Dienstplan-Wissen, Teil 1: Der rollierende Schichtplan

Die Serie "Dienstplan-Wissen" gibt Ihnen zu verschiedenen Themengebieten rund um die Personaleinsatzplanung Wissen an die Hand. Zum Einstieg. Zum Auffrischen. Zum Vertiefen. Immer mit dem Ziel, einen Mehrwert für Sie zu schaffen. In dieser Reihe werden wir auf die Grundlagen rund um die Dienstplanung eingehen. Das erste Thema geht auf die Schichtplanung, genauer: den rollierenden Schichtdienstplan ein. Weitere Artikel befassen sich mit der richtigen Urlaubsplanung, den Kriterien einer guten Dienstplanung und dem Ausfallmanagement.

Ein Dienstplan hat die Aufgabe, alle Mitarbeiter einzelner Abteilungen unter einen Hut zu bringen. Dabei sind Urlaube, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter zu beachten. Wenn möglich, kommen sogar noch Wünsche der Mitarbeiter dazu. Es ist eine Herausforderung für den Schichtplaner, dieses komplexe Konstrukt zu meistern. 

Der rollierende Schichtplan ist ein effektives Werkzeug, der Ihnen diese Aufgabe enorm vereinfacht, wenn Sie einige wesentliche Regeln kennen. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen 7 wichtige Schritte zum rollierenden Schichtplan vor:

1.      Was benötigen Sie, um einen Rollplan zu erstellen?

2.      Wie berechnen Sie den Personalbedarf?

3.      Was sind Schichtgruppen und wie viele brauchen Sie?

4.      Wie gestalten Sie den Rollplan?

5.      Was ist ein guter Rollplan?

6.      Was unterscheidet einfache von komplexen Rollplänen?

7.      Wie erstellen Sie komplexe Rollpläne?

Oftmals ist vom Rollplan die Rede. In einigen Branchen spricht man vom Rahmendienstplan oder vom Grunddienstplan.

Es handelt sich hierbei um eine Planung aus Schichten und freien Tagen für mehrere Gruppen von Mitarbeitern (Schichtplanung). Typischerweise wiederholt sich diese Planung nach einer bestimmten Anzahl von Wochen. Das heißt, der Plan rolliert, bzw. wiederholt in seiner Struktur einen festgelegten Zyklus.

Ein rollierender Dienstplan bildet damit das Gerüst Ihrer Dienstplanung. In der konkreten Personaleinsatzplanung werden dann nur noch aktuelle Gegebenheiten eingepflegt. Das kann zum Beispiel ein reduzierter Personalbedarf an einem Feiertag oder der Ausfall von Mitarbeitern (Krankheit oder Urlaub) sein.

Mit dem Rollplan bzw. Rahmenplan als Grundlage entsteht eine langfristige Planung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter über mehrere Wochen oder Monate hinweg.

Die Roll- bzw. Rahmendienst-Schichtplanung bedarf einiger wichtiger Grundzüge:

Sie brauchen drei Basisdaten: Zunächst einmal die Schichten, in welchen gearbeitet wird. Das kann bspw. eine Frühschicht von 6-14 Uhr und eine Spätschicht von 14-22 Uhr sein.

Außerdem müssen Sie die Besetzungsstärke dieser Schichten festlegen. Sprich: Wie viele Mitarbeiter werden in jeder Schicht benötigt?

Und zuletzt brauchen Sie die Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter, die in den Schichten arbeiten sollen.

Liegen Ihnen die drei Basis-Informationen „Schichten“, „Besetzungsstärke“ und „Wochenarbeitszeit“ vor, so können Sie den Personalbedarf für die Schichtplanung berechnen.

Hierzu ein ganz einfaches Beispiel:

Im Restaurant „Mahlzeit“  gibt es eine Tagesschicht (T) und eine Spätschicht (S) mit einer Arbeitszeit von jeweils 8 Stunden. Das Restaurant hat 5 Tage die Woche geöffnet. In der Tagesschicht und der Spätschicht werden jeweils 5 Personen benötigt. Alle Personen haben eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden.

Arbeitsstunden pro Woche =  Tage x Arbeitszeit x Besetzungsstärke

 Personalbedarf = Arbeitsstunden pro Woche / Wochenarbeitszeit

                              =  400 h / 40 h = 10 Personen

Sie benötigen also grundsätzlich 10 Personen, um die Betriebszeiten des Restaurants abzudecken.

ACHTUNG: Diese Modellrechnung berücksichtigt noch keinerlei Abwesenheiten wie bspw. Krankheit oder Urlaub.

