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rund um die
Personaleinsatzplanung
Urlaubsanspruch - Erholungszeit für Mitarbeiter
Ganz kurz vorab erklärt: Urlaubsanspruch
Faustregel: Mindestens vier Tage Jahresurlaub pro Wochenarbeitstag gesetzlich vorgeschrieben. Bei Krankheit werden Urlaubstage gutgeschrieben. Nicht genommener Urlaub kann verfallen.
Wie ist der Urlaubsanspruch geregelt?
Der Urlaubsanspruch wird in Deutschland durch das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Jeder Arbeitnehmer hat demnach einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub (§ 1 BUrlG).
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sieht einen Jahresanspruch von mindestens 24 Urlaubstagen bei einer Sechs-Tage-Woche vor. Bei einer Fünf-Tage-Woche reduziert sich der Jahresanspruch auf mindestens 20 Urlaubstage.
Sonderregelungen gelten für Beschäftigte unter 18 Jahren (§ 19 Abs. 2 Jugendarbeitsschutzgesetz) und Schwerbehinderte (§ 208 Absatz 1 SGB IX).
Neue Mitarbeiter haben bereits während der Probezeit einen Anspruch von einem Zwölftel ihres Jahresurlaubs pro Monat. Anspruch auf den vollen gesetzlichen Jahresurlaub entsteht erst nach sechsmonatiger Betriebszugehörigkeit (Wartezeit nach § 4 BurlG).
Jeder
Arbeitnehmer hat zudem das Recht, einmal im Jahr zwei Wochen Urlaub am Stück zu
nehmen (§ 7 Absatz 2 BUrlG). Während des Urlaubs darf der Arbeitnehmer keine
Erwerbstätigkeit ausüben.
Da der Urlaub der Erholung dienen soll, sieht das
Bundesurlaubsgesetz keine Auszahlung vor. Ausnahme: Das Arbeitsverhältnis wurde
gekündigt und
der Urlaub kann nicht mehr (vollständig) gewährt werden (§ 7, Abs. 4 BUrlG). In
dem Fall erhält der Arbeitnehmer mit der letzten Gehaltsabrechnung eine
Abgeltung für die ihm noch zustehenden Urlaubstage. Das gilt auch im Fall einer
fristlosen Kündigung.
Welcher Urlaubsanspruch gilt bei Kündigung?
Entscheidend für die Höhe des bei Kündigung erworbenen Urlaubsanspruchs sind die Zeitdauer der Beschäftigung und der Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Zeitdauer der Beschäftigung
Erste Voraussetzung für einen vollen Urlaubsanspruch ist ein mindestens sechsmonatiges Bestehen des Arbeitsverhältnisses (Wartezeit nach § 4 BUrlG). Beginnt das Arbeitsverhältnis z.B. am 1. April, so erwirbt man den vollen Urlaubsanspruch (Mindesturlaub) erstmalig am 1. Oktober. Bei einer Beschäftigungsdauer unter 6 Monaten wird der
Urlaubsanspruch entsprechend monatsanteilig um 1/12 des Mindesturlaubs gekürzt.
Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Endet das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte, steht dem Mitarbeiter unabhängig von seiner Betriebszugehörigkeit lediglich ein monatsanteiliger Urlaubsanspruch für das laufende Jahr zu.
Vollen Urlaubsanspruch erwirbt dieser, wenn er die Wartezeit von mindestens 6 Monaten erfüllt und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der zweiten Jahreshälfte erfolgt. Bei einer 5-Tage-Woche stehen ihm bei Erfüllung dieser Voraussetzungen also volle 20, bei einer 6-Tage-Woche volle 24 Urlaubstage selbst dann zu, wenn er das Unternehmen vor Ablauf des Jahres verlässt.
Anders verhält es sich mit dem über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus gewährten Mehrurlaub. Übersteigt der Urlaubsanspruch eines Mitarbeiters den Mindesturlaub, kann durch die pro rata temporis-Regelung vertraglich festgelegt werden, dass er im Jahr des Ausscheidens neben dem Mindesturlaub nur Anspruch auf anteiligen Mehrurlaub je Monat Betriebszugehörigkeit hat.
Welche Urlaubsregelungen gelten bei Teilzeit?
Teilzeitmitarbeiter
haben denselben Urlaubsanspruch von mindestens 20 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
im Jahr wie Vollzeitmitarbeiter.
Berechnungsgrundlage bei Teilzeitarbeit ist immer die Anzahl der vereinbarten Arbeitstage – nie die vereinbarte Arbeitszeit.
Arbeitet ein Teilzeitmitarbeiter an weniger Tagen als ein Vollzeitmitarbeiter, verringert sich sein Urlaubsanspruch dementsprechend. Resultieren daraus Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind sie auf volle Urlaubstage aufzurunden (§ 5 Abs. 2 BurlG).
