Der rollierende Schichtplan - 7 wichtige Schritte zur Erstellung

Holger König

Autor: Holger König
Veröffenlicht am: 26.02.2019


Der rollierende Schichtplan - 7 wichtige Schritte zur Erstellung

Die Serie "Dienstplan-Wissen" gibt Ihnen zu verschiedenen Themengebieten rund um die Personaleinsatzplanung Wissen an die Hand. Zum Einstieg. Zum Auffrischen. Zum Vertiefen. Immer mit dem Ziel einen Mehrwert für Sie zu schaffen. In dieser Reihe werden wir auf die Grundlagen rund um die Dienstplanung eingehen. Das erste Thema geht auf den rollierenden Schichtplan ein.

Dienstplan und Schichtplan

Ein Dienstplan hat die Aufgabe, alle Mitarbeiter einzelner Abteilungen unter einen Hut zu bringen. Dabei sind Urlaube, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Qualifikation der einzelnen Mitarbeiter zu beachten. Wenn möglich, kommen sogar noch Wünsche der Mitarbeiter dazu. Es ist eine Herausforderung, dieses komplexe Konstrukt zu meistern. 

Der rollierende Schichtplan ist ein effektives Werkzeug, der Ihnen diese Aufgabe enorm vereinfacht, wenn Sie einige wesentliche Regeln kennen. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen 7 wichtige Schritte zum rollierenden Schichtplan vor:

1.      Was benötigen Sie, um einen Rollplan zu erstellen?

2.      Wie berechnen Sie den Personalbedarf?

3.      Was sind Schichtgruppen und wie viele brauchen Sie?

4.      Wie gestalten Sie den Rollplan?

5.      Was ist ein guter Rollplan?

6.      Was unterscheidet einfache von komplexen Rollplänen?

7.      Wie erstellen Sie komplexe Rollpläne?

Vorab: Was ist überhaupt ein Rollendienstplan bzw. Rahmendienstplan?

Oftmals ist vom Rollplan die Rede. In einigen Branchen spricht man vom Rahmendienstplan oder vom Grunddienstplan.

Es handelt sich hierbei um eine Planung aus Schichten und freien Tagen für mehrere Gruppen von Mitarbeitern. Typischerweise wiederholt sich diese Planung nach einer bestimmten Anzahl von Wochen. Das heißt der Plan rolliert, bzw. wiederholt in seiner Struktur einen festgelegten Zyklus.

Ein rollierender Dienstplan bildet damit das Gerüst Ihrer Dienstplanung. In der konkreten Personaleinsatzplanung werden dann nur noch aktuelle Gegebenheiten eingepflegt. Das kann zum Beispiel ein reduzierter Personalbedarf an einem Feiertag oder der Ausfall von Mitarbeitern (Krankheit oder Urlaub) sein.

Mit dem Rollplan bzw. Rahmenplan als Grundlage entsteht eine langfristige Planung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter über mehrere Wochen oder Monate hinweg.

Die Roll- bzw. Rahmendienstplanung bedarf einiger wichtiger Grundzüge:

1. Was benötigen Sie, um einen Rollplan zu erstellen?

Sie brauchen drei Basisdaten: Zunächst einmal die Schichten, in welchen gearbeitet wird. Das kann bspw. eine Frühschicht von 6-14 Uhr und eine Spätschicht von 14-22 Uhr sein.

Außerdem müssen Sie die Besetzungsstärke dieser Schichten festlegen. Sprich: Wie viele Mitarbeiter werden in jeder Schicht benötigt?

Und zuletzt brauchen Sie die Wochenarbeitszeit der Mitarbeiter, die in den Schichten arbeiten sollen.

2. So berechnen Sie den Personalbedarf

Liegen Ihnen die drei Basis-Informationen „Schichten“, „Besetzungsstärke“ und „Wochenarbeitszeit“ vor, so können Sie den  Personalbedarf berechnen.

