Beim BEM werden Gründe für längere Fehlzeiten ermittelt, um künftige Fehlzeiten zu vermeiden. Gesetzlich vorgeschrieben bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit pro Kalenderjahr.
Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein ergebnisoffenes Klärungsverfahren. Es wird bei Arbeitnehmern angewandt, die innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt an insgesamt mehr als 42 Kalendertagen (30 Werktagen) arbeitsunfähig waren. BEM zählt zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM).
Mit einem BEM sollen die Gründe für Fehlzeiten ermittelt und – insofern diese mit dem Arbeitsbedingungen in Verbindung stehen – Maßnahmen erarbeitet und angewendet werden, die dabei helfen, diese künftig zu vermeiden. Um den betreffenden Personenkreis zu ermitteln, werden monatlich Auswertungen über die Krankenstände der Mitarbeiter von der zuständigen Personalstelle erhoben.
Das betriebliche Eingliederungsmanagement gilt nicht nur für schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Arbeitnehmer, sondern für alle Beschäftigten.
Der Arbeitgeber ist gemäß Sozialgesetzbuch zur Anregung eines BEM unter Berücksichtigung der Privatsphäre des Einzelnen verpflichtet.
Für den Mitarbeiter stellt das BEM lediglich ein Angebot dar. Er kann die Einladung zu einem BEM-Gespräch beziehungsweise zu eventuellen Maßnahmen ablehnen. Das BEM-Verfahren wird daraufhin beendet und darf nicht einseitig vom Arbeitgeber umgesetzt werden.
Vorrangig dient das BEM der Vermeidung von Arbeitsunfähigkeiten und der Förderung des beruflichen Wiedereinstiegs.
Mit der Durchführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) soll:
Generell sind Maßnahmen für Betriebliches Eingliederungsmanagement freiwillige Leistungen. Ein BEM ist zwar seit dem 1. Mai 2004 gesetzlich vorgeschrieben, jedoch riskiert der Arbeitgeber keine Sanktionen, wenn er kein BEM anbietet.
Allerdings wird eine spätere, krankheitsbedingte Kündigung erheblich erschwert, wenn das BEM nicht durchgeführt wurde. Das BEM gilt uneingeschränkt für alle Arbeitgeber – auch wenn kein Betriebs- oder Personalrat vorhanden ist. Verankert ist es als Präventionsinstrument in § 167 Abs. 2 SGB IX. Mitarbeiter haben ein Recht auf diesen Prozess, wenngleich ihre Teilnahme freiwillig erfolgt.
Firmen sind gesetzlich angehalten, ein BEM anzubieten, wenn ein Mitarbeiter die zeitliche Grenze von sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit dauerhaft oder unterbrochen in einem Zeitraum von 365 Tagen (nicht ein Kalenderjahr) überschreitet. Bei Teilzeitbeschäftigten, die nicht an allen Wochentagen arbeiten, ist die zeitliche Grenze proportional zum Verhältnis der wöchentlichen Arbeitszeit umzurechnen.
Die Arbeitnehmervertretung – also ein Betriebsrat oder Personalrat – kann die Durchführung eines Eingliederungsmanagements verlangen (Initiativrecht gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 und 7 BetrVG), aber nicht die Durchführung bestimmter Maßnahmen. Zu diesem Zweck darf sie regelmäßig eine Übersicht aller Mitarbeiter nach § 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG verlangen, die mehr als sechs Wochen dauerhaft oder unterbrochen arbeitsunfähig waren. Der Betriebsrat darf diese Übersicht auch verlangen, wenn der Mitarbeiter der Beteiligung der Arbeitnehmervertretung am BEM-Verfahren nicht zugestimmt hat.
Der Betriebsrat hat ein Initiativrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, wenn es um die allgemeinen Verfahrensregelungen und die Einführung einer Betriebsvereinbarung für das BEM geht.
Ebenso kann bei schwerbehinderten Menschen die Schwerbehindertenvertretung eine Klärung verlangen. Sie wacht darüber, dass der Arbeitgeber die ihm nach der gesetzlichen Vorschrift obliegenden Verpflichtungen erfüllt.
