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biduum: Funktionsbeschreibung  Dienstplanung
biduum: Funktionsbeschreibung  Dienstplanung

Online Dienstplanung in einfachen Schritten

Wochenplan oder Monatsplan erstellen

Dienst- oder Schichtpläne können Sie mit biduum für eine Woche, einen Monat oder sogar mehrere Monate erstellen. Je nachdem, ob Sie kurzfristig arbeiten oder längerfristig mit dem Monatsplan vorausschauen möchten.

Für immer wiederkehrende Dienste oder Schichten wählen Sie einfache Kürzel wie "F" für Frühdienst oder "S" für Spätschicht.  Hinter jedem Dienst können mehrere Zeiten und Pausen liegen (z.B. Frühdienst in der Zeit von 6 bis 14 Uhr).

Die Dienste und Schichten weisen Sie nun Ihren Mitarbeitern zu. Mit unseren selbsterklärenden Eingabehilfen verteilen Sie die Dienste in einfachen Schritten auf die Mitarbeiter. Auf dem Touchscreen oder mit der Maus geht das per Drag & Drop. Auf der Tastatur nutzen Sie einfach die Tastenkombination "kopieren & einfügen".

Legen Sie die Farben der verschiedenen Dienste in der kompakten Darstellung nach Wunsch selbst fest. Das macht Ihre Planung übersichtlich.

Dienstplan erstellen

Dienste und Schichten besetzen

In der Ansicht Besetzungsplanung legen Sie für eine Kalenderwoche die Dienste oder Schichten mit der Anzahl der benötigten Mitarbeiter und deren Einsatzmöglichkeiten fest (z.B. Küchenhilfe, Servicekraft, Assistenz Fr. Müller, Maschine 1). Anschließend besetzen Sie die Dienste per Drag & Drop mit den passenden Mitarbeitern.

Als Arbeitserleichterung können Sie auch einzelne Dienste oder alle Dienste eines Tages kopieren und an beliebigen Tagen einfügen.

Bei der Planung unterstützt Sie biduum mit verschiedenen Anzeigen: Das System zeigt Ihnen unter anderem eine Unter- bzw. Überplanung pro Dienst an. Es berechnet die geplanten Arbeitszeiten der Mitarbeiter pro Woche.  Und abwesende Mitarbeiter werden in einer getrennten Zeile dargestellt.

Dienste und Schichten besetzen

Mitarbeiter für die Online Dienstplanung verwalten

Legen Sie mit wenigen Klicks einen neuen Mitarbeiter an. Für die Planung fügen Sie die vorgegebene Arbeitszeit ein und verteilen diese Sollarbeitszeit auf die einzelnen Wochentage. Richten Sie den Urlaubsanspruch als Basis für die Urlaubsplanung Ihres Mitarbeiters ein. Schon haben Sie die erforderlichen Basisdaten abgedeckt.

Sobald Sie dem Mitarbeiter einen Arbeitsplatz oder Standort sowie seine Qualifikationen zugewiesen haben, können Sie ihn bzw. sie in der Planung berücksichtigen und mit einbeziehen. 

Mitarbeiter in biduum bearbeiten

Alles auf einen Blick: Zeitkonto, Urlaubsplanung und tägliche Besetzung

Sobald Sie einen Dienst eintragen, aktualisiert biduum das Zeitkonto des Mitarbeiters. Sie sehen die wichtigsten Basisdaten wie Urlaubsplanung und Arbeitszeitkonten auf einen Blick.

Außerdem zeigt Ihnen die Software die tägliche Besetzung in den einzelnen Diensten und den Qualifikationen an. So können Sie flexibel reagieren und vermeiden Unter- und Überbesetzungen. 

Arbeitszeitkonto und Besetzung in biduum

Automatische Funktionen helfen Ihnen

Arbeiten Mitarbeitern immer wieder rollierend in einer Folge von Diensten und freien Tagen, - z.B. Früh-Spät-Nacht-Frei-Frei -, können Sie ihnen eine Dienstfolge zuordnen. So erzeugen Sie automatische Funktionen, die Ihre Online Dienstplanung vereinfachen und beschleunigen.

Mit den Dienstfolgen können Sie den Dienst- bzw. Schichtplan für Ihre Mitarbeiter automatisch erstellen. Sie tragen dann lediglich die abweichenden Dienste und Abwesenheiten nach.

Dienstfolgen in biduum

Mitarbeiter aktiv einbeziehen

Beziehen Sie die Mitarbeiter aktiv in die Dienstplanung bzw. Schichtplanung ein, indem Sie sie zur Teilnahme einladen.

Sobald Sie den Dienstplan veröffentlichen, benachrichtigt biduum die Mitarbeiter.  Per Smartphone können diese online auf den Dienstplan zugreifen und direkt mit Ihnen, dem Planer, in Dialog treten. Hinterlegen Sie beispielsweise Notizen zu einzelnen Diensten, um Mitarbeiter über Besonderheiten zu informieren. 

Ihre Mitarbeiter können per Smartphone auch Urlaubsanträge stellen, sich krank melden oder ihre Arbeitszeiten erfassen. Das befeuert den Dialog enorm und sorgt für Transparenz und Zufriedenheit.

Nachrichten an Mitarbeiter in biduum verschicken

Transparenz und Planungssicherheit für das Team

Besonders bei der Abstimmung und Vorbereitung von Diensten ist es für die Mitarbeiter hilfreich zu wissen, mit wem sie in ihrer Schicht zusammenarbeiten. biduum kann diese Information per App mit wenigen Klicks liefern. 

Ihre Mitarbeiter können über die Team-Infos sehen, welche Kolleginnen und Kollegen in derselben Schicht und in welchen Aufgabenbereichen arbeiten. Ebenso werden Kollegen angezeigt, die auf Abruf stehen oder ausfallen. 

Diese Infos ermöglichen gezielte Abstimmungen im Vorfeld der Schicht und bei Bedarf den einfachen Diensttausch (beispielsweise mit dem Kollegen auf Abruf).

Dienstplan Übersicht Team

Viele weitere Funktionen vereinfachen Ihre Dienstplanung:

Versetzen der Mitarbeiter zwischen Standorten oder Filialen
Versetzen der Mitarbeiter zwischen Standorten oder Filialen
Berücksichtigen mehrerer Standorte oder Filialen mit getrennten Dienstplänen
Berücksichtigen mehrerer Standorte oder Filialen mit getrennten Dienstplänen
Sortieren und Filtern der Mitarbeiter im Dienstplan
Sortieren und Filtern der Mitarbeiter im Dienstplan
Genehmigen von Urlaubsanträgen
Genehmigen von Urlaubsanträgen
Ausdrucken des Dienstplans als PDF-Bericht oder Export zu Excel
Ausdrucken des Dienstplans als PDF-Bericht oder Export zu Excel
Bedienen der Software über PC, Tablet und Smartphone möglich
Bedienen der Software über PC, Tablet und Smartphone möglich

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