Hierzu ein ganz einfaches Beispiel:

Im Restaurant „Mahlzeit“  gibt es eine Tagesschicht (T) und eine Spätschicht (S) mit einer Arbeitszeit von jeweils 8 Stunden. Das Restaurant hat 5 Tage die Woche geöffnet. In der Tagesschicht und der Spätschicht werden jeweils 5 Personen benötigt. Alle Personen haben eine Wochenarbeitszeit von 40 Stunden.

Arbeitsstunden pro Woche =  Tage x Arbeitszeit x Besetzungsstärke

Schicht Tage/Woche Arbeitszeit Besetzungsstärke Arbeitsstunden/Schicht
Tagschicht (T) 5 8 h 5 200 h
Spätschicht (S) 5 8 h 5 200 h
Arbeitsstunden/Woche (ges.)


400 h

 Personalbedarf = Arbeitsstunden pro Woche / Wochenarbeitszeit

                              =  400 h / 40 h = 10 Personen

Sie benötigen also grundsätzlich 10 Personen, um die Betriebszeiten des Restaurants abzudecken.

ACHTUNG: Diese Modellrechnung berücksichtigt noch keinerlei Abwesenheiten wie bspw. Krankheit oder Urlaub.

3. Was sind Schichtgruppen und wie viele benötigen Sie?

Ein Rollplan erstreckt sich meist über mehrere Wochen, bevor er sich wiederholt. Unter einer Schichtgruppe versteht man die Personen, die gemeinsam in denselben Schichten des Rollplans arbeiten.

Die Zahl der Schichtgruppen berechnet sich im Beispiel wie folgt:

Zahl der Gruppen = Arbeitsstunden pro Woche gesamt / (Besetzungsstärke * Wochenarbeitszeit)

Zahl der Gruppen =  400,00 h / (5 * 40,00 h) =  400,00 h / 200,00 h = 2

Die 10 benötigten Personen lassen sich also auf 2 Gruppen mit je 5 Personen verteilen.

4. Wie gestalten Sie den Rollplan?

Das Restaurant „Mahlzeit“  hat von Dienstag bis Samstag geöffnet, Sonntag und Montag sind Ruhetage. Sofern Sie die Schichten auf zwei Wochen verteilen, ergibt sich der folgende Rollplan:


 

1. Woche

2. Woche

Tage

Mo

Di

Mi

Do

Fr

Sa

So

Mo

Di

Mi

Do

Fr

Sa

So

Gr. 1

 

T

T

T

T

T

 

 

S

S

S

S

S

 

Gr. 2

 

S

S

S

S

S

 

 

T

T

T

T

T

 


Die erste Personengruppe beginnt in der ersten Woche mit der Tagesschicht, während die Personen der 2. Gruppe in der Spätschicht arbeiten. Der Rollplan hat einen Zyklus von 2 Wochen, dann startet er von Neuem.

Dieser Rollplan ist eine mögliche Variante, um die geforderte Besetzungsstärke in den Schichten an jedem Arbeitstag abzudecken. Aber ist dieses auch ein „guter Rollplan“?

5. Was macht einen guten Rollplan aus?

Ob es sich um einen guten Rollplan handelt, lässt sich erst nach der Bewertung mehrerer Kriterien beurteilen. Es kann durchaus mehrere gute Rollpläne geben. Und zwar immer dann, wenn der Plan individuell auf die speziellen Aspekte, Anforderungen und Bedürfnisse in der Planungsgruppe ausgerichtet ist.

Das können gesetzliche, betriebliche, arbeitswissenschaftliche und auch persönliche Kriterien sein.

So sehen es manche Beschäftigten als problematisch an, eine ganze Woche Spätdienst zu leisten, da Sie ihre sozialen Kontakte dann nicht pflegen können.

Der folgende alternative Plan stellt für einige Beschäftigte möglicherweise eine bessere Lösung dar. Er hat aber wiederum ein andere Herausforderung: Eine zu kurze Ruhezeit beim Wechsel von der Spät- in die Tagesschicht.