Gemäß Sozialgesetzbuch ist die Arbeitnehmervertretung der Gesprächspartner des Arbeitgebers für das Betriebliche Eingliederungsmanagement eines Mitarbeiters. Aber auch ohne Interessenvertretung kann ein Betriebliches Eingliederungsmanagement durchgeführt werden. Der Mitarbeiter kann dann verlangen, dass das BEM-Verfahren ohne Beteiligung der Mitbestimmungsorgane erfolgt. Auf dieses Recht muss der Arbeitgeber im Einladungsschreiben hinweisen.
Wenn nötig, wird der Werks- oder Betriebsarzt (§ 167 Abs. 2 SGB IX), die Gleichstellungsbeauftragte und/oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit hinzugezogen. Der Beschäftigte wird an jedem Verfahrensschritt involviert und über den aktuellen Stand informiert. Werden dritte Personen und Stellen eingeschaltet, bedarf es zuvor der Zustimmung des Mitarbeiters.
Bei schwerbehinderten Mitarbeitern haben Arbeitgeber den beruflichen Wiedereinstieg mit der Schwerbehindertenvertretung (§ 167 Abs. 2 Satz 7 SGB IX) zu klären, zusätzlich ist das Integrationsamt einzubinden.
Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben infrage, kann der Arbeitgeber entsprechende Träger hinzuziehen.
Für Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben (ehemals „Berufsfördernde Leistungen“) und zur Teilhabe zur medizinischen Rehabilitation ist die gesetzliche Rentenversicherung der Ansprechpartner, für begleitende Hilfen im Arbeitsleben das Integrationsamt.
Die Leistungen sind innerhalb einer Frist von drei Wochen nach Antragseingang zu erbringen (§ 167 Abs. 2 Satz 4 und 5 SGB IX). Berufsgenossenschaft und Unfallversicherung können bei der Ausführung mitwirken.
Größeren Firmen wird zur Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements die Bildung eines Integrationsteams oder die Delegierung an einen BEM-Beauftragten und einen BEM-Verantwortlichen empfohlen.
Zunächst muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diskret ein BEM-Gespräch anbieten. Stimmt der Mitarbeiter zu, muss er zu Beginn über die Ziele des beruflichen Eingliederungsmanagements informiert sowie über Art und Umfang der erhobenen und verwendeten Daten hingewiesen werden (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Der Arbeitgeber hat eine Zustimmung des Arbeitnehmers einzuholen.
Die Form ist nicht vorgeschrieben. Da jedoch eine Dokumentationspflicht besteht, empfiehlt sich eine schriftliche Einladung mit Antwort auf einem Rückmeldebogen. Auch das Beifügen von
sind empfehlenswert. Somit kann sich der Mitarbeiter entscheiden und vorbereiten, und andere Beteiligte (Betriebsarzt, Arbeitnehmervertretung, Integrationsamt, Schwerbehindertenvertretung etc.) können hinzugezogen werden.
Da das Betriebliche Eingliederungsmanagement für den Arbeitnehmer freiwillig ist, soll die Belehrung dem Arbeitnehmer die Entscheidung ermöglichen, einem Klärungsprozess im Rahmen des BEM zuzustimmen oder abzulehnen.
Verweigert der Arbeitnehmer das Betriebliche Eingliederungsmanagement, darf das Verfahren nicht fortgesetzt werden.
Der Arbeitnehmer darf auch ein begonnenes Betriebliches Eingliederungsmanagement vorzeitig beenden und seine Zustimmung zurückziehen.
Liegen die Voraussetzungen für ein Betriebliche Eingliederungsmanagement erneut vor oder sieht sich der Betroffene erst zu einem späteren Zeitpunkt zum Verfahren bereit, ist dieses erneut anzubieten.
Lehnt der Mitarbeiter ein Betriebliches Eingliederungsmanagement ab, hat er keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu befürchten. Die Ablehnung ist in der Personalakte festzuhalten, da in diesem Fall keine Beiakte erstellt wird, die vor Zugriff zu schützen und getrennt von der Personalakte aufzubewahren ist. Folgt jedoch eine krankheitsbedingte Kündigung, darf sich der Mitarbeiter nicht auf das fehlende BEM berufen.
