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Vergleich von
Dienstplan-Software

Welche Vorteile hat Dienstplan-Software?

Zeitersparnis =
Kostensenkung

Automatisierung von Planungsprozessen

Integration und aktive Teilhabe der Mitarbeiter an der Dienstplanung

Entlastung des
Dienstplaners

Transparenz und Gerechtigkeit
in der Planung

Mobiles Mitarbeiterportal = Dienstplan überall verfügbar, Urlaubsantrag von der Couch aus, Dienstwünsche etc.

Geringere Fehlerquote

Wann benötige ich eine Dienstplan-Software?

Wenn Sie eine oder mehrere der folgenden Fragen mit JA beantworten, sollten Sie den Einsatz einer Dienstplan-Software erwägen:

Wird in Ihrer Organisation bereits ein Dienstplan geschrieben, beispielsweise mit Papier und Bleistift oder mit MS Excel?
Arbeiten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen in unterschiedlichen Diensten oder Schichten?
Besitzen diese Mitarbeiter unterschiedliche Qualifikationen, die bei der Planung miteinbezogen werden müssen?
Werden in Ihrer Organisation in Verbindung mit Diensten auch Aufgaben oder Tätigkeiten geplant?
Verlieren Sie aufgrund der Vielzahl der Mitarbeiter, Qualifikationen und Arbeitszeitmodelle bisweilen den Überblick über Ihre Dienstplanung?
Nimmt das Ausfallmanagement – also die Vertretungsregelung bei Krankheit oder Urlaub Ihrer Mitarbeiter – allzu viel Zeit in Anspruch?
Werden in Ihrer Organisation Zuschläge oder Zulagen für die Arbeit zu ungünstigen Zeiten bezahlt (z. B. für Nachtarbeit, Feiertagsarbeit oder Wochenendarbeit) ?

Was muss eine gute Dienstplan-Software bieten?

Personaldaten hinterlegen

Zunächst werden die zu planenden Mitarbeiter in der Software hinterlegt. Die wichtigsten Informationen sind hierbei die Arbeitszeit (z. B. 38 Stunden pro Woche) und die Qualifikationen (Einsatzmöglichkeiten, Aufgaben). Damit die Planung immer auf korrekten Daten basiert, sollten diese Mitarbeiterdaten zu einem bestimmten Stichtag änderbar sein.

Dienstplan erstellen

Wichtigste Aufgabe der Dienstplan-Software: Sie muss aufgrund individueller Vorgaben des Nutzers einen Dienstplan oder Schichtplan erstellen können. Dies kann für unterschiedliche Zeiträume erfolgen, wie beispielsweise eine Woche, einen Monat oder sogar ein Kalenderjahr.

Die Software unterstützt den Planer bei der Dienstplanung mit verschiedenen Eingabehilfen und Assistenten:

Vordefinierte Dienste und Schichten können komfortabel (z. B. per Drag & Drop) in den Dienstplan eingetragen werden.
Bereits geschriebene Dienstpläne können als Vorlage verwendet werden.
Häufig kann auch eine wiederkehrende Folge von Diensten (Rollplan, Rahmenplan) zum Ausfüllen des Dienstplans genutzt werden.

Abwesenheiten planen und erfassen

Zunächst ist es wichtig, dass Sie neben Urlaub und Krank verschiedene Abwesenheiten wie z. B. Elternzeit in der Dienstplan-Software hinterlegen können.

Dort Software sollten Sie außerdem einstellen können, welche Abwesenheiten ein Mitarbeiter selbst erfassen darf. Zeitgemäß: Mitarbeiter stellen ihren Urlaubsantrag per Smartphone oder melden sich per App krank.

Übrigens: Urlaub ist zumeist genehmigungspflichtig - ein Prozess, den die Software unbedingt unterstützen sollte.

Urlaubskonto und Arbeitszeitkonto führen

Es zählt zu den Aufgaben der Dienstplan- oder Schichtplan-Software, das Urlaubskonto korrekt zu führen. Dafür muss sie den Urlaubsanspruch der Mitarbeiter kennen und außerdem bei einem Urlaubsantrag beispielsweise für den Sommerurlaub wissen, für welche Tage Urlaub vom Konto abgebucht werden soll.

Um flexible Arbeitszeiten zu ermöglichen, muss die Software ein Arbeitszeitkonto für jeden Mitarbeiter führen. Dadurch gewinnen Sie Spielräume bei der Planung und können beispielsweise Mitarbeiter in einem Monat verstärkt einsetzen (über die vertragliche Arbeitszeit hinaus), um sie im darauffolgenden Monat mit weniger Stunden einzusetzen und dadurch das Zeitkonto auszugleichen.

Arbeitszeit erfassen

Mit wenigen Ausnahmen ist die Arbeitszeiterfassung in Deutschland, Österreich und der Schweiz verpflichtend. Also muss eine Dienstplan-Software diese Funktion besitzen. Typischerweise bietet sie den Mitarbeitern dabei verschiedene Eingabemöglichkeiten, insbesondere

die geleisteten Arbeitszeiten per Smartphone in der App eintragen/nachtragen,
eine digitale Stempeluhr in der App zum Buchen von Zeiten oder
ein Zeitterminal am Arbeitsplatz.