 

1. Woche

2. Woche

Tage

Mo

Di

Mi

Do

Fr

Sa

So

Mo

Di

Mi

Do

Fr

Sa

So

Gr. 1

 

T

T

T

S

S

 

 

S

S

S

T

T

 

Gr. 2

 

S

S

S

T

T

 

 

T

T

T

S

S

 


Es gilt also Schritt für Schritt viele Aspekte zu beachten und einzuarbeiten bis ein guter Rollplan entsteht.

6. Was unterscheidet einfache von komplexen Rahmendienstplänen?

Bei meinen bisherigen Ausführungen habe ich eine Reihe von Vereinfachungen vorgenommen, um das Grundprinzip des Rollplans bzw. Grunddienstplans möglichst transparent darzustellen:

•         Die Schichten haben dieselbe Arbeitszeit.

•         Alle Schichten haben dieselbe Besetzungsstärke.

•         Die Schichtgruppen sind gleich groß.

•         Qualifikation oder Aufgabe der Mitarbeiter sind nicht berücksichtigt.

•         Für Abwesenheiten, wie Urlaub und Krankheit, gibt es keine Reserveplanung.

In der Praxis gelten diese Annahmen üblicherweise nicht. Das heißt, diese Aspekte müssen noch eingeplant werden. Daher ist es  sehr aufwändig, Rollpläne zu erstellen – insbesondere, wenn Sie noch Wünsche Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen möchten.

7. Mit welchem Werkzeug erstellen Sie komplexe Rollpläne?

Für einen komplexen Rollplan braucht es immer professionelle Mittel. Bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern, unterschiedlichen Arbeitszeiten und Qualifikationen, sowie für ein sicheres Ausfallmanagement ist die Beratung durch Experten unverzichtbar.

Nur mit gezielter Softwareunterstützung schaffen Sie es, alle Aspekte in der Planung zu berücksichtigen. Wir von der SIEDA GmbH erstellen die Schichtpläne im Beratungsgespräch mit unseren Kunden, assistiert durch eine unterstützende Software, wie OC:Rota.

Hier finden Sie außerdem unseren Abwesenheitsquote-Rechner, der Ihnen dabei hilft, die Reserve zu kalkulieren.

Der Anwenderbericht unseres Beratungsprojekts mit der Samariterstiftung Nürtingen zeigt eindrucksvoll die Wirksamkeit eines Rahmendienstplans: Ein zentraler Faktor ist die markante Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, da der Plan durch seine Langfristigkeit Planungssicherheit bringt (Work-Life-Balance). 

Der Rollplan ergab für die Samariterstiftung eine Zeitersparnis von 50 – 60% in der Dienstplanung. Das spricht dafür, dieses Werkzeug zu kennen und zu nutzen. 

 

Webbasierte Cloud-Lösung profitiert vom Rollplan-Know-how

Das Know-how aus der Erstellung von rollierenden Schichtplänen lassen uns diese Kenntnisse auch in unseren Online-Dienstplan biduum integrieren.

In der Industrie sowie im Gesundheits- und Sozialwesen wird meistens mit Rahmenplänen gearbeitet.  Aber auch kleinere und mittlere Unternehmen, wie Arztpraxen, Einzelhändler oder Gastronomiebetriebe, können in biduum über die Nutzung von Schichtfolgen auf die Vorteile des Rahmendienstplans zurückgreifen.

Für Mitarbeiter, die immer wieder rollierend in einer Folge von Diensten und freien Tagen arbeiten, erzeugen Sie über die Funkion Schichtmodell rollierende Schichtpläne.  Sie tragen dann lediglich die abweichenden Dienste und Abwesenheiten nach. Das vereinfacht die Dienstplanung enorm.

Dienstplan Schichtfolge
 

Weiterführende Literatur

Zum Themengebiet Schichtplanung gibt es vertiefende Literatur. Ich habe im Zuge dieses Artikels auf das folgende Buch zurückgegriffen und kann Ihnen dies gerne weiterempfehlen: Handbuch Schichtpläne von Johannes Gärtner und Co., vdf Hochschulverlag. Hier Schauen Sie gerne einmal in die Leseprobe des Buchs.

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