Mit den vorgeschriebenen Regelungen überträgt der Gesetzgeber einen Teil der Eingliederungsverantwortung auf den Arbeitgeber. Das Gesetz gibt jedoch keine engen Vorgaben für die Art des Eingliederungsmanagements vor. Das BEM soll verlaufs- und ergebnisoffen sein (BAG 10.12.2009 – 2 AZR 198/09) und Raum für individuelle Lösungen lassen.
Nein. Ein Krankenrückkehrgespräch allein erfüllt die Anforderungen eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements nicht, da dieses in erster Linie lediglich der Erstellung einer Gesundheitsprognose dient.
Nach § 167 Abs. 2 SGB IX klärt der Arbeitgeber mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, der Interessenvertretung und weiteren Beteiligten die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.
Zunächst wird die betroffene Person oder ihr gesetzlicher Vertreter auf die Ziele des betrieblichen Eingliederungsmanagements sowie auf Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten hingewiesen. Außerdem verständigen die Parteien sich über die Verfahrensweise und den Ablauf des Klärungsverfahrens.
In einem darauffolgenden Gespräch wird versucht:
Dabei ist der Mitarbeiter nicht verpflichtet, dem Arbeitgeber seine Diagnose(n) mitzuteilen. Es ist allerdings für den BEM-Prozess sinnvoll, wenn die sich aus der Erkrankung ergebenden Einschränkungen bekannt sind. Dazu kann eine freiwillige Untersuchung beim Betriebsarzt nötig sein.
Alle Beteiligten müssen die Verschwiegenheitspflicht und den Datenschutz (§ 26 BDSG) einhalten.
Um die Ursachen der Arbeitsunfähigkeit ergründen zu können, sollte im BEM-Gespräch Bezug genommen werden auf die arbeitgeberpflichtigen Arbeits- und Gesundheitsschutz. Laut § 5 ArbSchG (Arbeitsschutzgesetz) besteht für den Arbeitgeber generell eine Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung inklusive Dokumentation. Für das betriebliche Eingliederungsmanagement sollte diese Gefährdungsbeurteilung ebenfalls als Werkzeug genutzt werden.
Zudem empfiehlt sich eine Arbeitsplatzanalyse, ob eine übermäßige Beanspruchung im Zusammenhang mit der Arbeitszeit und/oder -dauer besteht – unter Beachtung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes.
Häufig sind mehrere BEM-Gespräche nötig. Auf Basis der Gesprächsergebnisse können entsprechende Maßnahmen abgeleitet werden, die sich nach den Erfordernissen des jeweiligen Einzelfalls richten sollten.
Folgende Möglichkeiten kommen beispielsweise in Betracht:
• stufenweise Wiedereingliederung (§ 44 SGB IX, § 74 SGB V)
• Reduzierung von Stress und Arbeitsbelastungen durch Verbesserung der Arbeitsbedingungen (Veränderung der Arbeitszeiten, Qualifizierungsmaßnahmen, Arbeitsplatzwechsel)
• Leidensgerechte Umgestaltung des Arbeitsplatzes (Ergonomische Gestaltung, Hilfsmittel)
• Rehabilitation (Medizinische, Anschluss- und Suchtprävention. Für die Inanspruchnahme müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, z. B. eine Mindestversicherungszeit)
• Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben (nach dem Behindertengleichstellungsgesetz)
• Begleitende Hilfen im Arbeitsleben.
• Aus- und Weiterbildungen.
Mitarbeiter mit Schwerbehinderung oder ihnen Gleichgestellte haben generell einen Anspruch auf einen geeigneten, leidensgerechten Arbeitsplatz gemäß § 164 Abs. 4 Nr. 1 SGB IX.
Abschließend sollte das Integrationsteam die BEM-Maßnahme auswerten und beurteilen, auf ihre Wirksamkeit prüfen und möglichen Verbesserungsbedarf ermitteln.
Eine Wirksamkeitskontrolle ist gesetzlich jedoch nicht vorgeschrieben.
Für eine Kündigung wegen Krankheit ist die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements und daraus resultierender Umsetzung von Maßnahmen zwar nicht verpflichtend, der Arbeitgeber unterliegt diesbezüglich jedoch einer Darlegungs- und Beweislast.