Wie schnell muss der Arbeitgeber über den Urlaubsantrag entscheiden?
Eine
Vorgabe, innerhalb welchen Zeitraums ein Arbeitgeber über einen Urlaubsantrag entscheiden sollte, existiert im Bundesurlaubsgesetz nicht.
Allerdings können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen zeitliche Regelungen enthalten. Grundsätzlich hat ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine zügige Entscheidung über den Urlaubsantrag. Schließlich möchte er seinen Urlaub ja auch im Vorfeld organisieren.
Welche Mitarbeiter haben bei der Urlaubsplanung Vorrang?
Möchten mehrere Mitarbeiter zur selben Zeit
Urlaub nehmen, muss der Arbeitgeber nach sozialen Gesichtspunkten
entscheiden (§ 7 Absatz 1 BUrlG).
Unter
sozialen Gesichtspunkten Vorrang haben zum Beispiel Mitarbeiter, die
- ihre schulpflichtigen Kinder während der Schulferien betreuen müssen
- gerade eine Krankheit überstanden haben.
- gerade in einer Rehabilitationsmaßnahme waren
- einen Lebenspartner haben, der nur zu einem bestimmen Zeitpunkt Urlaub
erhält.
Wann darf der Arbeitgeber für Betriebsferien Zwangsurlaub anordnen?
Der Arbeitgeber darf Betriebsferien nur aus dringenden, betriebsbedingten Gründen anordnen.
Die Betriebsferien werden vom Jahresurlaubsanspruch abgezogen.
Eine Höchstanzahl an Arbeitstagen für Betriebsferien ist gesetzlich
nicht festgelegt. Es muss jedoch für den Angestellten immer ein Teil der
Urlaubstage zur eigenen Planung übrig bleiben. Daher ist der Arbeitgeber
verpflichtet, Betriebsferien rechtzeitig anzukündigen.
Darf der Jahresurlaub am Stück genommen werden?
Grundsätzlich darf ein Arbeitnehmer seinen gesamten Jahresurlaub am Stück nehmen (§ 7 Abs. 2 BUrlG).
Ausnahmen stellen dringende betriebliche Gründe oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dar.
In dem Fall muss einer der Urlaubsabschnitte mindestens zwei Wochen am Stück umfassen.
Wann darf der Arbeitgeber Urlaubswünsche ablehnen?
Generell muss der Arbeitgeber die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen. Er kann diese jedoch aus betrieblichen Gründen ablehnen.
Gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG muss der Arbeitgeber grundsätzlich die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers berücksichtigen. Ablehnungen können jedoch aus betrieblichen Gründen erfolgen, wenn zum Beispiel durch einen Urlaubswunsch ein wichtiger Dienst nicht passend besetzt werden kann.
Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt sich innerhalb der Personalplanung eine jährliche Urlaubsplanung, in der ein Großteil der Urlaube bereits festgelegt wird.
Wurde in der vom Arbeitgeber gesetzten Frist vom Arbeitnehmer kein Urlaub angemeldet, kann der Arbeitgeber die Urlaubstage verplanen.
Arbeitnehmer
haben keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Der Arbeitgeber kann diesen
dennoch nach Absprache gewähren, wenn plausible Gründe vorliegen wie zum
Beispiel die Pflege Angehöriger.
Darf der Arbeitgeber bereits zugesagten Urlaub widerrufen?
Nein. Hat der Arbeitgeber Urlaub genehmigt, ist er grundsätzlich daran gebunden.
Ein Rückruf aus dem bereits angetretenen Urlaub ist unzulässig.
Hat der Arbeitnehmer seinen Urlaub noch nicht angetreten, kann der
Arbeitgeber den zugesagten Urlaub im absoluten Notfall widerrufen. Dies kann
bei dringenden betrieblichen Erfordernissen zulässig sein, wenn beispielsweise die Existenz eines Kleinbetriebes durch unerwartete personelle Ausfälle auf dem Spiel steht. Ein solcher Fall ist allerdings extrem selten.
Müssen Mitarbeiter im Urlaub erreichbar sein?
Nein, die Erholung des Beschäftigten muss gewährleistet sein.
Eine Erholung ist nicht mehr gewährleistet, wenn der Beschäftigte fortwährend mit geschäftlichen Anrufen rechnen muss.
Er ist daher weder verpflichtet, Telefonate anzunehmen, noch muss er seine E-Mails checken. Tut er es auf Anweisung des Chefs dennoch, gilt diese Zeit als Arbeitszeit und muss vergütet werden. Der Urlaub ist entsprechend nachzuholen.
