten.
SIEDA: Was schätzen Sie und Ihre Mitarbeiter an OC:Planner und seinen Modulen am meisten?
Jürgen Kaindl: Wir in der Personalabteilung sind immer wieder beeindruckt von der Qualität, mit der der OC:Planner Zuschläge und andere Inhalte unserer Tarifverträge auf Punkt und Komma genau abbildet.
SIEDA: Tatsächlich sind Tarife ein wichtiger Aspekt im Gesundheitswesen – und damit auch für uns von der SIEDA. Wenngleich sie oftmals nicht einfach umzusetzen sind.
Jürgen Kaindl: Ja, aber egal, wie komplex die Verhandlungsergebnisse der Tarifpartner auch sein mögen: Die SIEDA findet immer einen Weg, diese technisch umzusetzen und die Software auf den neuesten Stand zu programmieren. Das ist außergewöhnlich. Wenn ich mich mit Verantwortlichen in anderen Kliniken und Einrichtungen austausche und davon erzähle, ernte ich immer neidische Blicke.
SIEDA: Weil nicht viele Systeme Tarife im selben Maß wie der OC:Planner beherrschen?
Jürgen Kaindl: Ich kenne einige Systeme zur Zeitwirtschaft und Dienstplanung und keines setzt Tarifverträge so präzise um wie der OC:Planner. Meine Kollegen aus anderen Unternehmen müssen immer mal mit Kompromissen leben, weil die komplizierten Vorgaben technisch schwer umzusetzen sind. Bei der SIEDA geht es hingegen eher in die Richtung: Darf es Lösung A, B, C oder D sein? Das ist ein großer Vorzug. Im Gespräch mit meinen Branchenkollegen höre ich oft haarsträubende Geschichten von manuellen Abrechnungen, zum Beispiel bei Zuschlägen auf Bereitschafts- oder Nachtdienste, die viel Arbeitszeit in der Personalabteilung fressen. Diese Arbeit bleibt uns mit dem OC:Planner erspart.
Tarife und Verordnungen im OC:Planner
Tatsächlich bildet der OC:Planner für Krankenhäuser und Kliniken die wichtigsten Flächentarife und Tarifverträge (z. B. TV-Ärzte, TV-Länder) sowie Verordnungen ab (z. B. PpUGV, PPP-RL). Auch in unserer Wartung sind sie bereits inkludiert. Anhand der individuellen Anforderungen können diese vom Dienstplaner selbst parametriert und administriert werden.
SIEDA: Wie sieht es mit anderen Funktionen unserer Software aus?
Jürgen Kaindl: Uns sind das Reporting über den OC:Report Writer und die flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten der Berichte eine große Hilfe. Auch unser Controlling und die Vorgesetzten greifen gerne auf diese Möglichkeiten zurück, sei es zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten oder nur um den Beschäftigten zu zeigen, dass zum Beispiel Zusatzurlaube richtig berechnet sind und sie eben nicht häufiger an Wochenenden arbeiten mussten als die Kolleginnen und Kollegen. Auch die direkt im OC:Planner implementierte Umsetzung von Vorgaben wie der PpUGV, die man sonst aufwändig aus Excel-Listen abgleichen müsste, ist hervorragend und spart allen Beteiligten von Pflegedirektion über Stationsleitungen und Controlling bis hin zur Personalabteilung viel Zeit.
SIEDA: Wie intensiv nutzen Ihre Mitarbeiter das Mitarbeiterportal OC:MyPlan?
Jürgen Kaindl: Viele unserer Mitarbeiter nutzen das Mitarbeiterportal in voller Breite, beispielweise zum Äußern von Dienstwünschen, zur Korrektur von Zeitbuchungen oder zum Stellen von Urlaubsanträgen. Die Beschäftigten, welche auch im Homeoffice tätig sind, nutzen das praktische Online-Terminal zur Zeiterfassung, statt Stunden aufzuschreiben und manuell nachtragen zu lassen. Auch wenn vielleicht nicht jeder Mitarbeiter der „modernen Technik“ und der Selbsterfassung von vorneherein aufgeschlossen gegenüberstand: Der Entfall der früheren „Zettelwirtschaft“ wird mittlerweile allgemein begrüßt. Wir überlassen es aber jeder Abteilung und den Vorgesetzten in gewissem Maß selbst, in welchem Umfang sie Gebrauch von den Möglichkeiten des Systems machen. So nutzen zum Beispiel einige Stationen den Wunschdienstplan, andere nicht. Bei einfacheren Tätigkeitsgruppen wie etwa der Reinigung hängt es davon ab, ob die Beschäftigten einen PC bedienen können. Falls nicht, hat die Objektleitung stets die Möglichkeit, Korrekturen auch selbst einzutragen, falls die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es selbst nicht können.