Sinnvoll kann zur Routineerlangung der Abschluss einer Dienst- oder Betriebsvereinbarung oder zumindest einer Integrationsvereinbarung sein, die das BEM-Verfahren genau regelt. Ebenso kann das Betriebliche Eingliederungsmanagement in ein bestehendes Qualitätsmanagementsystem integriert werden. Dazu können Kennzahlen zum BEM erhoben werden, z. B. Anzahl der Gespräche und Maßnahmen, Entwicklung der Fehlzeiten und Langzeiterkrankungen im Unternehmen etc.
Ein Jahresbericht wertet diese Kennzahlen aus, das Kommunizieren des Berichts schafft Vertrauen innerhalb der Belegschaft und fördert Motivation sowie Bindung ans Unternehmen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den jeweiligen
BEM-Prozess unter Beachtung der Verwaltungsvorschriften und des Datenschutzes
als Nachweis für Behörden zu dokumentieren. Ebenso sollte eine Ablehnung des
Beschäftigten dokumentiert werden, um im Fall eines Rechtsstreits
einen Nachweis zu haben.
BEM-Gespräche und -Maßnahmen sind nicht in der Personalakte, sondern in einer sogenannten Beiakte zu dokumentieren. Lediglich gescheiterte Gespräche oder die Ablehnung eines Mitarbeiters, am Betrieblichen Eingliederungsmanagement teilzunehmen, werden in der Personalakte vermerkt.
Eine Refinanzierung der Einführungskosten für ein BEM hat der Gesetzgeber nicht vorgesehen. Führen Arbeitgeber aber ein Betriebliches Eingliederungsmanagement ein, können sie durch Prämien oder einen Bonus der Rehabilitationsträger und Integrationsämter gefördert werden.
Die Bundesregierung hat 2009 eine Initiative zur Förderung des Gesundheitsmanagements in der Bundesverwaltung zusammen mit dem Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) und dem dbb beamtenbund und tarifunion auf den Weg gebracht. Im Mittelpunkt steht das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM), welches auch das BEM beinhaltet.
Gesunde Beschäftigte, so heißt es in der Präambel, seien die Grundlage für eine zukunftsorientierte und innovative Verwaltung. Mit verschiedenen Maßnahmen sollen der Gesundheitszustand der Beschäftigten verbessert und der Krankenstand in der Bundesverwaltung verringert werden.
Gemäß § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX muss der Arbeitgeber den betroffenen Mitarbeiter auf Art und Umfang der beim BEM erhobenen und verwendeten Daten hinweisen. Die Freigabe zur Erhebung und Verwendung von Daten erfolgt durch eine schriftliche Datenschutzerklärung, eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage oder eine Betriebsvereinbarung.
Für den Arbeitgeber empfiehlt es sich, immer eine ausdrückliche Einwilligungserklärung zur Datenerhebung im BEM einzuholen. Wird eine Betriebsvereinbarung hierfür herangezogen, muss diese das von der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) vorgegebene Schutzlevel erreichen und insbesondere müssen die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 5 DSGVO eingehalten werden.
Es wird empfohlen, dem Anschreiben an den Mitarbeiter auf die Durchführung eines Gesprächs zum BEM gleich auch eine Einwilligungserklärung zum Datenschutz beizufügen. In dieser werden Art und Umfang der im Rahmen des BEM-Verfahrens erhobenen und verwendeten Daten beschrieben. So gelingt es rechtssicher, der Hinweispflicht nach § 167 Abs. 2 Satz 3 SGB IX nachzukommen.
Wenn ein Mitarbeiter aufgrund seiner gesundheitlichen Einschränkungen nicht weiter beschäftigt werden kann und eine krankheitsbedingte Kündigung ausgesprochen werden muss, sollte dem Betroffenen (nochmals) zeitnah ein betriebliches Eingliederungsmanagement angeboten werden, da die Kündigung andernfalls möglicherweise anfechtbar ist.
Zwar ist die Durchführung keine Voraussetzung für eine wirksame personenbedingte Kündigung aus Krankheitsgründen. Der Arbeitgeber muss jedoch vor Gericht darlegen können, ob der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit eingehalten wurde und die Anwendung einer BEM-Maßnahme objektiv nutzlos gewesen wäre (z. B. weil der Mitarbeiter suchterkrankt ist). Kann er das nicht, gilt die Kündigung als unverhältnismäßig und rechtsunwirksam.
