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biduum: Funktionsbeschreibung  Dienstplanung
biduum: Funktionsbeschreibung  Dienstplanung

Online Dienstplanung in einfachen Schritten

Wochenplan oder Monatsplan erstellen

Dienstpläne oder Schichtpläne können Sie für eine Woche, einen Monat oder mehrere Monate erstellen. Je nachdem, ob Sie kurzfristig arbeiten oder längerfristig mit dem Monatsplan vorausschauen möchten.

Für wiederkehrende Dienste oder Schichten wählen Sie einfache Kürzel wie "F" für Frühdienst oder "S" für Spätschicht.  Hinter jedem Dienst können mehrere Zeiten und Pausen liegen (z.B. Frühdienst in der Zeit von 6 bis 14 Uhr).

Die Dienste und Schichten weisen Sie nun den Mitarbeitern zu. Mit unseren selbsterklärenden Eingabehilfen verteilen Sie die Dienste in einfachen Schritten auf die Mitarbeiter. Auf dem Touchscreen oder mit der Maus funktioniert das per Drag & Drop. Mit der Tastatur nutzen Sie einfach die Tastenkombination "kopieren & einfügen".

Legen Sie die Farben der Dienste in der kompakten Darstellung nach Wunsch selbst fest. Das macht Ihre Planung übersichtlich.

Dienstplan erstellen

Dienste und Schichten besetzen

In der Ansicht Besetzungsplanung legen Sie für eine Kalenderwoche die Dienste bzw. Schichten mit der Anzahl benötigter Mitarbeiter fest. Anschließend besetzen Sie die Dienste per Drag & Drop mit den passenden Mitarbeitern.

Als Arbeitserleichterung können Sie einzelne Dienste oder aller Dienste eines Tages kopieren und an beliebigen Tagen einfügen.

Bei der Planung unterstützt Sie biduum mit verschiedenen Anzeigen: Das System zeigt Ihnen eine Unter- und Überplanung pro Dienst an. Es berechnet die geplanten Arbeitszeiten der Mitarbeiter pro Woche. Abwesende Mitarbeiter werden in einer getrennten Zeile dargestellt.

Dienste und Schichten besetzen

Mitarbeiter für die Online Dienstplanung verwalten

Legen Sie mit wenigen Klicks einen neuen Mitarbeiter an. Für die Planung fügen Sie die vorgegebene Arbeitszeit ein und verteilen diese Sollarbeitszeit auf die Wochentage. Richten Sie den Urlaubsanspruch als Basis für die Urlaubsplanung ein. Schon haben Sie die erforderlichen Basisdaten abgedeckt.

Sobald Sie dem Mitarbeiter einen Arbeitsplatz oder Standort und seine Qualifikationen zugewiesen haben, können Sie ihn bzw. sie in der Planung berücksichtigen und mit einbeziehen. 

Mitarbeiter in biduum bearbeiten

Alles auf einen Blick: Zeitkonto, Urlaubsplanung und tägliche Besetzung

Sobald Sie einen Dienst eintragen, aktualisiert biduum das Zeitkonto des Mitarbeiters. Sie sehen die wichtigen Basisdaten wie Urlaubsplanung und Arbeitszeitkonten auf einen Blick.

Außerdem zeigt Ihnen die Software die tägliche Besetzung in den Diensten und den Qualifikationen an. So können Sie flexibel reagieren und vermeiden Unter- und Überbesetzungen. 

Arbeitszeitkonto und Besetzung in biduum

Automatische Funktionen helfen Ihnen

Mitarbeitern, die immer wieder rollierend in einer Folge von Diensten und freien Tagen arbeiten, - z.B. Früh-Spät-Nacht-Frei-Frei -, können Sie eine Dienstfolge zuordnen. So erzeugen Sie automatische Funktionen, die Ihre Online Dienstplanung vereinfachen und beschleunigen.

Mit den Dienstfolgen können Sie den Dienstplan bzw. Schichtplan für Ihre Mitarbeiter automatisch erstellen. Sie tragen dann lediglich die abweichenden Dienste und Abwesenheiten nach.

Dienstfolgen in biduum

Mitarbeiter aktiv einbeziehen

Binden Sie die Mitarbeiter aktiv in die Dienstplanung bzw. Schichtplanung ein, indem Sie diese zur Teilnahme einladen.

Sobald Sie den Dienstplan veröffentlichen, benachrichtigt biduum die Mitarbeiter.  Per Smartphone können die Mitarbeiter online auf den Dienstplan zugreifen und direkt mit Ihnen, dem Planer, in Dialog treten. Hinterlegen Sie beispielsweise Notizen zu einzelnen Diensten, um Mitarbeiter über Besonderheiten zu informieren. 

Ihre Mitarbeiter können per Smartphone auch Urlaubsanträge stellen, sich krank melden und Arbeitszeiten erfassen. Das beschleunigt und vereinfacht den Dialog enorm und sorgt für Transparenz und Zufriedenheit.

Nachrichten an Mitarbeiter in biduum verschicken

Transparenz und Planungssicherheit für das Team

Besonders bei der Abstimmung und Vorbereitung von Diensten kann es für die Mitarbeiter hilfreich sein zu wissen, mit wem sie in ihrer Schicht zusammenarbeiten. biduum kann diese Information per App mit wenigen Klicks liefern. 

Ihre Mitarbeiter können über die Team-Infos sehen, welche Kolleginnen und Kollegen in derselben Schicht in welchen Aufgabenbereichen arbeiten. Ebenso sind Kollegen zu sehen, die auf Abruf stehen und solche, die ausfallen. 

Das ermöglicht gezielte Abstimmungen im Vorfeld der Schicht und bei Bedarf den einfachen Diensttausch (beispielsweise mit dem Kollegen auf Abruf).

Dienstplan Übersicht Team

Viele weitere Funktionen vereinfachen Ihre Dienstplanung:

Versetzen der Mitarbeiter zwischen Standorten oder Filialen
Versetzen der Mitarbeiter zwischen Standorten oder Filialen
Berücksichtigen mehrerer Standorte oder Filialen mit getrennten Dienstplänen
Berücksichtigen mehrerer Standorte oder Filialen mit getrennten Dienstplänen
Sortieren und Filtern der Mitarbeiter im Dienstplan
Sortieren und Filtern der Mitarbeiter im Dienstplan
Genehmigen von Urlaubsanträgen
Genehmigen von Urlaubsanträgen
Ausdrucken des Dienstplans als PDF-Bericht oder Export zu Excel
Ausdrucken des Dienstplans als PDF-Bericht oder Export zu Excel
Bedienen der Software über PC, Tablet und Smartphone möglich
Bedienen der Software über PC, Tablet und Smartphone möglich

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