SIEDA: Welche konkreten Vorteile bringt Ihnen die Software der SIEDA?
Jürgen Kaindl: Durch die präzise Abbildung der für uns geltenden Tarife sparen wir viel Arbeit, Zeit und auch Kosten. Die Software löst all das automatisch, was früher mühsam und oft fehleranfällig per Hand oder in Excel berechnet werden musste, und entlastet dadurch Führungskräfte und Personalabteilung.
Umsetzen von Urteilen in der Dienstplanung inklusive
Selbstverständlich berücksichtigt der OC:Planner auch neue Urteile (z. B. BAG-Urteile zur Arbeitszeiterfassung und zur Hinweispflicht auf Resturlaub) und wir verfolgen stets die Entwicklung rechtlicher Regelungen. So bereiten wir unsere Software bereits heute auf künftige Anforderungen, wie etwa die Umsetzung der PPR 2.0 vor.
SIEDA: Können Sie ein Beispiel nennen?
Jürgen Kaindl: Früher hatten meine Sachbearbeiter eine Flut an Stundenzetteln, Korrekturbelegen oder Urlaubsanträgen zu bewältigen, die alle per Hand entweder in der Zeitwirtschaft oder im Abrechnungssystem eingegeben werden mussten. Etliche Zuschläge oder tarifliche Zusatzurlaubstage wurden anhand umständlicher und auch nicht immer richtiger Auswertungen der alten Zeitwirtschaft per Hand berechnet. Dabei kam es zu allem Überfluss auch noch zu Fehlern in der Berechnung, die lange Zeit nicht erkannt wurden. Hieraus entstanden oft vielfältige Rückfragen der Mitarbeiter und auch der Vorgesetzten, was insgesamt zu vielen Überstunden der Sachbearbeiter und Unzufriedenheit von allen Seiten führte. Das alles ist Geschichte.
SIEDA: Das war sicher nicht nur kompliziert, sondern auch teuer für die Rottal-Inn-Kliniken?
Jürgen Kaindl: Allerdings. Durch die korrekte Umsetzung der Tarifverträge im OC:Planner, die exaktere Planung, die detaillierte Berechnung von Zuschlägen und die Reduzierung von unnötigen Mehraufwendungen waren uns letztlich Kosteneinsparungen im sechs- bis siebenstelligen Bereich jährlich möglich.
SIEDA: Ein erfreuliches Ergebnis.
Jürgen Kaindl: Fairerweise muss man sagen, dass dafür natürlich auch die organisatorischen Änderungen, Schulungen und eine andere Herangehensweise an das Thema Arbeitszeit im Unternehmen ursächlich sind. Aber die Software muss die Rahmenbedingungen für solche Umstellungen auch erstmal hergeben. Mit der Einführung des OC:Planner war es uns aber möglich, auf diesen Stand zu kommen.
SIEDA: Haben Sie denn noch offene Wünsche bezüglich unserer Produkte? Gibt es Kritikpunkte?
Jürgen Kaindl: Die gibt es natürlich immer, keine Software ist perfekt. Wir würden uns beispielsweise noch mehr Auswahl und Möglichkeiten bei den Reports oder einen automatischen Abgleich der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) mit dem Dienstplan wünschen. Auch bei der Verarbeitung und Darstellung der Zeitbuchungen in der Zeitwirtschaft würden wir uns mehr Ergonomie wünschen, hier können andere Systeme mehr überzeugen. Die SIEDA hat hier aber versprochen, Derartiges für zukünftige Versionen zu entwickeln.
SIEDA: Ebenso wie Anpassungen an die PPR 2.0, die unter anderem in Ihrem Hause getestet wurde.