Fand ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nicht statt, weil der Mitarbeiter nicht zugestimmt hat, ist entscheidend, ob der Arbeitgeber den Betroffenen auf die Ziele des BEM und auf die Art und den Umfang der erhobenen und verwendeten Daten gemäß § 167 Abs. 2 SGB IX hingewiesen hat. Das Unterlassen eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements wäre in dem Fall nicht kündigungsrelevant.
Der Arbeitgeber darf die im Rahmen eines BEM-Verfahrens erhobenen Daten nur soweit für die Kündigung nutzen, wie es die Einwilligungserklärung des Mitarbeiters zulässt. In der Kündigungsbegründung darf kein Inhalt aus der Beiakte genannt, sondern nur auf das Angebot oder die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements allgemein hingewiesen werden.
Betriebliches Eingliederungsmanagement trägt dazu bei, die Arbeitskraft des Mitarbeiters zu erhalten. Personeller Ersatz wegen krankheitsbedingter Ausfälle erübrigt sich. Außerdem steigen Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das Image der Firma und das Betriebsklima verbessern sich. Kündigungen aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen sind nach erfolgtem BEM eher möglich.
Durch niedrigeren Krankenstand sinken die Lohnfortzahlungskosten für den Arbeitgeber. Bei einer dauerhaften Fortsetzung der Beschäftigung kann der Arbeitgeber weiterhin von dem Wissen und den Fertigkeiten seines Mitarbeiters profitieren. Kosten für Ersatzkräfte und deren Einarbeitung entfallen.
Ist ein Kündigungsverfahren nötig, werden aufgrund eines BEM durchgeführte Aktivitäten vor Gericht gewürdigt.
Für den Arbeitnehmer kann ein betriebliches Eingliederungsmanagement zum Erhalt des Arbeitsplatzes beitragen und einer Frühverrentung vorbeugen.
Der Mitarbeiter profitiert finanziell, weil er statt Krankengeld zügiger den vollen Lohn erhält.
Mitarbeiter müssen für einen konstruktiven BEM-Prozess unter Umständen Details über ihre Erkrankungen preisgeben, Arbeitgeber in erster Linie Zeit und Arbeitsaufwand investieren.
Zunächst entsteht für den Arbeitgeber ein zusätzlicher Zeit- und Kostenaufwand, der sich jedoch durch ein funktionierendes Eingliederungsmanagement langfristig rentieren sollte.
Auch wenn er dazu nicht verpflichtet ist, muss der Mitarbeiter möglicherweise die konkrete Ursache seiner Vorerkrankungen preisgeben, um gemeinsam mit dem Arbeitgeber geeignete Maßnahmen zur Überwindung der Krankheit finden zu können.
Da jeder Fall eines BEM ergebnisoffen durchzuführen ist, kann es passieren, dass am Ende für den Arbeitnehmer keine zumutbare Beschäftigungsmöglichkeit gefunden wird und der Arbeitgeber eine rechtswirksame krankheitsbedingte Kündigung aussprechen muss.
Im Online-Dienstplan biduum® können Mitarbeiter vermerkt werden, die wegen einer Maßnahme des Betrieblichen Eingliederungsmanagements nicht oder nur eingeschränkt in die Dienstplanung integriert werden können.
biduum® bietet viele Möglichkeiten zur Einordnung von Abwesenheitszeiten. Ob Qualifizierungs- oder Rehabilitations-Maßnahme: Sie können flexibel verschiedene Abwesenheitsarten festlegen. Reduziert ein Mitarbeiter infolge eines durchgeführten BEM seine Arbeitszeit, kann diese frei (z. B. als Teilzeit-Dienst) definiert und der Mitarbeiter neu in den Dienstplan integriert werden. So behalten Sie immer den Überblick, welche Mitarbeiter in welchem zeitlichen Rahmen verfügbar sind.
Leitfaden zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) (deutsche-rentenversicherung.de)
PDF-Broschüren zum BEM (integrationsaemter.de)