Klauseln in Arbeitsverträgen,
die "ständige Erreichbarkeit" während des gesetzlichen Mindesturlaubs
verlangen, sind nicht zulässig (BAG 20.6.2000 – 9 AZR 405/99). Es kann jedoch
außergewöhnliche Notfälle geben, in denen der Arbeitgeber den Angestellten
kontaktieren darf.
Was ist bei Erkrankung im Urlaub zu beachten?
Krankheitstage gelten nicht als Urlaubstage, da sich der Mitarbeiter während seiner Krankheit nicht erholen konnte.
Arbeitnehmer müssen sich aus dem Urlaub krankmelden und ab dem ersten
Tag der Krankheit ein ärztliches Attest vorlegen (§ 9 BUrlG). Tage, an
denen Arbeitnehmer nachweislich arbeitsunfähig waren, werden nicht auf den
Jahresurlaub angerechnet und müssen zurück gebucht werden.
Erkrankt ein Mitarbeiter während seines Urlaubs, kann er die entgangenen Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nach Rücksprache mit seinem Arbeitgeber nachholen. Ein eigenmächtiges "Anhängen" der Urlaubstage an seine Krankheit ist unzulässig.
Wird der Mitarbeiter allerdings während des Abbaus von Überstunden krank oder muss er sich um sein im Urlaub erkranktes Kind kümmern, steht ihm kein zusätzlicher Urlaub zu.
Bei einer längeren Krankheit bleiben Urlaubsansprüche noch bis zu 15 Monaten nach Ablauf des Urlaubsjahres erhalten.
Was ist, wenn Mitarbeiter im Urlaub in Quarantäne müssen?
Eine klare und verbindliche rechtliche Regelung existiert für diesen Fall nicht - auch deshalb, weil Quarantäne nicht automatisch mit Arbeitsunfähigkeit einhergeht. Liegt allerdings eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vor, gelten die Regelungen für eine Erkrankung im Urlaub: Urlaubstage werden zurückgebucht und können zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden.
Müssen Arbeitnehmer an Heiligabend und Silvester Urlaub nehmen?
Generell haben Arbeitnehmer an Heiligabend und Silvester keinen Anspruch auf Urlaub.
Weihnachten und Silvester gelten als gewöhnliche Arbeitstage.
Daher kann der Arbeitgeber jeweils einen ganzen Urlaubstag anrechnen. Ausnahmen
können in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt sein.
Darf der Resturlaub ins neue Jahr mitgenommen werden?
Grundsätzlich
muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden (§ 7 Abs.3 BUrlG).
Wenn betriebliche oder persönliche Gründe es rechtfertigen, darf der Resturlaub bis zum 31. März im Folgejahr genommen werden.
Kann nicht genommener Urlaub verfallen?
Ja. Da Urlaub laut Bundesurlaubsgesetz im laufenden Kalenderjahr zu nehmen ist, verfällt er zum Jahresende oder zum 31. März des Folgejahres unter bestimmten Voraussetzungen. Allerdings kommt dem Arbeitgeber eine Hinweispflicht zu.
Dieser muss seine Arbeitnehmer eindeutig, individuell und rechtzeitig aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen. Eine solche Mitteilung, dass der Urlaub andernfalls bis zum Ende des Kalenderjahres beziehungsweise bis zum Ende des Übertragungszeitraums verfällt, kann per Mail oder als Brief erfolgen.
Auch Urlaub aus vergangenen Jahren, der aufgrund hoher Arbeitsbelastung aufgeschoben werden musste, verjährt bzw. verfällt nicht automatisch. Dies stellte das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil vom 20.12.2022 fest. Auch in diesem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zunächst ermahnen, den aufgestauten Urlaub zu beantragen. Kommt dieser der Aufforderung nicht nach, verjährt der Urlaubsanspruch mit Ablauf des Jahres, in dem ermahnt wurde.
Wie ist der Urlaubsanspruch nach langer Abwesenheit geregelt?
Bei längerfristigen Abwesenheiten wie Krankheit, Elternzeit und Rehabilitation gelten eigene Regelungen.
Krankheit
Fallen Mitarbeiter ein Jahr oder länger wegen Krankheit aus, verfallen ihre Urlaubstage nicht. Sie können auch über die Drei-Monats-Frist des Folgejahres hinaus genommen werden.
Eine Ausnahme besteht bei Langzeitkranken: Der Europäische Gerichtshof (EuGH) und das Bundesarbeitsgericht (BAG) haben entschieden, dass der Urlaubsanspruch bei Dauerkrankheit nach 15 Monaten nach Ablauf des entsprechenden Urlaubsjahres entfällt.