Mitarbeiterportal

Wie erwähnt, benötigen Ihre Mitarbeiter einen mobilen Zugang via App zu Ihrer Dienstplan-Software. So können sie nicht nur von unterwegs ihre Arbeitszeit (nach)erfassen, sondern auch Einsicht in ihren Dienstplan nehmen, sich krank melden oder Urlaub beantragen.

Nachrichten verschicken

Eine gute Dienstplan-Software unterstützt die Zusammenarbeit zwischen dem Planer und den Mitarbeitern. Dazu verschickt die Software Nachrichten als Benachrichtigung auf dem Smartphone oder als E-Mail, um beispielsweise

die Mitarbeiter über einen veröffentlichten oder geänderten Dienstplan,
den Dienstplaner über einen Urlaubsantrag und
wiederum die Mitarbeiter über die Genehmigung oder Abgelehnung dieses Urlaubs zu informieren.

Was sollten Sie bei der Auswahl einer Dienstplan-Software beachten?

1. Sind die benötigten Funktionen vorhanden?

Führen Sie eine kleine Liste der Funktionen, welche die Software über die Basisfunktionen hinaus (Dienste planen, Zeiterfassung, Urlaubsanträge stellen/genehmigen) unbedingt besitzen soll, zum Beispiel "Arbeitszeitgesetz prüfen". Beschränken Sie sich dabei auf die wichtigsten 5 bis 10 Funktionen.

2. Lässt sich die Software einfach bedienen?

Um einen Eindruck von der Bedienung der Software zu gewinnen, sollten Sie diese ausgiebig und unverbindlich testen können. Nur so können Sie letztlich abschätzen, ob sie für Ihre Anfordernisse geeignet und intuitiv bedienbar ist.

3. Erhalte ich bei offenen Fragen Hilfe zur Bedienung?

Doch auch die intuitivste und beste Software wirft hin und wieder Fragen auf. Ein Bedienerhandbuch (Online-Hilfe) ist daher obligatorisch. Noch besser ist die Ergänzung durch Hilfe- und FAQ-Seiten, Tutorials, Videos und Live-Demos zur Dienstplanung, in denen alle noch offenen Fragen beantwortet werden.

4. Wie gut ist der Support?

Der Support ist ein wichtiger Plus- oder Minuspunkt bei der Dienstplan-Software. Schließlich möchten Sie bei Problemen nicht tagelang in Warteschleifen festhängen und Ihre eingeführte Dienstplanung beiseite lassen. Probieren Sie daher ruhig aus, ob Sie bereits in der Testphase schnell und unkompliziert Hilfe durch den Support Ihres Anbieters erfahren.

5. Kann ich die Software kostenfrei testen?

Bei den meisten Anbietern ist eine zeitlich befristete Testversion erhältlich. Sie ist oft leistungsbeschränkt, reicht aber zum Ausprobieren vollkommen aus. Gelegentlich ist sogar eine dauerhaft kostenlose Dienstplanung durch eine Freemium-Version möglich. Erkundigen Sie sich danach.

6. Stimmt der Preis?

Der Preis spielt natürlich eine große Rolle. Bei Cloud-Produkten werden zumeist Mietmodelle offeriert. Viele Anbieter haben einen Preisrechner auf ihrer Webseite, bei anderen müssen Sie eine Preisanfrage stellen. Achten Sie dabei unbedingt auf die Preisstaffelung, die sich häufig auf die Anzahl der Mitarbeiter oder den Funktionsumfang bezieht.

Bei Unklarheiten werfen Sie einen Blick in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Anbieters.

7. Arbeitet die Dienstplan-Software mit anderen Systemen zusammen?

Eine Dienstplan-Software steht nicht für sich allein. Werden beispielsweise Zuschläge von der Software ermittelt, sollte auch eine Übergabe dieser Daten an die Lohnabrechnung möglich sein.

8. Wird die Software kontinuierlich weiterentwickelt?

Software erfordert kontinuierliche Pflege. Bei Dienstplan- oder Schichtplan-Software spielen zusätzlich gesetzliche Regelungen eine Rolle, die sich ändern können, wie das Arbeitszeitgesetz. Bei den meisten Anbietern werden die Änderungen von Software auf der jeweiligen Webseite oder im Handbuch der Software aufgeführt. Mehrere Aktualisierungen pro Jahr sind üblich.

Datenschutz und Datensicherheit

Die Kriterien Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen ausgewählte Software DSGVO-Konform ist, also die Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Eine entsprechende Zusicherung des Anbieters auf der Webseite sollte hier genügen.

Schwieriger ist es für Sie, die Datensicherheit einer Cloud-Software zu prüfen. Daten müssen immer verschlüsselt übertragen werden und dürfen nicht verloren gehen, müssen also an verschiedenen Standorten vom Anbieter gespeichert werden.