Ausfallmanagement - So geht das!

18. Feb 2021

Unser neuer Blog-Beitrag zum Dienstplanwissen kreist um das Thema Ausfall(zeiten)management. Planen Sie Krankenstände durch Reserven ein, vermeiden Sie Fehler bei der Dienstplanung, beugen Sie personellen Ausfällen vor. Wir sagen Ihnen, wie.

Die Erstellung des Dienstplans zählt für Personalverantwortliche zum Alltag und führt ungeachtet von dessen Komplexität selten zu Problemen. Anders sieht es beim Ausfall(zeiten)management aus: Obwohl mit kurz- wie langfristigen personellen Ausfällen jederzeit zu rechnen ist, wird deren Kompensation oftmals vernachlässigt. Unser Blog-Beitrag Wie optimiere ich mein Ausfallmanagement? zeigt die häufigsten Fehler auf und verrät Ihnen, wie Sie diese vermeiden.

Wie aber funktioniert gutes Ausfallmanagement?

Grundlage eines funktionellen Ausfallmanagements ist die Feststellung und Analyse der personellen Ausfälle. Wobei nicht nur die reinen Ausfallzeiten, sondern auch deren Gründe ausgewertet werden sollten. 

So fallen ironischerweise nicht wenige Mitarbeiter aus, die zuvor als Vertretung für erkrankte Kollegen eingesetzt waren. Wird kurzfristiges Einspringen nicht kompensiert, sondern zur Dauerlösung, drohen der Krankheitsvertretung Überstunden und Doppelschichten. Manche Mitarbeiter werden aus dem Erholungsurlaub geholt oder müssen diesen verschieben. Der darauf folgende Unmut ist ebenso absehbar wie die drohende Überlastung und die Gefahr eines weiteren personellen Ausfalls.

Das Berechnen des Personalbedarfs ist sowohl ein Eckpfeiler der Dienstplanung als auch des Ausfallmanagements. Je nach Branche machen rechtliche Rahmenbedingungen den Fachkräfteeinsatz auch bei kurzfristigen Vertretungen notwendig. Um Kosten einzusparen, wird der personelle Puffer zu knapp bemessen. So drohen neben Unterbesetzungen und den erwähnten Überlastungen der Mitarbeiter möglicherweise auch rechtliche Konsequenzen.

Holen aus dem Urlaub zeugt von schlechtem Ausfallmanagement
Holen aus dem Urlaub zeugt von schlechtem Ausfallmanagement
Ein gutes Betriebsklima hilft beim Kompensieren von personellen Ausfällen.
Ein gutes Betriebsklima hilft beim Kompensieren von personellen Ausfällen.

Gutes Ausfallmanagement berücksichtigt jedoch nicht nur die vorhandenen Personalressourcen. Denn ebenso wichtig wie das Kompensieren von personellen Ausfällen ist deren Vermeidung. Eine konstruktive, möglichst entspannte Arbeitsatmosphäre, ein wertschätzender Umgang miteinander oder Anerkennung durch Vorgesetzte sorgen für ein Betriebsklima, in dem Mitarbeiter sich wohl fühlen – und gerne auch mal kurzfristig für erkrankte Kollegen einspringen.

Sind die personellen und betrieblichen Grundlagen geschaffen, sollten Strategien erarbeitet werden, wie man Ausfällen künftig begegnen kann. Je nach Unternehmen bieten sich Rufbereitschaften, Springerpools oder andere Maßnahmen an, die spontane Lösungen weitgehend überflüssig machen. Das entlastet nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch den Personalverantwortlichen.

In unserem Blog-Beitrag Wie optimiere ich mein Ausfallmanagement? beleuchten wir Strategien zur Vermeidung und zum Ausgleichen personeller Ausfälle und zur Motivation von Mitarbeitern. Und erläutern, wie unser elektronischer Dienstplan OC:Planner Sie beim Ausfallmanagement unterstützt.


Fotos: iStock.com/SteveCash - iStock.com/Everste - iStock.com/Skynesher

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