Elternzeit
Hat der Mitarbeiter im Jahr des Beginns der Elternzeit den (restlichen) Urlaub nicht vollständig erhalten, kann der Urlaub im laufenden oder im folgenden Jahr nach der Elternzeit genommen werden (§ 17 Abs. 2 BEEG).
Folgt der ersten Elternzeit eine weitere Elternzeit, verfällt der Urlaub nicht. Der Mitarbeiter nimmt den Anspruch zeitlich unbefristet in weitere Elternzeiten mit.
Arbeitgeber dürfen nach deutschem Recht den Urlaubsanspruch während der Elternzeit monatsanteilig (1/12 für jeden vollen Monat der EZ) kürzen.
Endet das
Arbeitsverhältnis vor oder zum Ende der Elternzeit, ist eine Abgeltung zu
zahlen (§ 17 Abs. 3 BEEG, siehe
Punkt 1).
Rehabilitation
Befindet sich der Arbeitnehmer in einer sozialrechtlich bewilligten Rehabilitationsmaßnahme, kann der Arbeitgeber diese Zeiten nicht mit gesetzlichen Urlaubsansprüchen verrechnen. Dies gilt auch, wenn die Maßnahme mehr als sechs Wochen dauert.
Möchte der Arbeitnehmer im Anschluss Urlaub nehmen, hat der Arbeitgeber diesen
zu gewähren (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
Welchen besonderen Urlaubsanspruch haben Schwerbehinderte?
Schwerbehinderte Menschen haben bei einer Fünf-Tage-Arbeitswoche Anspruch auf einen bezahlten zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen im Urlaubsjahr (§ 208 Absatz 1 SGB IX).
Verteilt sich die regelmäßige Arbeitszeit des schwerbehinderten Menschen auf mehr oder weniger als fünf Arbeitstage in der Kalenderwoche, erhöht oder vermindert sich der Zusatzurlaub entsprechend. Für jeden vollen Monat der im Kalenderjahr vorliegenden Schwerbehinderteneigenschaft ist hierbei ein Zwölftel des Zusatzurlaubs anzurechnen.
Wer hat Anspruch auf Zusatzurlaub?
Bundesbeamte und Angestellte im öffentlichen Dienst haben unter bestimmten Voraussetzungen Anpruch auf Zusatzurlaub, wenn sie Wechselschicht, Schichtarbeit, Nachtarbeit oder Bereitschaftsdienst in den Nachtstunden verrichten.
Pflegekräfte erhalten gemäß der Vierten Pflegearbeitsbedingungenverordnung in den Jahren 2021 und 2022 weiteren Zusatzurlaub.
Außerdem kann ein zusätzlicher, gesetzlich nicht vorgeschriebener Urlaub (Mehrurlaub) vertraglich vereinbart werden. Durch diesen zusätzlichen, bezahlten Urlaub sollen entstehende beziehungsweise entstandene Belastungen ausgeglichen werden.
Was ist Bildungsurlaub?
Bildungsurlaub dient der beruflichen oder politischen Weiterbildung und wird über die jeweiligen Landesgesetze der Bundesländer geregelt. Ausnahmen bilden Sondergruppen von Arbeitnehmern, deren Bildungsurlaub bundeseinheitlich festgelegt ist.
Ein generelles Bundesgesetz zum Bildungsurlaub existiert nicht. In fast allen deutschen Bundesländern (Ausnahme: Sachsen und Bayern) besteht aber ein Anspruch auf Bildungsurlaub. Dieser wird auch unter dem Begriff Bildungsfreistellung geführt und ist zur politischen, beruflichen oder gewerkschaftlichen (Weiter-)Bildung vorgesehen.
Gewährt werden normalerweise 5 Tage Bildungsurlaub pro Jahr oder 10 Tage pro 2 Jahre. Das gewählte Angebot muss dabei nicht zwingend mit dem derzeit ausgeübten Beruf zusammenhängen, allerdings als Bildungsurlaub anerkannt sein.
Bildungsurlaub muss bis spätestens 4 Wochen vor Beginn der Kurse beantragt werden. Der Arbeitgeber kann dessen Genehmigung aus betrieblichen Gründen verweigern.
Das Gehalt wird durch den Arbeitgeber während des Bildungsurlaubs weiter gezahlt. Kursgebühren und andere Kosten der besuchten Angebote übernimmt der Arbeitnehmer.
Für Sondergruppen von Arbeitnehmern gelten bundeseinheitliche Regelungen. So ist zum Beispiel für Mitglieder des Betriebsrats und der Jugendvertretung, für Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit eine Freistellung für berufliche Fortbildungen vorgesehen. Diese sollen spezifische Kenntnisse vermitteln und vertiefen, die im Zusammenhang mit der besonderen Pflichtenstellung im Arbeitsverhältnis stehen.
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