Jürgen Kaindl (lacht): Ja, den Rottal-Inn-Kliniken wurde mit zehntägiger Vorankündigungsfrist mitgeteilt, dass sie für die Erprobung der PPR 2.0 ausgelost wurden. Natürlich führte das allseits zu „Begeisterung“. Aber wir konnten dank der guten Basis im OC:Planner recht schnell eine praktikable Lösung finden, wie wir Reports erzeugen können, um die Meldungen durchzuführen. Das ging nicht ganz 1:1, aber der manuelle Aufwand, der für uns noch notwendig war, war sehr gering.
Die PPR 2.0
Ab Januar 2024 sollte die PPR 2.0 parallel zur 2019 eingeführten PpUGV verbindlich zur Pflegepersonalbemessung angewendet werden und diese zu einem späteren Zeitpunkt ablösen. Gegenwärtig scheint ungewiss, ob der zeitliche "Fahrplan" eingehalten werden kann. Mehr zum Thema erfahren Sie in Kürze im SIEDA Blog.
SIEDA: Wie sehen Sie das Preis-/Leistungsverhältnis der SIEDA-Software?
Jürgen Kaindl: Die SIEDA ist sicher nicht der günstigste Anbieter am Markt. Es standen damals verschiedene Systeme zur Wahl, bei der sich auch günstigere Anbieter befanden. Aber andere Wettbewerber können dafür oft auch weniger und haben Tarife auch nicht so exakt eingebunden. Genau das aber ist für das Gesundheitswesen sehr wichtig. Ein großer Pluspunkt sind dabei auch die kostenlosen Updates bei aktuellen Tarifanpassungen. Insgesamt sind wir also mit dem Preis-/Leistungsverhältnis der SIEDA und des OC:Planner sehr zufrieden. Zumal andere Wettbewerber durchaus auch mehr Geld für weniger Leistung fordern.
SIEDA: Eine korrekte Abrechnung ist schließlich wichtig.
Jürgen Kaindl: Natürlich. Wir bezahlen unseren Mitarbeitern das, was diese erarbeitet haben und was ihnen damit auch zusteht. Und darauf soll sich der Mitarbeiter auch verlassen können, ohne ständig Zweifel haben zu müssen, ob alles richtig abgerechnet wurde. Zumal für den Laien die tariflichen Regelungen immer schwieriger zu verstehen sind. Gleichzeitig sparen wir wie gesagt auch viele Kosten ein, indem wir dies mit weniger Aufwand sicherstellen können als mit anderen Software-Anbietern.
SIEDA: Fühlen Sie sich bei Ihrer täglichen Arbeit seitens der SIEDA gut unterstützt?
Jürgen Kaindl: Ja, gerade die Zusammenarbeit mit den Fachberatern ist sehr gut. Bei Anfragen und Problemen wird auch kurzfristig ein Termin vereinbart. Dann schauen wir uns unsere Anliegen zusammen in einer Online-Session an und finden eigentlich immer recht zügig eine Lösung. Und wenn nicht, geht direkt ein Verbesserungsvorschlag an die Entwicklung.
SIEDA: Wie lautet Ihr Fazit zur SIEDA und unseren Produkten?
Jürgen Kaindl: Die Einführung von OC:Planner hat unser Unternehmen definitiv weiter vorangebracht. Das kann man mit Fug und Recht sagen.
SIEDA: Herr Kaindl, wir danken Ihnen herzlich für dieses Interview!
Die Rottal-Inn-Kliniken...
...bestehen aus drei Häusern: einer modernen Schwerpunktklinik in Eggenfelden, einer Klinik für Allgemeine Innere Medizin, Palliativmedizin, Geriatrie und Orthopädie in Pfarrkirchen sowie einer Psychosomatischen Fachklinik in Simbach am Inn. In ihnen werden jährlich etwa 34.000 Patienten stationär und 20.000 ambulant behandelt. Das Einzugsgebiet mit wenigen, kleineren Städten und seinen vielen kleinen Ortschaften ist stark zersiedelt. Daher stellen die Rottal-Inn-Kliniken im Umkreis von 30 bis 50 km die medizinische Versorgung von rund 120.000 Einwohnern sicher.