Ein Rollplan erstreckt sich meist über mehrere Wochen, bevor er sich wiederholt. Unter einer Schichtgruppe versteht man die Personen, die gemeinsam in denselben Schichten des Rollplans arbeiten.

Die Zahl der Schichtgruppen berechnet sich im Beispiel wie folgt:

Zahl der Gruppen = Arbeitsstunden pro Woche gesamt / (Besetzungsstärke * Wochenarbeitszeit)

Zahl der Gruppen =  400,00 h / (5 * 40,00 h) =  400,00 h / 200,00 h = 2

Die 10 benötigten Personen lassen sich also in der Schichtplanung auf 2 Gruppen mit je 5 Personen verteilen.

Das Restaurant „Mahlzeit“  hat von Dienstag bis Samstag geöffnet, Sonntag und Montag sind Ruhetage. Sofern Sie die Schichten auf zwei Wochen verteilen, ergibt sich der folgende Rollplan:

Die erste Personengruppe beginnt in der ersten Woche mit der Tagesschicht, während die Personen der 2. Gruppe in der Spätschicht arbeiten. Der Schichtplan hat einen Zyklus von 2 Wochen, dann startet er von Neuem.

Dieser Rollplan ist eine mögliche Variante für den Schichtplaner, um die geforderte Besetzungsstärke in den Schichten an jedem Arbeitstag abzudecken. Aber ist dieses auch ein „guter Rollplan“?

Ob es sich um einen guten Rollplan handelt, lässt sich erst nach der Bewertung mehrerer Kriterien beurteilen. Es kann durchaus mehrere gute Rollpläne geben. Und zwar immer dann, wenn der Plan individuell auf die speziellen Aspekte, Anforderungen und Bedürfnisse in der Planungsgruppe ausgerichtet ist.

Das können gesetzliche, betriebliche, arbeitswissenschaftliche und auch persönliche Kriterien sein.

So sehen es manche Beschäftigten als problematisch an, eine ganze Woche Spätdienst zu leisten, da sie ihre sozialen Kontakte dann nicht pflegen können.

Der folgende alternative Plan stellt für einige Beschäftigte möglicherweise eine bessere Lösung dar. Er hat aber wiederum eine andere Herausforderung: Eine zu kurze Ruhezeit beim Wechsel von der Spät- in die Tagesschicht.

Es gilt also Schritt für Schritt in der Schichtplanung viele Aspekte zu beachten und einzuarbeiten, bis ein guter Rollplan entsteht.

Bei meinen bisherigen Ausführungen habe ich eine Reihe von Vereinfachungen vorgenommen, um das Grundprinzip des Rollplans bzw. Grunddienstplans möglichst transparent darzustellen:

•         Die Schichten haben dieselbe Arbeitszeit.

•         Alle Schichten haben dieselbe Besetzungsstärke.

•         Die Schichtgruppen sind gleich groß.

•         Qualifikation oder Aufgabe der Mitarbeiter sind nicht berücksichtigt.

•         Für Abwesenheiten, wie Urlaub und Krankheit, gibt es keine Reserveplanung.

In der Praxis gelten diese Annahmen üblicherweise nicht. Das heißt, diese Aspekte müssen noch eingeplant werden. Daher ist es sehr aufwändig, Rollpläne zu erstellen – insbesondere, wenn Sie noch Wünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen möchten.

Für einen komplexen Rollplan braucht es immer professionelle Mittel. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern, unterschiedlichen Arbeitszeiten und Qualifikationen sowie für ein sicheres Ausfallmanagement ist die Beratung durch Experten unverzichtbar.

Nur mit gezielter Softwareunterstützung schaffen Sie es, alle Aspekte in der Schichtplanung zu berücksichtigen. Wir von der SIEDA GmbH erstellen die Schichtpläne im Beratungsgespräch mit unseren Kunden, assistiert durch eine unterstützende Software, wie OC:Rota.

Hier finden Sie außerdem unseren Abwesenheitsquote-Rechner, der Ihnen dabei hilft, in der Schichtplanung die Reserve zu kalkulieren.

Zum Themengebiet Schichtplanung gibt es vertiefende Literatur. Ich habe im Zuge dieses Artikels auf das folgende Buch zurückgegriffen und kann Ihnen dies gerne weiterempfehlen: Handbuch Schichtpläne von Johannes Gärtner und Co., vdf Hochschulverlag. Schauen Sie gerne einmal in die Leseprobe des Buchs.

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